Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

[36,120]

Все рассмотренные программы  могут быть использованы для внедрения  на предприятии строительной отрасли. Но их использование  потребует создания дополнительных управляющих модулей, обеспечивающих управление именно строительными  документами.

Рассмотрим специализированное ПО для строительной отрасли. Документооборот, поток документов в компании можно условно разделить на специализированное – узкопрофильное ( например, Документы Смет, Архитектурные чертежи и пр.) и общего назначения (Приказы, Отчеты и т.п.).(рис.1.12)

Рисунок 1.2  Схема перечня  документов строительного предприятия

 

Для строительных предприятий  в сфере документооборота играют большую роль технические документы и их движение. Проведем  анализ имеющегося программного обеспечения, предлагаемого для строительных организаций РФ.

 

Таблица 1.3 – Специализованные программы для строительной отрасли

 

Наименование	Функционал и возможности
«Алтиус - Управление строительством», изготовитель – ООО Алтиус, Россия.	- вести учет договоров с заказчиками  и подрядчиками; - автоматически  формировать сетевые план-графики  поставки на объекты материалов, оборудования, техники; - учитывать  фактическое выполнение работ  с заказчиком и подрядчиком; - вести  управленческий учет движения  денег в разрезе как одного, так и группы «наших предприятий»; - вести  управленческие взаиморасчеты с  заказчиками, подрядчиками, поставщиками; - автоматически  формировать финансовые планы  как одной строительной компании, так и всей группы компаний; - планировать  выполнение собственных работ  и автоматически рассчитывать  потребности в ресурсах; - автоматически  рассчитывать наряды на выполненные  работы; - формировать  сводную карточку объекта, включающую  все взаимоотношения с заказчиками  и подрядчиками в рамках объекта  (по финансам и выполненным  работам); - вести  учет деятельности любого количества  предприятий, входящих в вашу  группу компаний; - получать  своевременные напоминания о  различных событиях: сроках договоров,  их этапов, отдельных видов работ,  а также о предстоящих и  просроченных платежах; - контролировать  сроки визирования, хранение и  перемещение экземпляров документов  между сотрудниками; -  вести расчет стоимости незавершенного  строительства.
«1С Предприятие 8 Управление строительной организацией»	Является комплексным решением 1С Предприятие 8 УПП, включает в себя функциональные возможности: - Сметное  ценообразование - составление всех  видов смет, расчет стоимости  строительства, учет выполнения, работа с нормативными сборниками; - Производственное  планирование - планирование ресурсов (материалы, рабочие, транспорт,  механизмы), календарные планы производства  работ; - Финансовый  анализ - расчет фин. показателей,  динамика по отношению к остальным  периодам; - Финансовое  планирование - потоки денежных средств,  бюджеты, кассовые и кредитные  планы, финансовые результаты; - Бухгалтерский  и налоговый учет - учет финансовой  деятельности предприятия, обязательная  отчетность; - Управление  персоналом - БД персонала, работа  с соискателями, система квалификации, системы ОТ, должностные инструкции, расчет ЗП и ЕСН; - Учет  производственной деятельности - учет  потребления ресурсов, выполнения  СМР, заявки с учетом корректировок; - Анализ  производственных показателей - расчет показателей выполнения, динамика по отношению к другим  периодам.
"ВДГБ: Долевое строительство"	- Отслеживание и контроль привлечения  инвестиций по договорам инвестирования  в разрезе всего объекта строительства  (инвестирования), с возможностью  учета в любой валюте; - Хранение  информации по каждому договору  инвестирования (объект инвестиций, инвестор, сумма договора и т.д.); - Контроль  погашения платежей по договорам  инвестирования - поступления денежных  средств, с возможностью, как непосредственного  формирования (создания) бухгалтерских  документов, так и использования  уже созданных; - Автоматический  расчет прибылей /убытков и сумм  НДС в разрезе каждого договора  инвестирования и формирование  бухгалтерских проводок для отражения  этих операций в бухгалтерском  учете; - Формирование  и вывод на экран или принтер  печатных форм таких документов  как - План-График платежей, Акт  выверки сумм инвестиционного  взноса, Передаточный акт  - Расчет  фактической стоимости реализуемых  объектов Отчеты "План-График" и "Динамика платежей"
ИКС: СТРОИТЕЛЬСТВО	Ведение бухгалтерского учета: - учет  материалов (приход, учет по складам  и материально-ответственным лицам,  перемещение со склада на склад,  списание на объект строительства  в соответствии со сметой объекта  строительства); -  учет затрат на строительство  объекта; учет вспомогательных  работ на объекте строительства  по сооружению титульных и  нетитульных сооружений; -  учет собственных и субподрядных  работ;  - учет  взаиморасчетов с поставщиками  и подрядчиками; - бухгалтерский  учет автотранспорта строительной  организации (начисление амортизации  по пробегу); получение специализированных  регламентных отчетов строительной  отрасли. - ведется  учет материалов в разрезе  складов и материально-ответственных  лиц, исходя из средневзвешенной  себестоимости за период; - автоматическое  списание на объект материалов  в соответствии со сметой объекта  с помощью специализированной  процедуры выгрузки/загрузки из  сметной программы  - автоматическое  формирование бухгалтерских проводок  по закрытию работ на объекте  строительства; автоматическое формирование  проводок по вспомогательным  работам на объекте строительства; - автоматическое формирование по начислению износа автотранспорта в соответствии с ежемесячным пробегом; дополнительные отчеты, учитывающие специфику строительной организации.
Сметные программы – «Смета- 200», «Резервная смета» и т.п.	Составление смет строительных объектов.

