История письма и документа

Документированная информация с ограниченным доступом по условиям ее правового режима подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную. Документы, содержащие сведения, относящиеся к государ­ственной, коммерческой, служебной тайне, подразделяются по степеням секретности или конфиденциальности. Такие документы снабжаются особыми грифами, например «секретно», «коммерческая тайна» и др. Процедуры подготовки, оформления, использования и хранения таких документов осуществляются по особым технологиям и выделяются в отдельное делопроизводство.

По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми. В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленчес­кой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стан­дартные фразы или отдельные части постоянно повторяющего­ся текста и пропуски для заполнения переменной информации, например, анкета или справка. Трафаретные документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретного тек­ста - это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования од­нотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например,  типовые инструкции, типо­вые договоры и др.). В документоведении метод типизации ис­пользуется при разработке типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов, или эталонов, на основе которых создают­ся конкретные документы. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

По степени подлинности документы делятся на подлинники (оригиналы), копии и дубликаты [9, с.107]. Подлинник официального документа - это первый (или еди­ничный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (сведения об авторе, времени и месте созда­ния), считается подлинным. Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называют­ся умноженными. Например, договор составляется, как минимум, в двух экземплярах, каждый из которых обладает одинаковой юридической силой.

Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, ма­шинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать толь­ко текст документа и не обладает юридической силой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавлива­ется на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи.

Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Подлинность документа, полученного с помощью автомати­зированной информационной системы, устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с по­мощью автоматизированных информационных и телекоммуника­ционных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

По срокам хранения документы делятся на документы посто­янного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются Федеральным архивным агентством и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хра­нения [9, с. 108]

В зависимости от сферы деятельности официальные до­кументы подразделяются на управленческие, производственные (технологические), техниче­ские, научные и др.

Документы можно классифицировать по их назначению. Распорядительная деятельность в управленческой практике вы­ражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений. Планирование - посредством подготовки различ­ных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях и др.; учет - составлением и обработкой статистической, бухгал­терской и оперативно-технической документации; регламентация отдельных направлений деятельности проводится в виде издания инструкций, методических указаний, регламентов, правил.

По способу передачи документов различают письма, теле­граммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др. [9, с. 109].

Заключение

Итак, в курсовой работе  исследованы изобретение письменности и история появления документов; показана эволюция документа в его историческом развитии; рассмотрена сущность документа и его роль в жизни человека и общества, представлено современное определение документа; изучены основные функции, свойства и признаки документа;

Цель курсовой работы - изучение возникновения письменности и эволюции документа в его историческом развитии – достигнута.

Документ является тем материальным объектом, который несет в себе информацию, обрабатываемую, создаваемую и переносимую в глобальном информационном пространстве.

Формирование современного информационного общества связано с факторами, которые затрагивают сферу обращения документированной информации. Во-первых, изменяются состав и структура ресурсов документированной информации, способов фиксации деятельности людей.

Во-вторых, расширяется документальное поле информационного пространства (имеется в виду глобализация всех общественных отношений).

В-третьих, документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны. Наконец, человек становится участником не только отношений в пределах территории своего государства, но может активно общаться с различными участниками мирового информационного пространства.

В таких условиях необходимо на международном уровне обеспечить организационное взаимодействие государств, скоординировать формы и методы их деятельности посредством документированной информации. Сегодня во всех странах приняты и реализуются концепции и стратегии информационного общества, включающие использование электронного документооборота и электронной подписи, решен вопрос о сочетании электронного и бумажного документа.

Список использованных источников

1        Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»

2        ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1983.

3        ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28. - М., 1998. - С.3.

4        Авдиев, В.И. История древнего востока [Текст] / В.И. Авдиев. - 2-е изд. - М.: Высшая школа, 1970. - С. 29.

5        Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления [Текст]: Учебно-методическое пособие. - Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002. -

6        Басаков, М.И. Современное делопроизводство [Текст]: уч. пособ., изд 2-е испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 473 с.

7        Браун, М. Документ [Текст]/ М. Браун// Брокгауз Ф.А., Ефрон И.А. Энциклопедический словарь. - СПб., 1893.

8        Булатова, А.Т. Документоведение [Текст]: учеб. пособие / А.Т. Булатова. - М.: Инфра-М. 2005. – 898 с.

9        Быкова, Т.А. Делопроизводство [Текст]: Учебник для вузов /Т.А.Быкова, Л.М.Вялова, Г.Ю.Максимович. - М.: МЦФЭР, 2004 – 367 с.

10    Зиновьева, Н.Б, Документ коммуникации и восприятия: Лекции по курсу Документоведение [Текст]/ Н.Б. Зиновьева.- Краснодар: 1995. – 417 с.

