Электронный документ

      Так как  основой для торговой фирмы  служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность  организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

      В основу ряда комплексов положены схемы  документооборота и основные принципы, аналогичные описанным выше. Например, в системе «Эйс» главными являются:

1. комплексный охват деятельности фирмы;
2. отслеживание движения товара на протяжении всего пути с момента его закупки до реализации по всем промежуточным операциям;
3. учет товаров в разрезе партий в учетных ценах;
4. получение текущей информации по состоянию складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, а также взаимоотношение с покупателями и поставщиками;
5. организация различных видов торговой деятельности: опт, розница, консигнация, комиссия, и др.;
6. проведение маркетинговых исследований и финансового анализа по результатам деятельности фирмы за любой период времени;
7. ведение независимого учета по нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности и автоматизации корпоративной структуры;
8. ведение многовалютного учета;
9. представление данных в российском или международном стандарте;
10. возможность выборки необходимой информации по сложному критерию и представление ее в любом удобном виде: в виде печатной формы, таблицы, экспорта в файл, передачи по электронной почте;
11. максимальная гибкость в настройке комплекса и в распределении прав доступа;
12. работа в сетях с большими объемами данных; распределенный характер системы;
13. максимальная открытость комплекса, в том числе возможность экспорта в популярные программные среды;
14. легкость в освоении и адаптируемость к задачам клиента;
15. возможность стыковки и интеграции с другими программными продуктами.

   Рассмотрим  более подробно управление складской  деятельностью торговой фирмы (на складах  и в торговых точках). При этом учитываются следующие факторы:

• товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например количество товара, количество упаковок, вес, стоимость;
• товар может оцениваться в различных валютах;
• товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а также состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке;
• товар может иметь различный статус, например статус резервирования.

      Особое  значение имеет взаимосвязь с  подсистемами торговых секций (напрямую или через внутренний склад последних), бухгалтерий и представлением аналитической и управленческой отчетности. В частности, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием любых отчетных документов.

3.Документооборот в мире безбумажных технологий

      Увеличение  информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует  адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая  на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

      Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это  же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин:

1. Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки;
2. Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;
3. Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

      Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким  образом, при наличии регламентации  деятельности, прежде всего в отношении  делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего  прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота. 
 

4.Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко  отслеживаемый и управляемые  процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

      Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые  и определяют документопотоки.

      Функции ведения делопроизводства состоят  из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

      В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной  системой документационного обеспечения  управления (ЕГСДОУ). Созданная схема  хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В  то же время сегодня желательна детальная  регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений  о подразделениях и должностных  инструкциях специалистов.

      Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует  предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей  фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях  и положениях, а также настройки  регламентов прохождения электронных  документов по рабочим местам. Специальное  структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

      Безбумажное делопроизводство предусматривает  применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить  полностью применение бумажных носителей.

      Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач  в электронных компьютерных сетях  с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое  число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

      Использование сетей и средств электронной  почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного  подразделения  в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного  архива документов. Здесь есть два  существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

      Последнее зачастую связано с привычками и  другими простыми человеческими  особенностями и слабостями. Решение  этой проблемы зачастую упирается в  имидж фирмы.

      Внешний срез проблемы упирается в большое  число документов, предлагаемых в  бумажном виде. Классическими примерами  являются письма и факсы, периодические  издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition - OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу  построения  системы управления электронным документооборотом.

     5.Системы электронного документооборота

Рассмотрим  такие программные системы автоматизации  делопроизводства как:

1. Программа Docs Open 

Предназначена для организации, которая занимается интенсивным созданием документов и их редактированием. Работает на базе сервер-клиент. В качестве базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в Docs Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Это открытая платформа. К ней поставляется средство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной Docs Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Dosc Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому документу. Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

2. Documentum

Система управления документами, знаниями и  бизнес-процессами для крупных предприятий  и организаций и прикладные решения  для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного делопроизводства в распределенном режиме, динамического управления содержимым корпоративных интернет-сайтов.

Обеспечивает  открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания  решений по автоматизации различных  прикладных задач.

В стандартном  варианте Documentum включает desktop-клиент, интегрированный в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Версия Documentum решая традиционные задачи управления документами и знаниями, включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Эта технология позволяет, создав один раз информацию, поместить ее в центральное хранилище с открытым доступом, а затем оптимальным для конкретных пользователей образом компоновать и предоставлять содержимое хранилища.

Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка  различных операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).