Отчёт по практике в архиве социально-правовых документов УР

НСА – программа, которая была создана специально для центрального государственного архива УР задолго до появления архива социально-правовых документов (раньше вся работа сосредотачивалась в одном архиве). Программа имеет интерфейс старого формата, работать с которым достаточно неудобно. Во-первых, он позволяет работать только при помощи клавиатуры (на мышь не реагирует), а во-вторых для того чтобы найти нужную запись зачастую недостаточно забить ее в поиске, а приходится долго прокручивать данные до искомого места. 

Помимо работы с базой данных на компьютере, в  отделе информационно-поисковых систем и справочной работы студентом выполнялась работа по регистрации входящих документов. На предприятии действует журнальная форма регистрации. Входящие документы регистрируются в журнале регистрации входящих документов один раз – в день поступления; исходящие регистрируются в журнале регистрации исходящих документов – в день утверждения или подписания; регистрация приказов по основной деятельности – в журнале регистрации приказов по основной деятельности; и соответственно существуют журналы по регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности и личному составу. Также на предприятии ведется журнал регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан (приложение 1). Состав основных реквизитов регистрации: дата и регистрационный номер документа; наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор); сроки исполнения.

Если получателей  у документа несколько, его требуется  отксерокопировать, на копии проставляется  номер документа, он регистрируется в журнале регистрации входящих документов, копия передается директору, а оригинал отправляется следующему получателю. Директор ставит резолюцию, затем, если требуется – заводится ркк. Документы с указанием по исполнению передаются исполнителям. Если же конечный получатель один – на оригинале проставляется номер, документ также регистрируется секретарем и передается директору.

     Другую  часть своей практики студент  выполнял работу в отделе комплектования и обеспечения сохранности документов. Здесь основная деятельность заключалась  в оформлении дел: студент занимался  нумерацией листов, составлением заверительной надписи (приложение 2) и подшивкой дел. Все операции выполняются вручную.  В правом верхнем углу каждого листа карандашом проставляется номер (кроме внутренней описи и заверительной надписи); документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с оформлением обложки и переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Далее сверлятся (обычным сверлом) четыре отверстия слева на полях документа (чтобы сохранить читаемость текстов). Далее документы прошиваются с помощью прошивочной иглы прошивными нитками.

2. Предложения по совершенствованию организации делопроизводства в учреждении

Как уже было отмечено выше, в организации работает всего 14 человек и зачастую им тяжело справляться с объемами работ. Но увеличение штата не решит проблему, здесь нужно усовершенствовать технологии, существующие на предприятии. Имеет смысл приобрести переплётный станок для подшивки документов, так как зачастую дела бывают очень толстые и для их подшивки требуются огромные физические усилия и временные затраты. Автоматизированный научно-справочный аппарат следует проработать, сделать более удобным в использовании: изменить интерфейс, параметры поиска. Нередки в организации проблемы с компьютерами, с локальной сетью предприятия – следует поставить автоматизированное оснащение архива на более высокий уровень. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 3. Особенности постановки делопроизводства в  учреждении

3.1. Документы, циркулирующие на предприятии и работа с ними

   Работа  с документами архива регулируется ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Законом УР «Об архивном деле в УР» от 30.06.2005 №36-РЗ, Правилами организации хранения, компцлектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, нормативно-методическими документами Росархива и Комитета по делам архивов при правительстве УР, номенклатурой дел ГАСПД и инструкцией по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству архива согласована с экспертно-методической комиссией ГАСПД, экспертно-проверочной методической комиссией Комитета и утверждена директором ГАСПД 01 декабря 2009 года. В соответствии с инструкцией документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5, либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Документы в архиве оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

В ГАСПД  применяются следующие бланки: бланк  письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма; общий бланк –  используется для изготовления любых  видов документов кроме письма. Установлены  два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой (приложение 3) и продольный (приложение 4).