 

Необходимо отметить, что  программа «АЛТИУС – Управление строительством» может использована на предприятии различного профиля (строительных, монтажных, проектных, пусконаладочных и других) любой численности и работающих с любым количеством объектов: от небольших «бригад» до крупных холдингов и корпораций.

Однако, широкого распространения данная компания в регионе не получила. Причин было названо несколько. Чаще всего объясняют представители строительных компаний свой отказ от приобретения программы тем, что собственники или управляющие менеджеры не желают прилагать усилия для осуществления внедрения ПО и создания новой системы работы. Необязательность управленческого учёта также вносит свою немалую лепту. Орловские представители строительной отрасли подчеркнули, что, тем не менее, перспективы внедрения программы «АЛТИУС – Управление строительством» существуют.

Во Мценске отмечают, что  программа «АЛТИУС – Управление строительством» нужна региону, но ряд психологических барьеров, отношение к автоматизации мешает активному распространению программы  в строительных компаниях. При этом категорических отказов от покупки  программы со стороны строительных предприятий практически нет. Как  правило нет объективных причин, затрудняющих внедрение программного комплекса.

В числе прочих, причинами, по которым автоматизация строительных компаний практически не происходит, были названы:

- отсутствие сформированной потребности в специализированных программных решениях у руководителей строительных организаций;

- ряд психологических барьеров руководителей строительных компаний (они предполагают, что внедрение и эксплуатация специализированной системы повлекут за собой пересмотр, коррекцию и/или перестройку бизнес-процессов организации).

Как уже было отмечено, второй составляющей документопотока является общая документация предприятия. программное  обеспечение для решения задач  документооборота решаются более широко и представлено направление спектром программных продуктов.

 

Таблица 1.4 –  Программы автоматизированного  документооборота

 

Наименование	Назначение	Функционал	Опции и блоки
«БОСС-Референт»	Ориентирована на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников  и на накопление знаний, и при  этом имеет развитые дополнительные сервисы	применение — создание корпоративной  системы, охватывающей деятельность сотрудников  на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие  бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов.	- CRM-системы (CRM – управление  взаимоотношениями с клиентами), - контроля  договоров, - учета  материальных ценностей, - потокового  сканирования и распознавания  (в «БОСС-Референт» интегрирована  система FineReader), - электронной  конференции и доски объявлений
«Дело»		Поддерживает правила делопроизводства, принятые в России. Поддерживает идеологию делопроизводства: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ.	хранит учетные записи средствами промышленной СУБД -Oracle   осуществляет полное протоколирование  действий пользователей с документами.
ЕВФРАТ-Документооборот	Обеспечивает возможность обмена документами, письмами и поручениями, как в территориально-распределенных организациях, так и между различными организациями, осуществлять  взаимодействие с другими системами  электронного документооборота.		В стандартный комплект входят типовые  отчетные формы и встроенный “Генератор отчетов”, который позволяет самостоятельно создавать и изменять шаблоны  отчетов в соответствии с требованиями заказчика. “Генератор отчетов” позволяет  импортировать готовые отчеты в  приложения MS Word и Excel.

 

Как видим из данных характеристик  ПО, ни одно из предложенных не позволяет  вести полный цикл управления потоком  документов на строительном предприятии. Специализированное По позволяет решить проблемы бухгалтерского учета, а системы  СЭД – только документопотока.

Следует отметить, что выбор системы документооборота — это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Для коммерческой компании выбор определяется целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем. Для государственного учреждения необходимо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности.

Таким образом, при выборе системы документооборота учитывается множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Потребуется детальный анализ работы организации и понимание задач, решаемых системами документооборота.

1.3 Организация  документационного обеспечения  управления в строительных организациях

 

В настоящее время делопроизводство организации представляет собой  отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию  работы с официальными документами. В практической деятельности основной задачей делопроизводства является документационное обеспечение управления организации. Признание делопроизводства отраслью деятельности в организации, наряду с планированием, экономикой, финансами, кадрами, снабжением и др., существенно влияет и на решение  его проблем в организационной, правовой, технической, кадровой, финансовой и др. сферах.

