История развития и возникновения приказов

     Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

     • соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

     • издавать документы только в пределах своей компетенции;

     • соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

     К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

     В управленческой практике принято различать  документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

     Черновой  документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

     Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

     Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.

     Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

     Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

     Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

     Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как 
зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его 
масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.

     Но, независимо от этого, в любой организации  используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно- распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно- распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

     Помимо  общих для всех учреждений и предприятий  функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

     Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

     Основным  направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

     Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно- технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

     Стандартизация  — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

     Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

     Под унификацией понимается «приведение  чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.

     Управленческие  документы, используемые в самых  разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

     Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

     Непосредственные  разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

     Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на

      2. История развития служб документации в России 

     С древнейших времен дошли до нас различные  виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

     Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство  
закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, 
стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

     В России к началу XVII века первым сложилось  приказное 
делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной 
власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 
метров.

     При Петре первом было введено коллежское делопроизводство, более 
прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления.

     В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, 
коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось 
исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

     В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка введения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно 
использовать их и при традиционных методах обработки документов.

     В настоящее время сложившейся  система обработки документов 
развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и 
компьютеризации делопроизводства.

     Любой документа функционирует совместно  с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной 
сфере человеческой деятельности, называется системой документов. 
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, 
созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

     Обязательным  условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

     Суть  унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, привидение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

     Суть  стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную 
для применения, оптимальных правил и требований по разработке и 
оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов.

     В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

     С 01.07.1998 года в РФ введен в действие ГОСТ Р6.30-97. Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации.

     Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности и др.  

     3. Распорядительный документ - Приказ в кадровой документации 

     Задачи  управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.