Среди документопотоков организации выделяются: поступающая документация, отправляемая документация, внутренняя документация. Документы, поступающие в архив специалисту 1 категории (секретарю), проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу директору на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационный журнал традиционным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Контроль исполнения документов обеспечивает директор архива, ответственный за делопроизводство и ответственные исполнители. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания даты исполнения, имеющие в тексте пометку «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные документы - в месячный срок. Письма, не требующие разбирательства (запросов в другие организации) исполняются в 10-тидневный срок. Продлить срок исполнения документов может только директор архива, при этом изменения документируются – проставляется новый срок, дата изменения, подпись. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 на всех документах, подлежащих контролю проставляется на правом верхнем поле знак контроля, составляется карточка (приложение 12). Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям, лицам. На документе и карточке проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело.

Работа  с письмами, предложениями, заявлениями, жалобами граждан ведется на основании  ФЗ от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ « О порядке  рассмотрения обращений граждан  РФ». Регистрацию писем, содержащих предложения и жалобы граждан  производит секретарь в день поступления в журнале регистрации писем, предложений, заявлений и жалоб граждан. Запросы граждан регистрируются в столе справок. Письма граждан исполняются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие дополнительного изучения – не позднее 15 дней. Текст ответа должен давать исчерпывающую информацию на все поставленные в письме вопросы и сведения о результатах рассмотрения. При подтверждении сведений, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам. На письмах граждан в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны документа указывается отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Доставка  и отправка документов осуществляется средствами почтовой и электронной связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных писем, писем с уведомлением, а также печатные издания.

 ГАСПД  формирует свой документальный  фонд из образующихся в процессе  его деятельности документов  путем составления номенклатуры  дел, формирования и оформления  дел, обеспечения их сохранности,  учета до передачи дел в  архив «ГАСПД УР». 
 

3.2.Порядок передачи документов на хранение в архив

   Для хранения документов  архива, являющихся составной частью Архивного фонда  РФ, документов временного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовке к передаче на хранение, ГАСПД образует архив. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает: проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза  ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбор их для включения  в состав архивного фонда РФ.

Вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на постоянное хранение, а также на уничтожение рассматриваются экспертно-методической комиссией ГАСПД УР. По результатам составляются описи дел постоянного хранения (приложение 5) и по личному составу (приложение 6), а также акты о выделении к уничтожению дел, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. Описи дел постоянного хранения и по личному составу утверждаются и согласовываются с ЭПМК Комитета и утверждаются директором ГАСПД.

После утверждения и согласования описей с ЭПМК Комитета документы передаются на постоянное хранение в ГАСПД УР. Передача дел на постоянное хранение в отдел комплектования и обеспечения  сохранности документов производится по утвержденным и согласованным  описям. Вместе с делами постоянного  хранения и по личному составу  в государственный архив передаются три экземпляра утвержденной описи, 4-й экземпляр вместе с актом передачи дел остается в приемной ГУ «ГАСПД УР» у ответственного за делопроизводство.  
 
 
 
 

     Глава 4. Хранение архивных документов 

     4.1. Система мер обеспечения сохранности документов 

     Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда  и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких  к первоначальным свойств и внешних  признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

     Для обеспечения сохранности документов в архиве осуществляется:

• комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов);
• комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

     Система мер по организации хранения обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при  поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение.  
 

     4.2. Режимы хранения документов 

     Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий  окружающей среды и исключающих  утрату документов.

     Световой  режим. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Освещение в хранилищах как естественное, так и искусственное. Для защиты документов используется хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах открытого типа.

     Температурно-влажностный режим. В помещениях хранилищ, поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов. В данном архиве хранятся бумажные документы, поэтому температура – 17-19°С, относительная влажность воздуха – 50-55%. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: один раз в неделю. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

     Санитарно-гигиенический  режим. Помещения архива содержатся в чистоте. В помещениях хранилищ обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Открывающиеся в теплое время года окна защищены сетками. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви. В хранилищах проводятся систематические влажные уборки. Два раза в год проводится уборка пыли со стеллажей, шкафов; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин). Так же два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

     Охранный  режим. Наружные двери архива и хранилищ имеют металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна установлены запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудовано охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются. Хранилища в рабочее время закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники хранилища.

     Размещение  документов в хранилище. Документы в хранилищах размещены в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск.

     Средства  хранения. Хранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами и металлическими шкафами, а также имеются сейфы, где хранятся описи дел, расположенные в данном хранилище. Стеллажи установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами. Документы размещены на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов: бумажные документы постоянного хранения размещены в картонных коробках, папках, а документы временного хранения – в связках.