Порядок размещения и топрографирование документов в архивах

1.3 Порядок  размещения и топрографирование документов в

архивах

Размещение фондов в хранилищах архивов — это  одна из работ в комплексе обеспечения  сохранности документов. Продуманное  размещение документов позволяет рационально  использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск  дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать  для особо ценных и ценных дел  лучшие условия в случае необходимой  эвакуации при возникновении  чрезвычайных обстоятельств.

Документы архива подразделяются на:

• документы общего хранения
• документы обособленного хранения
• документы на бумажной основе
• документы на пленочной основе (кинофотодокументы, магнитные и видеозаписи).

Документы общего и  обособленного хранения всегда размещаются  в разных хранилищах. Раздельного  хранения требуют также документы  на бумажной и пленочной основе. Целесообразно иметь отдельные, специально оборудованные хранилища  для научно-технической и картографической документации. Это позволяет создать  лучшие условия для сохранности  таких документов и более рационально  использовать площадь хранилищ. Однако эти документы могут размещаться  и с обычными делами. [18, стр .165]

Особо ценнее дела, с которых снят страховой фонд, хранятся в государственных архивах  обособленно, иногда в специально построенных  хранилищах. Обращение к таким  делам допускается в исключительных случаях. Ознакомление с содержанием  документов производится путем выдачи страховых копий (фонд пользования), которые также хранятся отдельно от других документов архива на бумажной основе, так как в большинстве  случаев исполнены на пленочном  носителе.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указывается  распределение фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности  с учетом новых поступлений документов.

Для того чтобы учитывать  место хранения каждой группы материалов нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки. Если архив располагается  помещениями в разных зданиях, то каждому зданию присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу.

Комнаты нумеруются от входа слева направо. Если комнаты  переходят одна в другую, то нумерация  происходит последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат используются буквенные индексы.

Нумерация стеллажей  ведется в пределах комнаты слева  направо от входа. Стеллажные полки  нумеруются сверху вниз. Стеллажи и  полки нумеруются арабскими цифрами.

Основные правила  работы архива обязывают хранить  документы постоянного хранения в картонных коробках, а так  же в различных контейнерах. Дела временного хранения – на стеллажах  в связках. Запрещается хранить  документы между стеллажами, на окнах  и вне хранилищ.

Порядок размещения документов в государственных и  ведомственных архивах, несмотря на применение общих принципов, различается. Это зависит от:

• характера хранилищ (в первых документы хранятся постоянно, во вторые они поступают для хранения на разные сроки);
• состава хранящихся документов (в первых — дела только постоянного хранения и многоотраслевого профиля, во вторых — дела разных сроков хранения, как правило, одного или нескольких учреждений определенной отрасли);
• хронологических рамок документов.

Все это учитывается  при размещении документо в госархивах. Документы досоветского и советского периодов (там, где они есть) хранятся раздельно. И те, и другие комплексы фондов размещаются в хранилищах в соответствии с классификационной схемой, принятой в архиве. Часто в основу схемы положен отраслевой принцип. Например, в одном из хранилищ располагаются фонды промышленных предприятий, в другом — финансовых и кредитных учреждений, акционерных обществ, в третьем — учебных заведений, учреждений и предприятий культуры и т.д. Такое размещение возможно потому, что состав документов госархивов достаточно стабилен. При наличии свободных площадей в архиве в плане размещения предусматривается резерв для новых поступлений документов. В случае отсутствия резерва для комплектования, вновь поступившие дела размещаются на свободных местах, а место их хранения отражается в топографических указателях. Это обеспечивает их оперативный поиск.

В ведомственном  архиве в основе размещения лежит  создание преимущественно лучших условий  для документов постоянного хранения, учет ежегодного движения дел (их прием  и передача), удобства оперативного использования документов. Документы  общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях. Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся на группы по срокам хранения: документы постоянного  хранения, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет). Как  правило, в самостоятельную группу выделяются документы по личному  составу (приказы, личные дела, лицевые  счета и т.д.) как наиболее часто  использующиеся для наведения справок.

