Классификация информационных потоков

 

Введение

Реализация большинства логистических  концепций и систем была бы невозможной  без использования быстродействующих  компьютеров, локальных вычислительных сетей, телекоммуникационных систем и  информационно-программного обеспечения. Значение информационного обеспечения логистического процесса настолько велико, что многие специалисты выделяют особую информационную логистику, которая имеет самостоятельное значение в бизнесе и управлении информационными потоками и ресурсами. Эту функциональную область логистики часто называют компьютерной.

1. Понятие и функции информационной логистики

Информационная логистика организовывает поток данных, которые сопровождают материальный поток, и является тем существенным для предприятия звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт. Она охватывает управление всеми процессами перемещения и складирования реальных товаров на предприятии, позволяя обеспечивать своевременную доставку этих товаров в необходимом количестве, комплектации, качестве с точки их возникновения в точку потребления с минимальными расходами и оптимальным сервисом. Информация выступает двигателем деятельности логистической системы и держит ее открытой - способной приспосабливаться к новым условиям. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики выступает понятие информационного потока.

Функции информационной логистики:

1. собирать возникающую информацию;

2.  анализировать информацию;

3. перемещать информацию;

4. накапливать и хранить информацию;

5. фильтровать поток информации, то есть отбирать необходимые для того или иного уровня управления данные и документы;

6. объединять и разъединять информационные  потоки;

7. выполнять элементарные информационные  преобразования;

8. управлять информационным потоком.

1.1 Понятие информационного  потока и классификация информационных потоков

Информационный поток  является перемещением в некоторой среде данных, выраженных в структурированном виде.

С точки зрения логистики информационный поток - это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля за логистическими операциями.

Основные причины увеличения роли информационных потоков в современной  логистике:

- для потребителя информация  о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и т.п. является необходимым элементом потребительского логистического сервиса;

- с позиции управления запасами  в логистической цепи наличие  полной и достоверной информации  позволяет сократить потребность  в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности спроса;

- информация увеличивает гибкость  логистической системы относительно  того, как, где и когда можно  использовать ресурсы для достижения  конкурентных преимуществ.

Классификация информационных потоков в логистике:

1. В зависимости от вида систем, которые связываются потоком:

- горизонтальный, которой принадлежит  одному уровню иерархии логистической  системы;

- вертикальный - от верхнего уровня  логистической системы до нижнего.

2. В зависимости от места  прохождения:

- внешний, который циркулирует  между логистической системой  и внешней средой;

- внутренний, который циркулирует  внутри логистической системы  или ее отдельного элемента.

3. В зависимости от направления  по отношению к логистической  системе:

- входящий (поток сообщений, входящих в логистическую систему, либо в одну из подсистем);

- выходящий (поток сообщений,  выходящих за пределы логистической  системы, либо одной из подсистем).

4. По виду носителя информации;

- на бумажных носителях;

- на электронных носителях.

5. В зависимости от назначения:

- директивные (управляющие);

- нормативно-справочные;

- учетно-аналитические;

- вспомогательные.

6. В зависимости от срочности:

       - обычные; 

       -срочные;

       -очень срочные.

7. В зависимости от степени секретности:

  - обычные; 

  - содержащие коммерческую тайну; 

  - содержащие государственную  тайну.

8. В зависимости от значимости  почтовых сообщений:

       - простые; 

       - заказные;

       - ценные.

9. В зависимости от скорости  передачи:

    - традиционные (почта);

    - быстрые (факс, электронная  почта, телеграф, телетайп, телефон).

     10. В зависимости от области охвата:

     - местные; 

     - иногородние, 

     - дальние, 

     - международные.

Информационный поток может  опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:

- опережающий информационный поток  во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;

- опережающий информационный поток  в прямом направлении - это  предварительные сообщения о  предстоящем прибытии груза;

- одновременно с материальным  потоком идет информация в  прямом направлении о количественных  и качественных параметрах материального потока;

- вслед за материальным потоком  во встречном направлении может  проходить информация о результатах  приемки груза по количеству  или по качеству, разнообразные  претензии, подтверждения.

Путь, по которому движется информационный поток в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока. Формирование информационных систем невозможно без исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснащения определенного рабочего места вычислительной техникой невозможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.

Информационный поток  характеризуется следующими показателями:

1) источник возникновения сообщений  могут быть различными: как от участников логистических цепей, так и от смежных с ними организаций;

2) направление движения потока  могут быть горизонтальными и  вертикальными, прямыми и косвенными. Горизонтальные - это сообщения между  участниками одного уровня. Вертикальные - это потоки между руководящим и подчиненным уровнем управления. Прямое направление - для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление - отправка копий сообщения только для ознакомления с данным вопросом;

3) скорость передачи и приема. Объем информационных потоков учитывают несколькими способами. Для больших информационных потоков размеры определяют по числу документов, листов в потоке, страниц. Для малых потоков объем определяют числом строк в документе или числом слов в сообщении. Третий способ - учет числа знаков в сообщении - оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения;

4) интенсивность потока;

5) периодичность информационных  потоков - характеризует частоту  их формирования;

6) вид существования. Информационные потоки документального характера проходят процедуру согласования. Так, плановые сообщения на предприятиях согласуют с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Каждое документальное сообщение утверждается определенными лицами. Без соответствующей подписи документ силы не имеет. Документы имеют различные сроки действия и сроки хранения. Различен и порядок хранения информационных сообщений. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях.

     Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными потоками. Но иногда материальный поток может прибыть в заданное место, а документы на него могут быть еще не доставлены. Такой материальный поток считается неотфактурованной поставкой, и принимается получателем на хранение до прибытия документов. Может быть, и наоборот документы прибывают на место назначения раньше самого груза.

Опережение информационным потоком  материального потока предпочтительней. Это дает возможность лучше подготовиться  к приему грузов.

Способы управления информационными  потоками:

- изменяя направление потока;

- ограничивая скорость передачи  до соответствующе скорости приема;

- ограничивая объем потока до  величины пропускного способности  отдельного узла или участка  пути.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Следует иметь в виду, что помимо логистических операций в экономических  системах осуществляются и иные операции, также сопровождающиеся возникновением и передачей потоков информации. Однако логистических информационные потоки составляют наиболее значимую часть совокупного потока информации.

 

2. Понятие информационных систем

В центре эффективно управляемого материального  потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Информация - функция, приводящая в действие логистическую систему. Именно информация держит систему материального потока открытой - способной приспосабливаться к новым условиям. Для обеспечения гибкой, ориентированной на потребителя логистической системы необходимо, чтобы физическая система функционировала параллельно информационной системе.

Важнейшие принципы построения эффективных  информационных систем:

1) Принцип интеграции, заключающийся  в том, что обрабатываемые данные, однажды введенные в систему, многократно используются для решения большого числа задач.

2) Принцип системности, заключающийся  в обработке данных в различных  аспектах, чтобы получить информацию, необходимую для принятия решений  на всех уровнях управления.

3) Принцип комплексности, заключающийся в механизации и автоматизации процедур преобразования данных на всех этапах функционирования информационной системы.

Значимым элементом любой логической системы является подсистема, обеспечивающая прохождение и обработку информации, которая при ближайшем рассмотрении сама разворачивается в сложную  информационную систему, состоящую  из различных подсистем.

Так же как и любая другая система, информационная система должна состоять из упорядоченно взаимосвязанных элементов и обладать некоторой совокупностью интегративных качеств. Декомпозицию информационных систем на составляющие элементы можно осуществлять по разному. Информационная система подразделяется на две подсистемы функциональную и обеспечивающую.

Функциональная подсистема состоит из совокупности решаемых задач, сгруппированных по признаку общности цели. Функциональные подсистемы реализуют и поддерживают модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации. Состав функциональных подсистем весьма разнообразен и зависит от предметной области использования информационной системы, специфики хозяйственной деятельности объекта, управления.

Обеспечивающая подсистема включает в себя следующие элементы:

- техническое обеспечение, т.е.  совокупность технических средств,  обеспечивающих обработку и передачу  информационных потоков;

- информационное обеспечение, которое  включает в себя различные  справочники, классификаторы, кодификаторы, средства формализованного описания данных;

- математическое обеспечение, т.е.  совокупность методов решения  функциональных задач. Логические  информационные системы, как правило,  представляют собой автоматизированные  информационные системы управления логистическим и процессами. Поэтому математическое обеспечение в логистических информационных системах - это комплекс программ и совокупности средств программирования, обеспечивающих решение задач управления материальными потоками, обработку текстов, получение справочных данных и функционирование технических средств.

Организация связей между элементами в информационных системах логистики  может существенно отличаться от организации традиционных информационных систем. Это обусловлено тем, что  логистические информационные системы должны обеспечивать всестороннюю интеграцию всех элементов управления материальных потоков, их оперативное и надежное взаимодействие. Информационно техническое обеспечение логистических систем отличается не характером информации и набором технических средств, используемых для обработки, а методами и принципами, используемыми для их построения.

Таким образом, информационная система - это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных средств  вычислительной техники, различных справочников и необходимых средств программирования, обеспечивающая решение тех или иных функциональных задач (в логистике - задача по управлению материальными потоками).

Информационные системы в логистике  могут создаваться с целью  управления материальными потоками на уровне отдельного предприятия, а могут способствовать организации логистических процессов на территории региона, страны и даже группы стран.

Виды информационных систем, применяемых в логистике:

На уровне отдельного предприятия  информационные системы, в свою очередь, подразделяются на три группы:

1. Плановые. Эти системы создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического характера. Среди решаемых задач могут быть следующие: создание и оптимизация звеньев логистической цепи; управление условно - постоянными, т.е. малоизменяющимися, данными; планирование производства; общее управление запасами; управление резервами и другие задачи.
2. Диспозитивные (или диспетчерские). Эти системы создаются на уровне управления складом или цехом и служат для обеспечения отлаженной работы логических систем. Здесь могут решаться следующие задачи: детальное управление запасами (местами складирования); распоряжение внутрискладским (или внутризавоским) транспортом; отбор грузов по заказам и их комплектование; учет отправляемых грузов другие задачи.
3. Исполнительные (или оперативные). Создаются на уровне административного или оперативного управления. Обработка информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью ее поступления в ЭВМ. Это так называемый режим работы в реальном масштабе времени, который позволяет получать необходимую информацию о движении грузов в текущей момент времени и своевременно выдавать соответствующие административные и управляющие воздействия на объект управления. Этими системами могут решаться разнообразные задачи связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением обслуживания производства, управлением помещениями и т.п.