Характеристика рабочего места секретаря

МИНОБРНАУКИ РОССИИ 

Филиал

Государственного  образовательного учреждения высшего  профессионального образования 

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

в г.Железнодорожном  Московской области 
 
 
 
 

Папакина  Ирина Викторовна

 

ХАРАКТЕРИСТИКА  РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ 

Контрольная работа по организации секретарского обслуживания

студента 5 курса заочной формы обучения

специальность 032001.65- Документоведение и документационное обеспечение управления 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 

Железнодорожный  2011

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение …………………………………………………………………………4

1. Планировка  рабочего места секретаря………………………………………5

2. Оснащение   и оборудование рабочего места………………………………10

3. Условия труда  секретаря……………………………………………………13

4. Освещение  рабочего места……………………………………………….....15

5. Влияние микроклимата  и шумовых эффектов на рабочем  месте………...17

Заключение ………………………………………………………………….....21

Список литературы …………………………………………………………... 23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Приемная  офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талант-ливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это сек-ретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

    Качество  работы приемной напрямую связано с  грамотной органи-зацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впе-чатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

    Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких  ценах на офисную площадь, высокой  техни-ческой оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

    Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу  представит фирму в невыгодном свете  перед возмож-ными ценными клиентами.

    Большое значение имеет рациональная организация  рабочего места секретаря. Для этого  вначале надо уточнить и выявить  основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и  канцелярские принадлежности. 
 
 
 

1. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА 

    Рациональный  ее вариант предполагает размещение 1СТВ и предметов труда в  пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

    Рабочая зона - пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную.

    Нормальная  рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

    Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограни-чивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимоперек-рываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

    В вертикальной плоскости различают  пять зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

    Основное  требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечить экономию времени на поиск средств  и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого  необходимо соблюдать следующие  правила:

• на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
• каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, посколь-ку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее доку-ментами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;
• канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) сле-дует хранить в ящике стола со специальными разделителями;
• все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо распо-лагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
• документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обес-печивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
• документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
• движения работника должны быть оптимальными, т.е. более корот-кими и экономными с позиций затрат времени и сил.

    Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации  труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и  возможностей использования современной  оргтехники, к его оборудованию и  оснащению является необходимым  условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения рабо-тоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

    Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудо-вого процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, пока-зателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

    Планировка  рабочего места секретаря должна обеспечить максималь-ные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

• рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
• в помещении приемной должны находиться только предметы, требу-ющиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
• мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматри-ваемой секретарем, удобной для ее размещения.

    Большую часть рабочего времени секретарь  работает сидя, а это утомляет, поэтому  он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей  машине, чтения.

    Рабочее место секретаря - это, прежде всего  удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют  использовать универ-сальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конст-рукция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения нахо-дящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.

    Его плоскость мысленно делят на два  поля. В левом кроме текущей  работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудо-вание, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими доку-ментами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными доку-ментами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с докумен-тами, которые надо подшить в дело.

    Все орудия труда размещают на плоскости  стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (нап-ример, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принад-лежности, имеющие разное назначение.

    Помимо  рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для пер-сонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

    При этом стол для ПК лучше размещать  таким образом, чтобы экран дисплея  был развернут в противоположную  от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может нахо-дится на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

    А теперь немного общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.

• конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное раз-мещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.
• высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.
• рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.
• конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональ-ную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.
• рабочий стул (кресло) должен быть поъемно-поворотным и регулиру-емый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.
• поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) долж-на быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопрони-цаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.
• клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей.
• для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необ-ходим специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлет-ворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обес-печивать хорошее сцепление с шариком, но не затруднять движения мыши.
• центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 - 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.
• по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.
• от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).