Информационные потоки и документооборот на предприятии

Группировка активов по степени ликвидности  за 2007 год

 

Группировка пассивов по степени ликвидности  за 2007 год

 

     Баланс  считается абсолютно ликвидным, при выполнении условий:

     А1 ≥ П1, А2 ≥ П2, А3 ≥ П3, А4 ≤ П4.

     Таким образом, в данном случае, выполняются  все условия ликвидности баланса. Следовательно,  предприятие можно  считать финансово устойчивым. 

     Методы  возможного прогнозирования банкротства  предприятия

1. Индекс кредитоспособности

Z = 3,3*K₁ + K₂ + 0,6*K₃ + 1,4* K₄ +1,2* K₅

     K₁ = 0,02 K₂ = 2,69 K₃ = 1,93 K₄ = 0,01 K₅ = 0,85

Z = 3,3*0,02+2,69+ 0,6*1,93+ 1,4*0,01+1,2*0,85

Z =4,934

     Критическое значение = 2,675

     4,934 < 2,675. Это означает, что положение  предприятия устойчивое и банкротство  маловероятно в ближайшие 2-3 года. 

2. Показатели банкротства предприятия

 

     За  анализируемый период коэффициент  покрытия увеличился в два с половиной раза. Это положительно сказывается на деятельности предприятия, т. к. у него стало больше средств для покрытия своих долгов. При этом увеличился коэффициент восстановления платежеспособности на 0,74. Это положительная тенденция для деятельности предприятия. Так же увеличился коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами на 0,54, это тоже положительная тенденция для деятельности предприятия. Исходя из всех вышеизложенных положительных тенденций, предприятие можно считать финансово устойчивым.

 

3. АНАЛИЗ информационных потоков и документооборота НА ПРИМЕРЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»

3.1 Составление графика  информационных потоков 

     Для проведения анализа информационных потоков необходимо построить график информационных потоков. 

 

Расшифровка информационных связей на предприятии

 

     Как видно из графика информационных потоков на данном предприятии можно  выявить два центра сгустка информации, через них проходит основная часть документооборота. Это бухгалтер по материалам и заместитель главного бухгалтера. Вследствие такого неравномерного распределения информационных потоков высока вероятность появления сбоев и задержек в документообороте, что может затруднять управление предприятием.

     Точек дублирования информации не выявлено. Это является признаком эффективно организованного документооборота, который в свою очередь сокращает время поиска информации для выработки решений, укорачивает функциональные циклы и в итоге оборачиваемость капитала.

 

      4. Пути совершенствования  информационных потоков  и документооборота 

     Для более детального анализа информационных потоков на ООО «Электра-Н» вычислим коэффициент непрерывности информационных потоков для составления месячного плана производства.

     Коэффициент непрерывности информационных потоков  , где t_у.нор, t_у.факт  - длительность управленческого цикла, рассчитанного по сроку прохождения документа, нормативная и фактическая.

     Месячный  план производства должен быть составлен до 25 числа предшествующего планируемому месяцу месяца. Однако на практике возникают определенные трудности при разработке очередного плана производства.

     К_январь=30дней/34дней=0,89,

     К_{февраль}=31дней/35дней=0,89,

     К_март=31дней/35дней=0,89,

     К_апрель=31дней/32дней=0,97.

     К_{I квартал}=(0.89*3+0.97)/4=0.91.

     Исходя  из определенного коэффициента непрерывности  информационных потоков для каждого  месяца, видно, что он более или  менее стабилен для первых трех месяце, хотя близок к 1, но не равен. Это в целом благоприятная тенденция, так как информационный поток является непрерывным. Однако уже в апреле месяце план принят всего на 1 день позже положенного. Это говорить о том, что, возможно, с начала года были внесены некоторые изменения в методику составления плана, которые вызывали затруднения в течение 3 месяцев. Но эти вопросы были успешно разрешены. В целом за квартал коэффициент непрерывности информационных потоков имеет вполне приемлемое значение.

     Коэффициент оперативности управления

       , где –

     D₁,D_2,D₃ – установленный срок исполнения для соответствующих документов;

     К₁,К₂,К₃ – отставание от принятого срока исполнения документов в днях;

     d₁,d₂,d₃ – удельный вес документов конкретного вида.

     За  год для составления годового плана разрабатывается 21 форма документов в год. Периодичность заполнения документов , где Д – количество документов, разрабатываемых для составления годового плана производства в год; d_ij – кол-во i-го документа j-й периодичности, разрабатываемый за период; n_j – количество периодов в году. Таким образом, количество документов, разрабатываемых для составления плана производства равно 21.

 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Рассмотрев  эффективность оптимизации информационных потоков и документооборота и проанализировав на основании практических материалов ООО «Электра-Н» можно сделать следующие выводы.

     Документооборот предприятия отображает движение элементов  материальных, финансовых, информационных потоков, а также потоков кадров, работ и директив.

     В условиях системной организации значение документооборота трудно переоценить.

     Во-первых, документооборот - это организованная память предприятия, которая может  быть использована для восстановления истории любого интересующего вопроса  с целью извлечения опыта, анализа  различных сторон деятельности, установления причинно-следственных связей, репродуцирования знаний и т.п.;

     Во-вторых, документооборот - это учет и контроль результатов деятельности;

     В-третьих, это информационная технология, обеспечивающая квалифицированное функционирование персонала и подразделений;

     В-четвертых, - это средство для управления предприятием.

     Инфраструктурой управления предприятием являются информационные коммуникации и информационные технологии. Информационные технологии включают, наряду со средствами обработки данных, показателями и формами документов - порядок движения, оформления и обработки документов. Последние позиции относятся к документообороту.