9.Пакет документов

      Организация системы электронного документооборота не сводится к установке программного обеспечения. Значительно более  сложным и трудоемким процессом (по крайней мере, на начальном этапе) является подготовка документов, подробно описывающих все процедуры функционирования системы, а также обучение сотрудников, которые будут обеспечивать ее работу. Упрощает ситуацию то, что образцы  подобных документов уже существуют и можно заказать разработку всего  пакета компании, имеющей опыт успешного  применения ЭДО. Идеально, если эти  документы прошли «проверку боем», то есть на их основе рассматривался конфликт в суде. Администрацию системы  можно организовать на базе сторонней  фирмы, располагающей соответствующими службами, квалифицированными сотрудниками, необходимыми комплектами договоров, определенным опытом обслуживания таких  систем. Риск раскрытия конфиденциальной информации при этом отсутствует, поскольку  секретными ключами участников администрация  не обладает — она оперирует только справочниками открытых ключей. Важно, чтобы генерация ключей (включая секретные) проводилась уполномоченными сотрудниками участников (пусть и на территории лицензированной администрации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1 

Рис .2

рис.3  
 
 

     Заключение

     Роль  систем автоматизации бумажного  делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля  работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального  подтверждения всех шагов в любых  областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие ИКТ постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет  увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет  необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря  чему САДД плавно переориентировались  на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации  является ведение картотек, то ничто  не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

     В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут  быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для  всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители ПО постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

     Разумеется, использование корпоративных информационных порталов (КИП) не ограничивается применением  их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны  и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям  и корпоративной информации. КИП  является еще одной технологией  консолидации информационных систем: если СЭУД консолидирует все документоориентированные информационные системы, то портал накрывает «зонтиком» все бизнес-приложения организации, включая СЭУД.

     Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету  рабочих станций, но и с портативных  устройств, таких как сотовые  телефоны, смартфоны, карманные сли бы крупная организация начинала автоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами. 

Список  литературы: 

1. Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / ВНИИДАД. — М., 2000.
2. Бобылева, М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. М., МЭИ,2010.
3. Милославская Н. Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Internet,   защита: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000 – 527 с.
4. Вершинин А. И. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учеб. – практ. пособие/ А.П. Вершинин. – М.: Городец – издат, 2000. – 247 с.
5. Князева Т.В. Системы электронного документооборота: анализ и выбор. М., ГУД, 2010
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 818 с.
7. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. – 2002. – №6. - С.49.
8. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 2000