История письма и документа

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документов. Названия видов непроизвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой.

Сложившаяся система видов документов является одной из характерных черт отечественной системы делопроизводства. Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Понятие «разновидность» уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа акт и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуатацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации организации и др. [29, с. 7].

Несомненно, грандиозную эволюцию прошли носители информации и сопутствующие им технологии. В последнюю четверть ушедше­го XX века в работу с документами вторглись электронные технологии, принесшие с собой новое понятие «электронный документ». Как доку­мент выступает и фотография, чер­теж, видеоролик и т.д. [23, с.4]:

Некоторые преимущества электронного документооборота по сравнению с бумажным [31, с.12]:

- случаи потерь документов практически отсутствуют;

- усиливается контроль за исполнением распорядительных и прочих документов;

- увеличивается скорость движения, поиска, согласования документов в организации, повышается информированность сотрудников и руководства;

- сокращаются непроизводительные траты времени и средств (на поиск, повторное согласование документов, дублирование информации и т.д.);

- существенно сокращаются затраты на организацию и хранение рабочих бумажных архивов и на ведение делопроизводства (людские ресурсы, помещения, стеллажи, шкафы, папки), приобретение расходных материалов (бумаги, копировально-множительного оборудования и пр.);

- сохраняются леса и улучшается общая экология (в т.ч. помещений).

Облик документирования кардинально меняет Интернет.

2.3. Основные функции, свойства и признаки документа

Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции.

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций [24, с.15]. Весь спектр социальных функций документа можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.

Одной из важнейших функций любого документа, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Она создает необходимые предпосылки для выполнения документом других функций [19, с.78].

Общие функции - информационная, коммуникативная, кумулятивная - характерны для всех документов, независимо от их типа и вида.

- Информационная функция - способность документа удовлетворять потребности общества в информации [19, с.25].

- Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Она предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но и для организации и поддержания информационных связей в обществе [8, с.27].

- Кумулятивная функция - способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др.

- Управленческая (регулятивная функция) - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации, т.е. официальные и деловые документы (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы и др.) [24, с.15].

- Функция исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации. Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка [20, с.78].

- Правовая функция документа заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают: правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании и т.п.) [27,с.37].

Общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, фотография, открытка, гравюра и др.) [20, с. 9].

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе (бухгалтерская, статистическая, плановая, отчётная документация [34, с.41].

Мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные документы) [24, с.16].

Значительная часть документов выполняет познавательную функцию (когнитивную), которая отражает связь документированной информации с социальным познанием (научной документацией).

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение, прежде всего, в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.) [21, с.78].

К политической примыкает идеологическая функция документа (фиксация на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов) [21, с.79].

Гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения (художественная литература, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.) [8, с.27].

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа неисчислимо.

Документ сочетает в себе одновременно несколько функций, тесно переплетенных между собой. Но полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной функции (учебник - учебная, указ - правовая, афиша - рекламная). С течением времени соотношение между  функциями   документа  изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника [12, с.23].

Общие требования, предъявляемые к документу. К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования:

1. Достоверность. Факты, приведенные в документе, должны быть правильно отобраны и тщательно проверены. В каждом факте должна содержаться объективная информация, необходимая для конкретного случая.

2. Актуальность. Количество приводимых в документе фактов должно быть достаточным для подтверждения того или иного суждения, а сами факты – важны именно в данный момент и в данной ситуации.

3. Аргументированность. Любой служебный документ должен быть аргументированным, т.е. убедительным, что обусловлено необходимостью приобрести заказчика или потребителя продукции, сторонника или единомышленника в деловых отношениях. Основное условие придания аргументированности документу - доказательность.

4. Полнота информации. Информация в деловой переписке не должна быть избыточной, здесь нет места повторам и сведениям, не имеющим прямого отношения к делу.

5. Лаконизм. Лаконизм в официальной переписке достигается с помощью готовых речевых формул. Документ должен содержать достаточную для принятия  решения информацию, но в то же время быть кратким, написанным по существу.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Наиболее существенные из них следующие [18, с.5]:

1. Атрибутивность документа, т.е. наличие слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь).

2. Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

3. Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем. Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие,  основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, корешок, форзац и т.п.). Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п.

К отличительным признакам документа относятся:

1. Наличие смыслового семантического содержания. Документ - носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл документа (сообщение), является его обязательным признаком.

2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени.

4. Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

3.4 Типология документов

Классифицировать документы можно по информационной составляющей, по физической (материальной) составляющей, по обстоятельствам бытования во внешней среде (Приложение 4).

Все многообразие официальных документов можно классифицировать по различным основаниям [9, с. 105].

По происхождению различают документы личные и офици­альные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они созда­ются вне сферы служебной деятельности человека.

Официальный документ создается юридическим или физи­ческим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов вы­деляют группу личных - удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

По способу документирования различают документы:

-  рукописные письменные (текстовые);

-  изобразительные;

-  графические (документы, выполненные графическим спосо­бом);

-  фотодокументы;

-  фонодокументы;

-  кинодокументы;

-  документы, созданные с помощью компьютерной техники.

В зависимости от отношения к аппарату управления раз­личают документы:

-  входящие (поступившие в организацию);

-  исходящие (отправляемые из организации);

-  внутренние (создаваемые в данной организации и используе­мые во внутренних связях).

Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы содержат изложение од­ного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделе­ний, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.

По ограничению доступа документы подразделяются на сек­ретные и несекретные. В соответствии со ст. 10 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» часть информаци­онных ресурсов РФ отнесена к категории ограниченного доступа.