4.4. Каталоги и ведомственные картотеки

 

     Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

     Каталогизация в архиве проводиться в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов. Схема классификации документной информации – письменный документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

     В архиве организации составлен именной каталог. В нем документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках. Объектом описания в каталоге выступает документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу). Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий – по алфавиту имен и отчеств. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

 

      4.5. Обзоры

 

     Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве является обзор фонда и тематический обзор. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

     Обзор фонда включает систематизированные  сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные  сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда, принципа группировки информации в основной части обзора, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. В основу построения обзора положены структурный, отраслевой, предметно-тематический. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.

 

      4.7. Этапы поиска документной информации

 

     Данный  архив относится к Администрации  г. Минеральные Воды и в нем  хранятся документы и дела относящиеся по вопросам собственности и пенсионному вопросу.  Доступ к данным документам имеется только у работников архива, дела не даются на руки, граждане делают запросы, которые потом сотрудники архива обрабатывают, каждый запрос рассматривается в течение месяца и по истечению срока архив выдает архивную справку (приложение 8).

     Также необходимо отметить, что услуги данного  архива бесплатные и любой житель города может подать запрос в данный архив. Запрос оформляется в виде заявления: указываются личные данный гражданина, сам запрос и дата с  росписью. При подаче заявления по вопросам собственности при себе надо иметь: копию паспорта, копию  свидетельства на собственность, если нужна доверенность и копию справки  от нотариуса при вступлении в  наследство. При подаче заявления  по пенсионному вопросу – паспорт, трудовую книжку и ксерокопию трудовой книжки по данному предприятию.

     Все запросы принимаются работниками  архива в приемные часы, обычно в  день бывает до 50 запросов граждан в  приемные часы. В остальное время  производится анализ и переработка  запросов, после уже переходят  к непосредственной задаче: поиску запрошенной информации. После подачи заявления сотрудники архива приступают к поиску запрошенной информации: берется опись по данному делу, ищется номер постановления или распоряжения, напротив указывается номер дела где это постановление или распоряжение имеется, потом в хранилище по топоописи находится нужное дело и уже в найденном деле ищут нужное постановление или распоряжение и на основании этого оформляется архивная справка. По окончании каждого месяца производится подсчет запросов за данный период и оформляется отчет, который потом передается в Администрацию города.

 

     Заключение

 

     Архивный  отдел предоставляет гражданам  города Киселевска информацию по вопросам собственности на землю, квартиры, дачные участки и на др. виды собственности, а также информацию по пенсионному вопросу.

     В здании архива имеется пять хранилищ – три по личному составу и два по основной деятельности.

     Пройдя  архивную практику в Архивном отделе Администрации Киселевкого городского округа Кемеровской области, мною была изучена работа данного местного архива, я ознакомилась с основными направлениями архива, изучила характер взаимодействия архива с потребителями услуг, а также место потребителя в структуре архива: существует взаимосвязь между архивом и потребителями услуг.

     Главная же задача данной практики была мной выполнена: получила первичные навыки архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также с организацией всестороннего  использования документальной информации.

     Проходя архивную практику, принимала и обрабатывала запросы граждан города, шифровала архивные дела, искала необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации.

     В ходе архивной практики я ознакомилась с организацией работы архивного  учреждения; принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному  хранению; способами и условиями  хранения, обеспечивающими полную сохранность  документов; процессом создания системы  информации о содержании документов; организацией всестороннего использования  документальной информации.

 

Список  используемой литературы

1.  Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р. 51141 – 98. – М., 1998.

2. Основные  правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М., 2002.

3. Основные  правила работы архивов организаций. – М., 2003.

4. Путеводитель. Т. 6. Перечень фондов Государственного архива Российской Федерации и научно-справочный аппарат к документам архива. – М., 1998.

5. Сборник законодательных и нормативно-правовых актов об архивном деле. – М., 2002.

6. Учебно-методический комплекс по специальности 032600 История. – М., 2002.

7. Федеральный закон. «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993 г.

 

      Приложение

     Приложение 1

     Форма листа-заверителя дела 
 

     Лист-заверитель дела  № ________ 
 

В деле подшито  и пронумеровано _______________________________________________листов,

                                                                                                       (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _____________________________________________________________ ;

пропущенные номера листов ___________________________________________________________

+ листов внутренней  описи _____________________________________________________________ 
 

     
 

Наименование  должности

работника      Подпись  Расшифровка подписи 
 

Дата 
 
 
 
 
 

     Формат  А4 (210?297 мм)

 

      Приложение 2

     Форма обложки дела

     постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 

                                                                                         Код zос.архива__________

                                                                                         Код организации _______

     _______________________________________________________________

                                 (Наименование архивного учреждения)

 

     _____________________________________________________________________________________

 

     _____________________________________________________________________________________

                 (Наименование организации и структурного подразделения)

 

     ДЕЛО  №   _____ том № ____

     _____________________________________________________________________________________

 

     _____________________________________________________________________________________

 

     _____________________________________________________________________________________

     (Заголовок дела)

     _____________________________________________________________________________________

     (Крайние даты)

 

                                                                                                                              На  _________  листах

                                                                                                                              Хранить _____________

 

     Формат  А4 (210?297 мм)

 

      Приложение 3

     Форма годового раздела  сводной описи  дел постоянного  хранения 

 

     Наименование  организации

 

     Фонд  № ___________                                                            УТВЕРЖДАЮ

                                                                                        

     ОПИСЬ № __________                                                         Наименование должности

     дел постоянного хранения                                                     руководителя организации