Автор работы: Пользователь скрыл имя, 24 Марта 2013 в 22:07, курс лекций
Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями, столь существенны, что качественная организация этих процессов становится первостепенной. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.
ВВЕДЕНИЕ 7
ТЕМА 1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ КУРСА 10
Контрольные вопросы к теме 1 20
ТЕМА 2. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА. СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 21
ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА 21
ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ 23
СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ 27
МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ 29
СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА 31
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО РАЗЛИЧНЫМ ПРИЗНАКАМ 34
Контрольные вопросы к теме 2 37
ТЕМА 3. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 38
НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ НА РЕСПУБЛИКАНСКОМ УРОВНЕ 40
ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ НА ДОКУМЕНТАЦИЮ 45
ОБЩЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ КЛАССИФИКАТОРЫ ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ 47
ВЕДОМСТВЕННЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ 48
УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ 50
Контрольные вопросы к теме 3 52
ТЕМА 4. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 53
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ БЛАНКОВ 55
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ 59
РЕКВИЗИТЫ ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 62
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ 64
Контрольные вопросы к теме 4 81
ТЕМА 5. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 83
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 85
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 93
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ 99
СИСТЕМА ПЛАНОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 101
СИСТЕМА ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 103
КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ 105
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ ПО 109
СИСТЕМА БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 114
Контрольные вопросы к теме 5 116
ТЕМА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 118
ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТООБОРОТ» И ЕГО РАЗВИТИЕ 118
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ (УЧРЕЖДЕНИИ) 119
СХЕМА ДВИЖЕНИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ 122
УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА 127
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 127
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 133
Контрольные вопросы к теме 6 135
ТЕМА 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, МЕТОДИКА ЕЕ СОСТАВЛЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ В ПРАКТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 136
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 136
ВИДЫ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ 138
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ 139
ЗАГОЛОВКИ И ИХ СОСТАВЛЕНИЕ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ 140
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 143
ТРЕБОВАНИЯ К ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 145
УСТАНОВЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ 148
Контрольные вопросы к теме 7 149
ТЕМА 8. ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ 150
ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 150
ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДЕЛ 153
Контрольные вопросы к теме 8 155
ТЕМА 9. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ 156
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 157
ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ 163
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 165
ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛА 168
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ 170
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ 173
Контрольные вопросы к теме 9 174
ТЕМА 10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА 175
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, КОТОРЫЕ ОТНЕСЕНЫ К ГОСУДАРСТВЕННЫМ СЕКРЕТАМ 177
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ 180
ПРАВА ДОСТУПА К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ 182
ПРИЕМ РЕГИСТРАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 183
ПЕЧАТАНИЕ, РАЗМНОЖЕНИЕ И РАССЫЛКА ДОКУМЕНТОВ 184
ГРУППИРОВКА ИСПОЛНЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА 186
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ И ИЗДАНИЙ, СНЯТИЕ С ДЕЛ ГРИФА ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА 188
Контрольные вопросы к теме 10 189
ТЕМА 11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 190
ЭЛЕКТРОННЫЙ И БУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ 192
ЭЛЕКТРОННО–ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ 192
ИОК (PKI) – ИНФРАСТРУКТУРА ОТКРЫТЫХ КЛЮЧЕЙ 196
ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 198
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ О СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 200
ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА СЭД 201
ОБЩАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ СЭД 208
ПРИМЕРЫ РЕАЛИЗАЦИИ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 211
Контрольные вопросы к теме 11 218
ГЛОССАРИЙ 219
ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ 225
ЛИТЕРАТУРА 227
Основные понятия:
унифицированная система документации;
организационно-
Деятельность
учреждения, организации, предприятия
отражается в различных документах, которые
взаимосвязаны и составляют системы документации,
применяемые в определенной сфере. Можно
назвать множество систем документации,
которые классифицируются по различным
признакам (территориальному, функциональному,
уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные
системы документации – организационно–
У нас в стране, в связи с развитием автоматизации управленческих процессов, разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются стандартами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные
формы документов разрабатываются
и утверждаются министерствами и ведомствами.
Они обязательны для применения во всех
учреждениях, организациях, предприятиях
независимо от формы собственности. Министерство
здравоохранения разрабатывает медицинские
документы, Государственный комитет по
статистике – формы первичной учетной
и отчетной документации, Комитет по архивам
и делопроизводству – систему организационно-
Унифицированные
системы документации устанавливает
общегосударственный
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково: