Комплектование архивных фондов РФ

Введение

     Комплектование  – это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

     Под профилем архива следует понимать установленный  для архива состав документов, который  определяется признаками классификации  документов Архивного фонда РФ.

     Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся  к профилю каждого архива.

     Целью  моей работы является – описать основные моменты комплектования архивных фондов РФ.

     Задачами  контрольной работы являются:

     1)      раскрыть понятие и содержание  комплектования архива;

     2)      раскрыть определение источников  комплектования;

     3)      описать организацию комплектования;

     Актуальность  работы состоит в том, что комплектование архива не существует изолированно и, решая свои задачи, тесно взаимодействуют  с гуманитарными и естественными  науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и  искусства, историей государственных  учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией  и др.

     Информационный  подход дает возможность обрабатывать информацию в целях введения ее в  механические и автоматические читающие устройства.

     Достижения  физики, химии, биологии и других наук помогают архивистам решать вопросы  сохранности документов.

     Таким образом, комплектование архивов, тесно  связанное с рядом наук и научных  дисциплин, широко использует их достижения, и само способствует развитию соответствующих  отраслей науки.

     1.      Понятие и содержание комплектования архива 

     Комплектование  архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим  законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

     Государственные архивы комплектуются архивными  документами, образующимися в деятельности  органов государственной власти, государственных учреждений, организаций  и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

     Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему  документов. До передачи документов в  госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных  архивах.

     Работа  по комплектованию архива документами  складывается:

• Из установления профиля архива;
• Определения источников комплектования;
• Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
• Организации комплектования.

     Источник  комплектования – юридическое или  физическое лицо, чьи документы поступают  или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь  создает в своей жизнедеятельности  весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому  понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

     Критериями  источников комплектования являются:

• Функционально-целевое назначение учреждения;
• Масштаб его деятельности;
• Вид организации;
• Полнота отражения в ее документах ценной информации.

       Для документов личного происхождения  учитываются:

• Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя:
• Степень сохранности его фонда;
• Взаимосвязь его фонда с другими фондами

     Для ведомственных архивов источниками  комплектования являются:

• Структурные подразделения организации;
• Подведомственные организации;
• Физические лица.

     Ведомственные архивы комплектуются документами  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

     Дела  временного (до 10 лет) хранения в архив  не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они  уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

     В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

     В ведомственном архиве хранятся также  документы организаций-предшественников и документы ликвидированных  подчиненных организаций.

     В основе комплектования ведомственных  архивов лежит преемственность  архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности  делопроизводственной номенклатуры дел  и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления  архивных описей и используется для  учета дел временного (до 10 лет) хранения. 

     2.      Определение источников комплектования 

     Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в  деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы  Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в  госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы  негосударственных организаций  и физических лиц могут быть приняты  на договорной основе на госхранение.

     Комплектование  госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

     Выделяются  следующие группы источников комплектования:

• Учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;
• Учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов особо ценными;
• Учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
• Учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

     В реальной архивной практике создаются  два списка источников комплектования.

     В первый список входят учреждения и  организации, в деятельности которых  создаются документы, имеющие государственное  значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

     Второй  список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем  госархивов как возможные источники  комплектования.

     Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы  на бумажной основе, ведутся списки физических лиц – источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофоно- и видеодокументов  и электронных документов. Дополнительно  может вестись список негосударственных  источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими  своих документов в госархив.

     При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или  выборочно. При полном поступлении  документов учреждения и организации  передают в архив все свои архивные документы.

     При выборочном приеме в архив поступают  все ценные документы от отдельных  организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или  часть ценных документов из числа  неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).

     Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через  год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных  архивов поступают по мере истечения  их срока хранения в ведомственных  архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

     Передача  документов из ведомственных в государственные  архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого  дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним. [1]

     На  основе последней редакции примерных  списков каждый государственный  архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков  источников комплектования архивов  вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР – Правительство  РФ,  вместо исполкомов – мэрии  и префектуры. Но принцип составления  списков остался прежним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые  примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Особое внимание было уделено изучению состава и  содержания документов вновь образованных органов: Администрация Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти (президентов республик в составе  РФ), администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов  и др.

     Особого внимания требует отбор на государственное  хранение документов о подготовке и  проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и  организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и  творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками  комплектования.

     Такова  система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х  гг. и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.

     Во-первых, после распада СССР бывшие союзные  республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное  хранение. Однако в соответствии с  основным научным принципом архивоведения  – «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» – было принято  нелегкое решение – не перемещать материалы.

     Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности  и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль  комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы. Архивисты  предлагают способ решения этой проблемы на основе «принципа территориальности  комплектования», т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

       В-третьих, в связи с распадом  централизованной ведомственной  системы во всех отраслях управления  пересматриваются критерии определения  источников комплектования. Так,  например, особое внимание архивистов  обращено на критерий места  учреждения в отраслевой системе,  поскольку уровень подчиненности  учреждений уже не отражает  реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных  учреждений приводит к тому, что  все меньше их документации  поступает на хранение в фонды  вышестоящих органов. В связи  с этим растет число государственных  учреждений – самостоятельных  источников комплектования.