Контрольная работа по "Делопроизводству"

Письма составляются на специальных  бланках писем формата А4 или  А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст  письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется  составлять отдельные письма по каждому  из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны  и будут рассматриваться в  одном структурном подразделении  организации-адресата.

В зависимости от типа письма и  его содержания текст письма может  быть простым или сложным. Простые  письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные  в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения  вопроса или его краткая история; если поводом для составления  письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или  опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало  сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет  сконцентрировать внимание, применяются  и другие схемы построения, в которых  один из элементов может отсутствовать  или порядок их расположения может  быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать  до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие  формы изложения текста:

1. от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

2. от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

3. от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").9

В деловой переписке принята  форма изложения текста от первого  лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и  т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

1. письмо оформляется на должностном бланке;

2. письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

3. Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый".

Письма визируются составителем, руководителем  подразделения-автора, при необходимости  – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также  заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает  руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются  руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку  об исполнителе, которая проставляется  в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или  добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет, дата, регистрационный  номер, ссылка на регистрационный номер  и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах –  отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам…" (в  вышестоящую организацию), "Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам…" (в стороннюю  организацию). Одновременно с этим может  содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое  общение: "В соответствии с предварительной  договоренностью высылаем Вам…", "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", "В  подтверждение нашей договоренности высылает Вам…".

Текст сопроводительного письма может  содержать просьбы, пояснения, связанные  с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному  письму. В этом случае сначала говорится  о направлении документов, затем  излагаются просьбы и пояснения.

Сопроводительное письмо оформляется  на бланке письма.

Обязательными реквизитами сопроводительного  письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код  организации, основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет, дата, регистрационный  номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений.

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления  писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы  и изложение самой просьбы. Обоснование  должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутство­вать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также  в случае если осуще­ствление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразде­ления, должностного лица. Просьба излагается с помощью  глагола "просить": "Просим Вас  провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас сообщить..." и т.д. Просьба может формулироваться  и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение  вопроса...", "Надеемся, что Вы сочтете  возможным рассмотреть наше обраще­ние" и т.п.

 

В одном письме может содержаться  несколько просьб. В этом случае используются сле­дующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)", "Одновременно просим Вас...".

Письмо-просьба оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-просьбы  являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет, дата, регистрационный  номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе

 Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо офици­альных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование  необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение  запроса. В обосновании могут  содержаться ссылки на законодательные  и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация  не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональ­ной  деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем  организации или официально уполномочен­ным  на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-запрос оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-запроса  являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет, дата, регистрационный  номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов  должен соблюдаться принцип языкового  параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые ис­пользовал автор в инициативном письме, при  условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы  ошибки перено­сить в письмо-ответ  не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст  письма-ответа ("На Ваше письмо от_______№__..."). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер  поступившего документа", куда и  вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе  без объяснения, поэтому письмо-отказ  целесообразно начинать с обоснования  отказа: "В связи с…". В случае отрицательного ответа рекомендуется  сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может  дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор  письма такой информацией располагает.

Письмо-ответ оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами  письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу  или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения  – письма небольшого объема, нередко  состоящее из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно  с изложения сообщаемой информации: "Сообщаем Вам, что…", "Доводим  до Вашего сведения, что…", "Считаем  необходимым поставить Вас в  известность о…".

Письмо-сообщение оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами  письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Если подтверждается предварительная  договоренность, в тексте письма следует  коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, не­обходимо  назвать их и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем  является: "Подтверждаем (получение  документов, предварительную договоренность, согласие на ...)". Письмо-подтверждение  может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-подтверждение оформляется  на бланке письма.

Обязательными реквизитами  письма-подтверждения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко  носят типовой характер и рассылаются  органами власти и управления различных  уровней подведомственным организациям или организациям определенного  типа. В информационных письмах могут  дословно приводиться отдельные  положения законодательных и  иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

 Информационные письма могут  содержать приложения. Объем информационного  письма колеблется от одного  абзаца до нескольких страниц.  Как правило, информационные письма  подписываются руководителем организации.

Информационное письмо оформляется  на бланке письма.

Обязательными реквизитами  информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.