Отчёт по практике в архиве социально-правовых документов УР

 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 

Институт  права, социального управления и  безопасности 

Кафедра информационной безопасности в управлении 
 
 
 
 
 

Отчет о  производственной практике

 по  дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления» 
 
 

                                                                           

                                      
 
 

Выполнила:

     Баренбаум Софья Львовна

     студентка группы О-350800-06(к)

                                                                                  специальности «Документоведение 

                                                                                  и документационное обеспечение 

                                                                                  управления»

                                                                            

Проверила:                                                                                                                                                   Волкова Ирина Алексеевна

                                                                               
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Ижевск 2011

Оглавление 
 
 

Введение……………………………………………………………………………………….. .3 

1. Организация работы архивного учреждения………………………………………….……5

1.1.Местоположение, внутреннее и наружное оформление архива………………………....5

1.2. Структура учреждения.  Основные задачи и функции архива……………………….....5

2. Наблюдения студента в процессе участия в делопроизводственных процессах и предложения по их совершенствованию………………………………………………….…..8

2.1. Результаты работы студента в ходе практики и его наблюдения…………………….…8

2. Предложения по совершенствованию организации делопроизводства в учреждении.10

3. Особенности постановки делопроизводства в учреждении……………………………....11

3.1. Документы, циркулирующие на предприятии и работа с ними………………………..11

3.2.Порядок передачи  документов на хранение в архив………………………………….....13

4 Хранение архивных документов………………………………………………………...….14

4.1.Система мер обеспечения сохранности документов………………………………….…14

4.2. Режимы хранения документов……………………………………………………………14

Заключение……………………………………………………………………………………...16 
 
 
 
 

Введение

     Производственная  практика проходила  14.06 по 22.07 2011 года  в государственном архиве социально-правовых документов УР. Этот архив – самый молодой в сети государственных архивов Удмуртии. Он создан по распоряжению Правительства УР в июле 2003 г., а действовать начал с 1 января 2004 г. Основные задачи архива: выявлять ликвидированные, реорганизуемые учреждения, предприятия, чтобы предотвратить утрату документов по личному составу, принимать эти документы на государственное хранение, вести учет, создавать научно-справочный аппарат, использовать их в интересах граждан. Именно эти документы – самая непосредственная сфера жизненных интересов граждан: как известно, информация, подтверждающая трудовой стаж, величину заработной платы и факт присвоения какого-либо звания или награды напрямую влияет на размер будущих социальных выплат. Поэтому за архивной справкой рано или поздно приходит каждый. К тому же, как подтверждает статистика: любой человек на протяжении своей жизни хотя бы один раз пользуется услугами архива. Штатная численность архива невелика – всего 14 чел., функционирует 2 отдела: отдел комплектования и обеспечения сохранности документов и отдел информационно-поисковых систем и справочной работы. Основу архива составляют документы по личному составу таких крупных ликвидированных организаций как Управления строительства №17 и №18 Федеральной службы специального строительства РФ, Открытых акционерных обществ «Ижлесмаш», «Сельстрой», «Научно-исследовательский институт  вакуумно-электронного машиностроения».

      Цели производственной практики:

• изучение организации работы с документами в ГАСПД
• знакомство с основными направлениями деятельности архива
• формирование практических навыков работы с документами

 

     Задачи  производственной практики:

• закрепление знаний в области организации и технологии документационного обеспечения управления
• изучение организации деятельности и структуры ГАСПД
• приобретение и закрепление практических умений и навыков выполнения основных видов работ с документами
• изучение организации документооборота ГАСПД УР

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Организация работы архивного  учреждения.

 

1. Местоположение, внутреннее и наружное оформление архива.

 

     Здание  Государственного архива находится по адресу ул. Удмуртская, 264 б и представляет собой пятиэтажный кирпичный дом серого цвета. В этом же здании расположено государственное казённое учреждение «Центр документации новейшей истории Удмуртской Республики». В здании неподалеку расположен Центральный государственный архив УР.  Рядом со зданием ГАСПД находится информационный щит, содержащий необходимую информацию о предоставляемых услугах для всех желающих, а также при входе размещена вывеска, характеризующая данное учреждение.

     В приемной расположено много стендов с информацией по истории архива, о его работе, о перечне документов, которые необходимы при подаче заявлений в архив и др. полезная информация. Также в приемной оборудованы места для отдыха посетителей: удобные мягкие стулья, помещение хорошо освещено, на стене висят часы.

     Что касается кабинетов, то они надлежаще  оформлены: имеются таблички на дверях; рабочие места оснащены всем необходимым: компьютеры, подключенные к Интернету, телефоны и все необходимые канцелярские принадлежности. Также имеются ксерокс, принтер.

     2 архивохранилища ГАСПД – один  на 2-м другой на 4-м этажах  оформлены по всем стандартам: таблички на дверях, указывающие какое это хранилище, внутри высокие стеллажи для хранения дел, они выполнены из железа как того требует техника безопасности, каждый стеллаж пронумерован, также имеется железные шкафы, где хранятся описи всех дел данного хранилища, имеется стол для удобства при поиске нужных документов.

     Работает  архив пять дней в неделю с понедельника по пятницу с 8-30 до 18.00. 

2. Структура учреждения.  Основные задачи и функции архива.

 

     Главная задача специализированного архива – сохранение документов по личному  составу ликвидированных организаций, своевременное и исчерпывающее  исполнение запросов, связанных с  обеспечением социальных прав и законных интересов граждан. Архив хранит документы, отражающие историю трудовых отношений сотен тысяч жителей нашей республики: приказы о приеме, перемещении, увольнении, ведомости на получение заработной платы, трудовые договоры, документы по награждению, протоколы квалификационных, аттестационных комиссий, личные дела, листки по учету кадров, автобиографии, наградные листы, трудовые книжки.

В учреждении работают 14 человек под начальством  директора архива. У директора  имеется заместитель, а бухгалтерией ведает главный бухгалтер. В соответствии с направлениями деятельности в структуре архива действуют два отдела - отдел комплектования и обеспечения сохранности документов и отдел информационно-поисковых систем и справочной работы. 

Отдел комплектования и обеспечения сохранности документов осуществляет прием на хранение документов и проводит весь комплекс мероприятий, направленных на обеспечение их сохранности: соблюдение температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, светового, охранного режимов хранения; улучшение  физического состояния документов; организация хранения документов. Сотрудники отдела оказывают методическую и практическую помощь организациям по вопросам передачи документов на хранение, проведения экспертизы ценности и упорядочения документов, в том числе на договорной основе. За 2004-2007 гг. платные услуги по проведению экспертизы ценности и упорядочению документов по личному составу оказаны 40 организациям различной формы собственности. ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (Комитета) согласовано 127 описей дел по личному составу в количестве 26387 ед.хр., подготовленных сотрудниками отдела, а также составленных в организациях при консультационной помощи сотрудников архива. Для повышения деловой квалификации работников кадровых служб и архивов организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, сотрудниками архива проводятся семинары по вопросам организации хранения, упорядочения документов по личному составу. В целях обеспечения сохранности, предотвращения утраты документов по личному составу ликвидированных организаций, архив взаимодействует с Арбитражным судом Удмуртской Республики, представительствами саморегулируемых организаций арбитражных управляющих по Удмуртской Республике.

Отдел информационно-поисковых систем и справочной работы занимается исполнением запросов социально-правового характера, что также является одним из основных направлений работы ГУ «ГАСПД УР». За 2004-2007 гг. сотрудниками этого отдела по заявлениям организаций и граждан подготовлено и выдано более 7 тысяч архивных справок, копий документов, подтверждающих стаж работы, размер заработной платы, награждения ведомственными знаками отличия и др. Работа архива по выдаче гражданам архивных справок, связанных с их социальной защитой (пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций) ведется в тесном контакте с отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Удмуртской Республике, Министерством социальной защиты населения Удмуртской Республики.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Наблюдения студента в процессе участия в делопроизводственных процессах и предложения по их совершенствованию

2.1.Результаты работы студента в ходе практики и его наблюдения

Первую часть  практики студент  выполнял работу в отделе информационно-поисковых  систем и справочной работы.

Исполнение запросов социально-правового характера на предприятии обеспечивает автоматизированный научно-справочный аппарат (НСА).

Специалисты архива формируют и активно используют в работе 8 автоматизированных баз  данных:  
- Архивный фонд;  
- Каталог СИФ;  
- Личный состав треста №17;  
- Личный состав треста №18;  
- Списки работников Управления строительства №17, №18, представленных к награждению знаками отличия;  
- Местонахождение документов по личному составу;  
- Сведения об организациях, находящихся в стадии банкротства;  
- Учет запросов социально-правового характера.

Особое внимание уделяется заполнению БД «Местонахождение документов по личному составу», формирование которой являлось одной из задач по реализации Программы социально-экономического развития Удмуртской Республики на 2005-2009 гг.

Незадолго до начала прохождения студентом практики в организации произошли проблемы с сервером (центральным компьютером локальной офисной сети), в связи с чем была утеряна значительная часть информации базы данных. Поэтому основные объёмы работ, выполняемых студентом в этом отделе, были связаны с комплектованием базы данных – работой по перенесению информации об уволенных работниках из дел в компьютерную программу.  Работа велась в автоматизированном НСА с базой данных «Личный состав треста № 18». За месяц было проработано около 100 дел, внесено в базу данных около 4000 записей.