Электронный документ

3. StaffWare

Представляет  собой технологию организации электронного документооборота и автоматизации  процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии “клиент-сервер”.

Особенностями являются:

     – поддержка коллективной работы с  множеством заданий большого числа  исполнителей;

     – динамическое управление и контроль исполнения работ;

     – интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;

     – использование различных платформ.

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п.

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

Отдельный документ может быть родителем одних  документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем, потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

4. Lan Docs

Lan Docs - разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов. Предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создание корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности, создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

5. Босс- Референт

Корпоративная система, поддерживает управление бизнес процессы, российские стандарт делопроизводства, организацию управления, контроль исполнительной дисциплины, отслеживание договоров  с внешними клиентами. Предназначена для работы всех сотрудников организации. Обладает функциональностью для реализации делопроизводства. Основана на базе клиент-сервер. В качестве база данных использует свою базу назначения Nike, но возможно использование SQL Server.

6. Система Lotus Notes

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер служащая для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Она позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников: компьютерные прикладные системы, оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Основные  системы Lotus Notes являются:

     1. Единый, постоянный пользовательский  интерфейс для обращения ко  всем другим пользователям, сетевым  ресурсам и информации.

     2.Гибкость  при обработке сложных документов, содержащих данные различного  рода от таких источников, как  компьютерные приложения, сканированные  изображения и структурированные  реляционные системы.

     3. Среда быстрой разработки прикладных  программ для рабочих групп.

     4. Развитая система защиты доступом  к информации на всех уровнях,  вплоть до уровня отдельного  документа.

     5. Применение тиражирования для  предоставления всем пользователям  доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении  предприятия, в его филиалах, у  удаленных пользователей, а также  у заказчиков и поставщиков.

     6. Открытость, заключающаяся в поддержке  множества сетевых и компьютерных  операционных систем, компьютерных  приложений, внешних источников  данных, систем передачи сообщений  и прикладных программных интерфейсов  API.

     7. Масштабируемость - возможность поддерживать  организации любого размера, от  рабочей группы из двух пользователей  до корпоративной сети с десятками  тысяч пользователей.

     8. Полная интеграция набора разнообразных  элементов клиентских и серверных  программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и  среда разработки), необходимая для  создания технологии бизнес процесса  заказчика на множестве платформ.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.

7. Евфрат-Документооборот

Евфрат  – для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся  организовать эффективную работу с  корпоративными документами, как отдельных  сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный архив документов различных типов.

Евфрат - это решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов: тексты, электронные таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранение первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные  возможности:

     – показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам

     – печать или запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке

     – совместная работа с другими приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.

     - новый подход к созданию документов

     – новый единый диалог создания и корректировки документов из различных источников

     – предварительный просмотр файлов перед внесением в систему

     – мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе

     – слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает все изменения, происходящие с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках.

     – загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева.

Новый вид документов, создаваемых на основе формы. Формы могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей формы. Евфрат также позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы.

6.Системы управления электронным документооборотом

      Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих  целей:

• интеграции процессов документального обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;
• повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
• уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
• уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
• интеграции информационных  процессов в рамках кооперации предприятий;
• создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

      СУЭД  должна соответствовать существующей информационно – организационной  структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

      СУЭД (рис. 3 (приложение)) предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

1. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
2. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
3. управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

      Объектом  автоматизации являются процессы:

• создание документов;
• подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
• работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

        Основные требования к системе  состоят в следующем. Для информационного  обмена в системе должна использоваться  корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные,  так и удаленные пользовательские  системы. СУЭД должна взаимодействовать  с электронной почтовой системой  и автоматизированными системами  управления предприятием. Система  должна допускать круглосуточный  режим функционирования; иметь средства  диагностики и индикации текущего  состояния системы, используемых  ресурсов; позволять наращивать  количественные  и расширять функциональные  характеристики системы.

      СУЭД  должна обеспечивать изменение своих  характеристик,

параметров, адресатов передачи документов и  т.п. в зависимости от изменения  регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

      Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена  возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности  технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные  (емкие).

      Система должна обеспечивать с достаточной  точностью распознавания документов на русском и основных европейских  языках  текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов.

      Подсистема  «Электронный архив» предназначена  для следующих целей:

• оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR – распознавания (преобразование их в текстовые документы);
• оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;
• передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
• реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
• хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);
• адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
• поиска и извлечения документов из электронного архива;
• вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
• связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;