Контроль исполнения управленческих документов, его виды и значение; виды и типовые сроки исполнения управленческих документов; организац

 

7. Заголовок  к тексту (краткое содержание  документа) 

Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим  контроль исполнения документа. Краткое  содержание может записываться ключевыми  словами.

 

8. Резолюция 

Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.

 

9. Срок исполнения 

Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При  регистрации отправляемого документа  может записываться дата ожидаемого ответа.

 

10. Отметка  об исполнении документа 

Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный  номер и дату поступившего документа  или краткая запись решения вопроса  по существу.

 

11. Номер  дела 

Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой  дел структурного подразделения, в  которое помещен исполненный  документ.

 

 

 

 

При ведении  контроля с помощью РКК следует  иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй –  для структурного подразделения  – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется  общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении –  контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации  локальной сети электронный вариант  карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно  исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

 

Единой унифицированной  формы РКК не установлено, но поскольку  определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может  разработать собственную РКК.

 

Из РКК  формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый  массив» и «Исполненные документы».

 

В первом разделе  РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

 

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

 

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных  документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться  по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

 

■ При организации  контроля важно, чтобы исполнитель  получил документ вовремя, поскольку  контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

 

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа  направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

 

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр  карточки возвращается с указанием  даты и содержания исполнения.

 

■ В течение  всего срока исполнения служба ДОУ  регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Пример 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список учебной  литературы :

 

1. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998г. № 1562.
2. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации.
3. http://www.bibliofond.ru/view.aspx?id=11241
4. http://www.websib.ru/barabinsk/director/instrukt_delopoizv.htm
5. http://www.hr-portal.ru/article/kontrol-ispolneniya-dokumentov