11    Иванцов, В.П. От рисунка до азбуки [Текст]/ В.П. Иванцов. - Ростов н/Д: Ростовское книжное издательство, 1957. - С. 32 – 34

12    Илюшенко, М.П. Функциональный анализ документа [Текст]// Делопроизводство. - 1999. - № 2. - С.43-46; 2000. - № 1. - С.20-23.

13    Историки Греции. Геродот, Фукидид. Ксенофонт [Текст] / Пер. с древнегреческого. - М.: Худ. лит., 1976. - С.142-143.

14    Истрин, В.А. Возникновение и развитие письма [Текст] / В.А. Истрин. - М.: Наука, 1965. - С. 36 - 46.

15    Кузищин, В.И. История древнего Востока [Текст] / под ред. В.И. Кузищина. М.: Высшая школа, 2001. - С. 17..

16    Кузнецова, Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления [Текст]// Делопроизводство. - 2002. - № 1. - С. 16-19

17    Кузнецова, Т.В.Способы создания документов (документирования) и их развитие [Текст]/ Т.В. Кузнецова// Секретарское дело. – 2004. - № 8-9. - С. 31; № 10. – С. 11-12

18    Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документальное обеспечение управления) [Текст]/ Т.В.Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. - С. 5.

19    Кушнаренко, Н.Н. Документоведение [Текст]: Учебник/ Н.Н. Кушнаренко. - 4-е изд., испр. - Киев: Знание, 2003 – 468 с. 

20    Ларин М.В. Развитие понятия «документ»// Делопроизводство. - 2000. - № 1. - С.9

21    Ларьков, Н.С. Актуальные проблемы документоведения на современном этапе [Текст]// Документ в меняющемся мире: Материалы первой Всероссийской научно-практической конференции (27-28 ноября 2003 г.)/ Под ред. Н.С. Ларькова. - Томск: Изд-во Томского ун-та, 2004. – С.4

22    Ларьков, Н.С. Документоведение: Учебное пособие [Текст]/ Н.С. Ларьков. - М.: Гардарики, 2004. – С. 19-23

23    Лопатина, Т. Национальные особенности электронного документооборота [Текст]/ Т. Лопатина// Бухгалтерия и банки. – 2009. - № 4

24    Марков, В.Н. Справочник по делопроизводству [Текст]/ В.Н. Марков. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

25    Отле П. Трактат о документологии. Книга о книге. Теория и практика [Текст]. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. - С. 257.

26    Охотников, А.В., Булавина, Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства [Текст]/ А.В. Охотников, Е.А. Булавина: Учебное пособие для вузов. - М: ИКЦ МарТ, 2004

27     Панфилова, Т.А., Кондратьева, Т.Н. Документоведение и делопроизводство [Текст]/ Т.А. Панфилова, Т.Н. Кондратьева: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005

28    Павленко Н.А. История письма [Текст]/ Н.А. Павленко. - Мн.: Вышэйшая школа, 1987. - С. 20-22

29    Сокова, А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) [Текст]/ А.Н. Сокова// Делопроизводство 2002. - № 3. - С. 7-12.

30    Столяров, Ю.Н. Опыт разработки и преподавания курса «документология»: история, современное состояние, ближайшие перспективы [Текст]/ Ю.Н. Столяров// Культура: управление, экономика, право. – 2009. - № 1. – С.18

31    Федосеева, Н.Н. Понятие и сущность электронного документа [Текст] / Н.Н. Федосеева, Д.А. Шилова// Юрист. – 2008. - № 5

32    Фридрих, И. История письма [Текст] /И. Фридрих. - пер. с нем. И.М. Дьяконова. М.: Наука, 1979. - С. 169

33    Щапов, Я.Н. Древнерусские письменные источники X-XIII вв. [Текст]/ Я.Н. Щапов. - М.: «Наука», 1991. - С. 26..

34    Янковая, В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления [Текст]/ В.Ф. Янковая// Делопроизводство. - 1999. - № 1. - С.41

Приложение 1

Рисунок 1 - Узелковое письмо - кипу

Рисунок 2 - Пиктографическое письмо юкагирской девушки: девушка (1) живет в своем доме, но ее мысли витают нал домом другого человека (2), хотя у него жена и двое детей (3), хотя вокруг дома девушки бродит юноша (4), мысли которого над ее домом.

Приложение 2

Рисунок 1 - Египетские изобразительные и изобразительно-схематические (3 колонка) логограммы, служившие для передачи слов конкретного значения

Рисунок 2 – Иероглифы

Приложение 3