История письма и документа

Одним из древних и важных документов норм права является «Русская правда». Этот документ не сохранился. До нашего времени дошли лишь многочисленные (около 300) списки, то есть копии, из которых наиболее старинные датируются XIII в. [18, с.11].

Важными документами той эпохи были «княжьи уставы» и «уроки», а также церковные уставы. Княжьи уставы были направлены на дополнение или укрепление внутренних государственных норм и порядков, как, например, «Устав Владимира Мономаха», который стал дополнением и своеобразной частью «Русской правды». Под «уроками» подразумеваются постановления князей преимущественно финансового характера о налогах. Церковные уставы имели цель упорядочить правовое положение церкви в государстве, а также церковные суды и обеспечить церковь материально. Сохранились церковные уставы князей Владимира и Ярослава. Первый известен в копии XIII в., второй - XIV в. [18, с. 12].

Наиболее важным историческим документом является «Повесть временных лет», который дошел до нас не в оригинале, а в более поздних списках: Лаврентиевский список, названный по имени монаха Лаврентия, который составил его в 1377 г., и Ипатьевский список (от Ипатьевского монастыря в Костроме, где он был найден), датированный началом XV в. Именно в этой летописи содержатся сведения о первых международных актах - договорах Руси с иностранными государствами. В частности, здесь есть сведений о четырех договорах Руси с могущественным государством того времени - Византией (соглашения 907 и 911 гг. князя Олега, 947 г. - князя Игоря и 971 г. - князя Святослава) [18, с.12].

Уже в те давние времена документ служил гарантией выполнения обязанностей и ему придавалось большое значение. В договоре с Византией (947 г.) читаем: «Отныне ж пусть приходят к князю русскому с грамотой, в которой будут свидетельствовать о своих мирных намерениях... Если же придут без грамоты, то пусть содержатся под стражей, пока не известим о них князя Игоря» [33, с.26].

Итак, что же означает понятие «документ».

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» - учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» - ученный, «doctrina» - учение, «documentum» - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки, и впоследствии во многих отраслях на­уки и практической деятельности человека, в том числе в сфере управления, закрепилась в качестве специального термина.

Бельгийский ученый Поль Отле (1868 - 1944) предложил широко понимать слово «документ» - как «носитель определенного размера из определенного материала, на который нанесены знаки, представляющие некоторые интеллектуальные данные» [25, с.257]. Можно выделить следующие значения «документа», введенные в научный оборот П.Отле:

а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;

б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;

в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука).

Концепция П.Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.

Важно заметить, что широкое понимание документа немного раньше, чем в Бельгии (в 1893 г.), проявилось в России. В Энциклопедическом словаре Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона документ определялся как «...в обширном смысле, всякий материальный знак, служащий доказательством юридических отношений и событий – например, межевые столбы, определяющие границы владений; билеты на вход в театр; ярлык, взятый у нанятого извозчика; марка швейцара, принявшего платье на сохранение, и т.п.» [7, c. 898].   

Считается, что в русский язык термин «документ» ввел Петр I, как заимствованное их немецкого и польского языков, применив его в значении «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовой аспект понятия. В начале XX в. оно имело два значения:

a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово «документ» трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру). В 1980-х - начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Документалисты и информатики первыми отказались от широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и                      Р.С. Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия «документ» О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

Управленческий характер документа как носителя информации, предназначенной для орга­низации и координации совместной деятельности людей, утвер­дился позднее, в XIX в. Однако в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем, в советское время, вплоть до 20-х годов XX в., термин «документ» почти не употреблялся. Использовались в качестве тождественных такие понятия, как «гра­мота», «акт» и в особенности «деловая бумага».

Позднее, в 30-х годах XX столетия, в нормативных актах Совет­ской власти появился термин «служебный документ», затем по мере накопления знаний о закономерностях образования и функ­ционирования документов, внедрения новых видов материальных носителей информации термин «документ», постепенно эволюци­онируя, стал наполняться современным содержанием и закрепил­ся сначала в формулировках государственных стандартов СССР, ГОСТ 16487-83 [], а затем с учетом уточнений и необходимости удостоверения офи­циальности документа (его идентификации) - в национальном стандарте РФ ГОСТ Р 51141-98 [].

Определение термина «документ», принятое в названном стан­дарте, базируется на трех основных признаках (характеристиках) [6, с. 9]:

              - документ - носитель информации;

              - документ - материальный объект;

        - документ – это фиксированная информация с возможностью ее идентификации.

Исходя из приведенных характеристик, с учетом получившего распространения в научной среде синонима «документированная информация», ГОСТ Р51141-98 дает следующую формулировку определения термина «документ»: документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе инфор­мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации.

2.2. Современное определение документа

Понятие «документ» широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: «Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа предполагают:

- наличие информации, смыслового содержания;

- стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;

- функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

              Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных, поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. В понимании документа опреде­ляющую роль играют три момента: информационная сущность доку­мента, способ его создания и мате­риальный носитель [19, с. 32].

Информационная сущность доку­мента всегда постоянна. Доку­мент возникает для того, чтобы закрепить информацию для ее пере­дачи во времени и пространстве. Но вот способы закрепления и пе­редачи информации и ее матери­альные носители челове­ком совершенствуются. Поэтому меняется и само представление о документе [17, с.12].

Вид документа. В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения». Вид документа указывается на каждом управленческом документе (кроме письма). В соответствии с определенным видом (наименованием) складыва­ется его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие [9, с. 99].

Наименования многих видов документов сформировались очень давно. С начала XVIII в. известны такие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. А в 1990-х гг. получил распространение в делопроизводстве феде­ральных органов исполнительской власти такой вид документа, как поручение. Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпе­вают существенные изменения - перестают употребляться одни виды, им на смену приходят другие. Так, переписка, оформляемая в XVIII в. в виде отношений, донесений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи организации, и докладная записка, используемая для внутренней переписки.