Система управления документооборотом на основе web-технологий

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………….3

Глава I. Понятие и развитие документооборота и его основные правила организации……………………………………………………………………….5

1.1 Развитие документооборота………………………………………………… 5

1.2 Понятие документооборота………………………………………………….6

1.3 Основные  правила организации документооборота на предприятии…...8

1.4 Схема движения и технология обработки документов…………………..10

1.5 Регистрация документов……………………………………………………13

1.6 Контроль исполнения документов…………………………………………16

ГлаваII.Система управления документооборотом на основе web-технологий………………………………………………………………………18

2.1 Классификация средств электронного документооборота………………21

2.2 Принципы технологии электронного документооборота………………23

Заключение……………………………………………………………………....27

Список используемой литературы……………………………………………28 

ВВЕДЕНИЕ

 

Цель  данной курсовой работы – изучить и проанализировать электронный документооборот на предприятии (понятие, назначение, принцип регистрации документов; индексирование документов; формы регистрации документов; контроль за исполнением документов).

Задача  данной работы – понять для чего служит электронный документооборот  на предприятии и так ли он важен  для предприятия.

В любой  сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет  информация, носителем которой является документ, и то, насколько она  оперативно оформляется и перерабатывается.

Вопрос  о необходимости автоматизации  управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом.

Электронный документооборот представляет собой  совокупность технологий, не только значительно  оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу предприятия. Таким образом, перед развертыванием системы электронного документооборота и делопроизводства нужно взвешенно  оценить готовность всех затрагиваемых  отделов и подразделений предприятия  к качественно новым технологиям.

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собою организационно-техническую  систему, обеспечивающую процесс создания, управления доступом и распространения  электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Важность  СЭД для организации подчеркивает тот факт, что СЭД служит основой для развертывания систем класса управления предприятием, систем управления продажами и других важных для современного предприятия информационных систем, поэтому от функционирования СЭД всех информационных систем организации, а значит и работа всей организации.

Характерной чертой постиндустриального общества на современном этапе является его  глубокая информатизация — внедрение  во все сферы жизни средств  вычислительной техники и коммуникаций. Уровень информатизации определяется уровнем применяемых информационных технологий. Одним из основных направлений  развития информационных технологий, являются системы управления. 

Системы управления применятся для автоматизации  таких задач, как управление производством, учетом, сбытом, кадрами, финансами  и информационными ресурсами, в  частности широкое применение получили организационно-технические системы, обеспечивающие процесс создания, управления доступом и распространения электронных  документов в компьютерных сетях, обеспечивающие контроль над потоками документов в  организации, такие системы получили название систем электронного документооборота.

В крупных  компаниях документооборот достигает  больших объемов. Если раньше все  документы обязательно велись в  бумажном виде, то теперь, как альтернатива существует электронный вариант  документов. Такой документооборот  позволяет в любой момент держать  документы под контролем. Применение систем электронного документооборота жизненно необходимо для любой организации, которая имеет дело с большим  потоком документов.

 

 

 

ГЛАВА I.ПОНЯТИЕ И РАЗВИТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ

 

1.1 РАЗВИТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е  годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая  попытка нормативной регламентации  единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники  управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила  организации работы с документацией  и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы  обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная  система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная  система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию «подшивка документов в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия«документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»

 

1.2 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

Документооборот – движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот  является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения¹. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются  по направлению и по отношению  к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные  – связывают организации одного уровня

-вертикальные  – нисходящие, восходящие – связывают  организации различных уровней.

Восходящие  – поступающие в вышестоящие  организации от подчинённых организаций.

Нисходящие  – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению  к управленческому объекту документооборот  образуют потоки входящих (поступающих  из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в  пределах организации) документов.

Схема движения входящих документов (Приложение 1 ).

Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.

 

 

1.3 ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА  ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА  ПРЕДПРИЯТИИ

 

Организация работы с документами - организация  документооборота, хранения и использования  документов в текущей деятельности предприятия.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства предприятия, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота в организации являются:

- оперативное  прохождение документа, с наименьшими  затратами времени;

- максимальное  сокращение инстанций прохождения  документа (каждое перемещение  документа должно быть оправданным,  необходимо исключить или ограничить  возвратные перемещения документов);

- порядок  прохождения и процесс обработки  основных видов документов должны  быть единообразными.

Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства – возможность  централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой  структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Четко организованный документооборот  ускоряет прохождение и исполнение документов на предприятии.

Порядок прохождения документов и организация  всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству.

Разделяют централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в  структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот  представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот  уровня структурного подразделения  – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют  три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе исполнителям.²

Исходящие. Исходящий документ –  официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих  документов являются ответом организации  на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовится  на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления  входящих документов (например, запросы  в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ –  официальный документ, не выходящий  за пределы подготовившей его  организации. Данные документы используются для организации работы предприятия, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка) личного состава и т.д.

 

 

1.4 СХЕМА ДВИЖЕНИЯ  И ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Входящие документы

Документы, поступившие в  организацию проходят:

- первичную (экспедиционную) обработку;

- предварительное рассмотрение;