В пределах групп (постоянного  хранения, свыше десяти лет, до десяти лет, дела по личному составу) документы  размещаются по фондам, в пределах фондов — по номерам описей и  номерам дел. Документы постоянного  хранения, которые должны храниться века, размещаются в лучшем помещении. Здесь же, в ведомственном архиве, им предстоит пролежать до передачи на государственное хранение. Ежегодно (или через два-три года) в госархив передаются группы дел, у которых истек срок ведомственного хранения. На освободившемся месте размещаются документы постоянного хранения. Возникающая при этом непоследовательность в их размещении компенсируется полнотой и четкостью топографирования.

Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические  указатели.

Справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище, называются топографическими указателями. Топографические указатели бывают двух видов: постеллажный и пофондовый. Назначение постеллажного указателя — фиксировать сведения о том, какие полки и стеллажи заняты теми или иными делами, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя — давать информацию о том, где хранятся документы конкретного фонда, т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения. Таким образом, у разных видов топографического указателя различное назначение. Они не заменяют друг друга и не дополняют, потому что используются в разных целях, но они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том, и в другом указателе должны совпадать. Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. При наличии в архиве одного небольшого фонда правила разрешают пофондовый указатель не составлять. Па фонд крупного учреждения, имеющего сложную структуру, карточки пофондового топографического указателя могут составляться на каждое структурное подразделение. [15, стр.73]

Основные правила  устанавливают формы карточек постеллажного и пофондового топографических указателей. При заполнении карточки используется ее оборотная сторона. Если на одной стороне не уместились все сведения по конкретному фонду (или стеллажу), заполняется следующая карточка, а если нужно, то и третья, и четвертая. Все карточки, относящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так, чтобы можно было вносить происходящие изменения. Однако удобнее хранить карточки в специальных ящиках или прочных картонных коробках, расположив их там в порядке номеров фондов или хранилищ и стеллажей. Для быстроты поиска нужного стеллажа или фонда в картотеке можно поставить разделители.

Рассмотрим пример заполнения карточки постеллажного топографического указателя. В этом примере структурные подразделения учитываются в архиве как самостоятельные фондообразоватсли. В хранилище № 1 размещены дела постоянного хранения, о чем свидетельствуют номера описей (без литер "лс", "в", без указания на номенклатуру дел). Если бы одна из полок стеллажа не была занята, то после ее номера карандашом следовало бы написать: свободна. При указании номера описи целесообразно ставить годы создания документов. Примечание может быть использовано, например, для указания передачи части фонда во временное пользование.

В приведенном примере  заполнения карточки пофондового топографического указателя на тот же фонд видно, что документы постоянного, долговременного и временного хранения разметаются в разных хранилищах (документы по личному составу — в хранилище 2, дела со сроками до десяти лет включительно учитываются по номенклатуре и находятся в хранилище 4). Для указания конкретного хранилища используется гр. "примечание", а все хранилища, где размещается фонд, пишутся справа над графлением карточки. В той же гр. "примечание" обоих указателях при необходимости можно давать наименования структурных подразделений.

Сравнив записи об одних и тех же документах фонда  в обоих указателях, можно убедиться  в полной идентичности сведений о  размещении этих дел.

В архивах, имеющих  несколько помещений, целесообразно  иметь схему хранилищ, которая  помогает быстро ориентироваться в  расположении комнат и стеллажей.

В некоторых небольших  архивах учреждений топографические  указатели не составляют, считая, что  работник архива достаточно хорошо знает  состав и размещение документов. Но такая мотивировка неосновательна, рассредоточен по частям, и чем  меньше дел создается ежегодно в  учреждении, тем мельче комплекс документов каждого срока хранения за конкретный год и тем труднее этот комплекс увидеть на полке. Опытный работник архива действительно может знать, где лежит каждое дело, но при  его смене или временной замене новый работник окажется в сложном  положении. Без постеллажного топографического указателя можно обойтись в однокомнатном или двухкомнатном архивохранилище, но пофондовый указатель необходим в каждом архиве