Существует несколько  условий, которые позволяют оперативно и качественно составлять и обрабатывать документы.

Во-первых, для осуществления  функции управления организацией и  решения задач в организации  создается самостоятельное структурное  подразделение (служба делопроизводства и т.д.) или назначается освобожденный  от других видов работ специальный  служащий (инспектор по делопроизводству). Выбор варианта (подразделение или  должностное лицо) зависит от множества  факторов, в том числе от масштаба организации и места в системе  управления, количества работников, объемов  обрабатываемой информации и документации, территориального расположения и др.

Во-вторых, служба делопроизводства (инспектор по делопроизводству) должна по возможности быть самостоятельной  и подчиняться непосредственно  первому руководителю или одному из его заместителей. Преимущество создания единой службы делопроизводства состоят в концентрации всех служб  и делопроизводственных работников в едином месте под одним руководством; в обеспечении решения вопросов: кадровых, хозяйственных, технических  и т.д.; в обеспечении рационализации делопроизводства; в создании своей  нормативной базы; в обучении персонала. Численность персонала в службе делопроизводства определяется эмпирически  в зависимости от многих субъективных и объективных факторов.

Таким образом, служба документационного  обеспечения управления (ДОУ) – это  организационное обособленное структурное  подразделение учреждения, выполняющее  работу с документами. Основная задача службы ДОУ – своевременная обработка  и передача на разные уровни управленческой информации, необходимой для осуществления  функций.

Принятый в 2007 году ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" значительно повышает как статус службы ДОУ, так и ее руководителя. Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам. В нем описываются требования к организации ДОУ и работы с документами организации.

В учреждениях не имеющих  службы ДОУ, ее функцию выполняет  секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное  лицо.

Выделяют три категории  работников службы ДОУ:

• руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части;
• специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь министра;
• технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь – машинистка, секретарь – стенографистка.

Рассмотрим функции структурных  частей службы ДОУ.

 

Таблица 1.5 - Функции структурных частей службы ДОУ

 

Подразделение	Функции подразделения
Отдел экспедиции	прием поступающей корреспонденции, сортировка  на регистрирующую и не регистрирующую,   распределение по структурным  подразделениям учреждения;   ведут количественный учет документов; отправка  исходящей корреспонденции, доставка  корреспонденции в структурные  подразделения и адресатам.
Группа по учету и регистрации  корреспонденции	учет и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов,   ведение справочно-информационного  аппарата и поиск информации, проверка  правильности исходящих и внутренних документов
Группа контроля	контроль за своевременным использованием документов,   проверка сроков выполнения структурными  подразделениями устных поручений  руководителя, информирование  руководства о ходе исполнения документа  и поручения
Отдел писем	прием и учет предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в  структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения  заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация  приема посетителей
Архив	прием, учет, хранение, использование  дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных  подразделениях; подготовка дел к  передаче в архив

Как уже было отмечено, состав, количество работников ДОУ определяется размерами организации. В строительной организации могут быть организованы как все указанные подразделения, так и один человек: секретарь-референт, выполняющий все вышеперечисленные  функции. Но исполнение правил и норм документооборота обязательно для  всех типов, размеров и форм собственности  строительных предприятий.

Служба/службы ДОУ выполняют  ряд операций (см. рис.1.13).

Рисунок 1.3 Схема функций / операций службы ДОУ

 

Организация труда службы ДОУ включает в себя решение вопросов:

1. Четкое организационное  построение СДОУ, выбор наиболее  рациональной формы работы с  документами – все учреждения  делятся на 4 категории в зависимости  от объема документооборота (количество  документов обрабатываемых учреждением  за год) в учреждении 1, 2, 3 категории,  работа с документами осуществляет  канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это  централизует работу СДОУ под  единым руководством. Централизация  позволяет обеспечить оперативное  выполнение документационных работ,  создает четкие взаимодействия  между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество  обработки документов.

2. Правильное разграничение  функции между отдельными исполнительными  и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется  путем разработки внедрения нормативных  документов, инструкция по документированию  управленческой деятельности; должностные  инструкции, государственные стандарты.

3. Нормирование труда работников  СДОУ. Разработаны методические  рекомендации по нормированию  труда инженерно-технических работников  и служащих, типовые нормы времени  на работы с документами, в  том числе и выполнение машинописных  работ. Нормирование труда призвано  обеспечить нормальную загрузку  работников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении  на каждом рабочем месте, определить  критерии, оценки работы каждого  сотрудника.

4. Регламентация должностного  и количественного состава, состава  персонала СДОУ, повышение его  квалификационного и культуры  в работе. Численность работников  ДОУ рассчитывается по службе  в целом и по ее структурным  подразделениям. При формировании  СДОУ следует исходить из минимальной  численности работников по каждой  функции документационного обслуживания. Она должна определяться в  зависимости от объема документооборота  на основе типовых норм времени  на документационные работы.