Система управления документооборотом на основе web-технологий

Последние десять лет развития сетевых средств  показали, что современные предприятия  не могут обойтись без систем на базе web-технологий, так как именно они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. Системы управления документами, используемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предприятия, т. е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями, а также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентами и дистрибуторами. Основные функции системы управления документами – классификация информации, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставление пользователям интерактивного доступа к документам. Право на работу с документами определяется с помощью идентификатора пользователя и входного пароля, а возможность обработки информации обеспечивается программными средствами, которые позволяют редактировать документы, коллективно работать с ними, а также обмениваться ими по каналам электронной почты. До сих пор такие системы внедрялись достаточно медленно и не пользовались успехом у потребителей из-за того, что не могли предложить пользователям таких широких возможностей, которые заставили бы их изменить привычные методы ведения бизнеса. Новые системы управления документами на базе Web имеют все шансы привлечь внимание предприятий, причем главная причина их популярности состоит в том, что в качестве клиентской части эти приложения клиент/сервер используют стандартный Web-браузер. С помощью таких систем служащие, работающие дома, могут мгновенно получить любые изменения, внесенные руководством в документы компании, подключившись к корпоративному серверу посредством модема или сетевой карты и браузера и найдя необходимый отчет в библиотеке базы данных. Заказчики получают возможность обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по пиктограмме, соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматически подключиться к библиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли заказанные изделия. В прежних, традиционных системах управления документами на пользовательском компьютере требовалось установить клиентскую часть этого приложения, что ограничивало возможности использования данного продукта. Кроме того, для каждого пользователя, принимающего участие в коллективной работе с документами, компания должна была приобрести у поставщика лицензию, что приводило к значительным материальным затратам. Системы управления документами на базе Web не требуют расходов на клиентское программное, позволяя экономить значительные средства.

Наиболее  привлекательная сторона систем управления документами на базе Web –  экономия средств. В конечном счете, Web-системы управления документами могут также выполнять функции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделение документов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, но и маршрутизацию документов. Еще одна функция будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам, как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которые смогут получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой тайны. Основные причины, которые могут замедлить развитие средств управления документами на базе Web, - это риск, связанный с недостаточной защитой информации в системе Web, и сложность разработки развитых приложений на основе модели "слабый клиент/мощный сервер".

Internet выполняет  две функции - во-первых, служит  проводящей средой для обмена  информацией между организациями,  работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли  среды для быстрой разработки  приложений. Интрасеть доступна  лишь структурным подразделениям  организации, внешние пользователи  имеют доступ только на Web-узел.

Наиболее  сложной является проблема защиты информации. Если речь идет об одностороннем доступе  к информации, обеспечить надежную защиту легко: достаточно предоставить внешним пользователям, обращающимся к библиотекам документов через Web, право только искать и читать данные. Такой вид доступа означает, что компания позволяет посторонним  лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в  корпоративной сети и без получения  каких-либо прав на управление данными. Это значительно снижает опасность  внесения несанкционированных изменений  в ответственную информацию.

Когда система управления документами  применяется для двустороннего  доступа к информации, а именно этот способ совместного использования  документов особенно привлекает предприятия, проблема защиты осложняется. Теперь для обеспечения безопасности корпоративной базы данных требуются специальные программы, регламентирующее права доступа.

Хотя  проблемы с защитой данных пока не решены, Web-приложения для работы с  документами могут получить широкое  распространение не через 5-10 лет, а  гораздо раньше. Система управления документами на базе Web – универсальный  инструмент для большинства предприятий, так как в ней используется единый интерфейс (Web-браузер), обеспечивающий связь между различными платформами. Все эти меры плюс средства защиты серверов и полный запрет на доступ к сети из внешних Web-узлов создают условия для безопасной и удобной работы персонала.

Стратегически важные данные можно хранить на мэйнфрейме, не подключенном к интрасети и Internet. Начинать внедрение следует с  наиболее простого варианта системы  – проверить ее в интрасети  компании, и только после этого  организовывать внешние связи через Web-сервер.(список управления доступом, уровни доступа, роли, группы пользователей, шифрование и т. д.).

2.1 КЛАССИФИКАЦИЯ СРЕДСТВ ЭЛЕКТОРОННОГО  ДОКУМЕНТООБОРОТА

Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают  любые информационные технологии, связанные  с обработкой документов – от использования  текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту  категорию попадает очень широкий  спектр программных продуктов:

Системы управления документами, точнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов. По сути, системы управления документами являются системами управления базами данных для неструктурированной информации. Системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", состоят из 4 основных элементов:

• центрального приложения, расположенного на сервере
• клиентских приложений, расположенных на рабочих станциях
• программного обеспечения по индексированию и поиску, расположенного на сервере данных
• собственно документов, представленных в виде файлов различных типов (текст, изображение), хранящихся на сервере или рабочей станции.

Управление  документами. Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных. Примером такой системы являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов.

Пересылка документов. Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

Групповая работа над документами. Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий.

Управление  потоком работ. Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.

2.2 ПРИНЦИПЫ ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом  и инструментом этой деятельности. Организация работы с документами  – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства  или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует  некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и  самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.

В соответствии с нормативными требованиями документооборот  организации охватывает движение документов с момента их получения или  создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Технология управления документооборотом предполагает ведение  регистрационно-контрольных форм в  виде журналов и картотек. Главная  проблема традиционной технологии управления документооборотом – практическая невозможность централизованно  отслеживать движение документов организации  в реальном масштабе времени. Ведь это  требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Отсутствие  действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в  произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами  работает учреждение, какова история  и текущее состояние того или  иного вопроса, чем конкретно  заняты исполнители.

В современном  учреждении основными технологическими инструментами работы с документами  являются компьютеры, установленные  на рабочих местах исполнителей и  объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие  места делопроизводственного персонала  в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать  ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над  документами на их рабочих местах.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму  готовых – официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе  подготовки документов могут быть применены  произвольные информационные технологии – от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда  же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных  особенностей. Это очень четко  очерченная и весьма специфическая  предметная область.

К объектам системы управления документооборотом  относятся структуры данных, над  которыми производятся операции. К  ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные  карточки, файлы документов, сообщения  и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В  процессе регистрации в регистрационную  карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается  возможность иерархических двунаправленных  гипертекстовых связей между документами.

Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения  организации.⁴ Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.

При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного  сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные  карточки, которые могут создаваться  для всего контролируемого документа  или для его разделов.

Папки документов предназначены для группирования  регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.

Информационная  модель предусматривает также возможность  взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами  между системами осуществляется посредством любой системы электронной  почты.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее  время развитие информационных технологий привело к появлению методов  и средств, обеспечивающих интегрированные  решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически  передавать и отслеживать перемещение  документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.