Характеристика рабочего места секретаря

    Рабочий стол секретаря и стол для ПК лучше  располагать ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю  приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.

    Кресло  для работы секретаря должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше  всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно  регулировать. Это позволит секретарю  быстро переключаться от работы с  техникой к работе с документами  или с посетителями, т.е. будет  отвечать практическим задачам работы секретаря.

    Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаме-няемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми мате-риалами; личных вещей.

    Все служебные документы в процессе работы должны лежать следу-ющим образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находится на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения. 

2. ОСНАЩЕНИЕ И ОБОРУДОВАНИЕ РАБОЧИХ МЕСТ 

    На  эффективность труда решающее влияние  оказывает оснащение рабо-чих мест техническими средствами для выполнения различных обязаннос-тей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.

    Выделяют  следующие виды (классы) средств  труда:

• средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения докумен-тов, ручки автоматические, карандаши;
• средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляя-ющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штем-пельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
• средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода кар-тотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;
• средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;
• средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радио-связь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, авто-ответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;
• специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

    При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управ-ленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управлен-ческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализиро-вать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преиму-щества его применения.

    В состав рабочего места секретаря  обязательно должны входить шкафы  для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться  на стене или перегородке около  рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности  последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря  хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать  его рабочее место специальным  сейфом для документов.

    Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше прост-ранства для работы.

    Желательно  оснастить рабочее место секретаря  специальным пере-говорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию.

    В состав рабочего места секретаря  должны входить три зоны: основ- ная - стол с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания посетителей.

    Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12 - 16 кв.м. По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей - это визитная кар-точка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посе-титель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки. Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме.

    Именно  поэтому специалист не рекомендуют  ставить в приемной мягкую мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и деформи-руется. В то же время использование стульев и обычных столиков на коле-сиках позволит быстро изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату для совещаний и т.п.

    В том случае, если в фирме нет  специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли  бы повесить верхнюю одежду.

    Для зрительного комфорта и общего впечатления  от приемной большое значение имеет и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализируют вредное действие средств вычислительной и орга-низационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер.

    Помимо  цветов, для оформления офиса и  его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и  другие элементы декоративного оформления.

    Рабочее место секретаря должно комплектоваться  достаточным набо-ром технических средств, канцелярских принадлежностей, средств органи-зационной технике, отвечать требованиям эргономики. 

3. УСЛОВИЯ ТРУДА 

    Условия труда - это совокупность элементов (факторов) производст-венной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональ-ное состояние организма человека - здоровье, работоспособность, удовлет-воренность трудом и его эффективность.

    Можно выделить следующие группы факторов условий труда:

1. Санитарно-гигиенические, характеризующие микроклимат (темпера-туру, влажность и скорость движения воздуха), освещение, шум, вибрацию и сопряженную с освещением окраску служебных помещений и оборудования;

2. Эстетические, включающие цветовую отделку интерьеров, озеленение служебных помещений, использование в интерьерах помещений произведе-ний живописи и произведений прикладного искусства;
3. Психофизиологические, связанные с осуществлением мер психо-физиологиического характера, обеспечивающих условия высокоэффек-тивной деятельности и сохранения здоровья служащих (постепенное вхо-ждение в труд, ритмизация труда, нормальное чередование труда и отдыха, смена форм деятельности, активные формы труда и отдыха и ряд других факторов);
4. Социально-психологические, связанные с осуществлением мер, нап-равленных на формирование психологической готовности человека к работе с новой техникой, к различного рода нововведениям (снятия психологи-ческих барьеров), с созданием нормального психологического климата в коллективе, установлением нормальных взаимоотношений руководителя и подчиненных и, в частности, с использованием выработанных наукой и практикой принципов общения руководителей с подчиненными.

    Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами, стандартами.

    Работа  по созданию благоприятных условий  труда должна носить комплексный  системный характер. Начало их формирования закладывается при проектировании предприятий и учреждений. Это  относится прежде всего к санитарно-гигиеническим  и эстетическим условиям труда, которые  формируются под влиянием проектируемой  техники и технологии, архитектурно-строительного  оформления зданий, внутреннего размещения служебных подразделений и оборудования, рабочей мебели и т.п. На этом этапе  проектируются вентиляция, кондиционирование  воздуха, освещение служебных помещений  в соответствии с санитарными  и строительными нормами.

    Не  менее важна разработка мер по формированию и улучшению условий  труда на уже действующих объектах. Здесь работу следует ввести по всему  комплексу элементов условий  труда, но особое внимание надо уделить  психофизиологическим и социально-психологическим  факторам, формирующимся под влиянием выполняемой работы, межличностных  отношений, т.е. факторам, которые на этапе проектирования предприятий  не могут быть учтены.

    Поскольку в современных условиях хозяйствования все большее значение придается активизации человеческого фактора, роль социально-психологических условий труда также повысится, ибо они способствуют усилению социальной мотивации труда, стремлению к большей творческой отдаче специалистов.

    Комплексный подход к обеспечению благоприятных  условий труда отражен в специальных  межотраслевых требованиях и  нормативных материалах, которые  следует учитывать при проектировании новых и реконструкции действующих  предприятий, технологических процессов  и оборудования. 

4. ОСВЕЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА 

    Важнейшим фактором производственной среды является освещение. Значение рационального  освещения во время работы трудно переоценить.

    Требования  к рациональному освещению сводится к следующему: пра-вильный выбор источника света и системы освещения, создание необходи-мого уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта ослепления, устранение бликов, обеспечение равномерного освещения.

    Наиболее  целесообразным является естественное освещение. Установ-лено, что оно вызывает наименьшее утомление. К сожалению, использовать его весь рабочий день не представляется возможным, особенно в осенне-зимний период, когда световой день короткий. Поэтому рекомендуется применять искусственное освещение - как общее, так и локальное.

    Если  в качестве искусственного источника  света общего назначения рекомендуют  применять люминесцентные и металлогалогеновые лампы, то систему местного освещения  необходимо организовать из ламп накаливания  или ламп белого света. Лампы белого света излучают мягкий белый свет, несущий теплоту и успокоение, способствующий повышению зрительного  восприятия. Все типы светильников в обязательном порядке должны быть снабжены рассеивателями и экранизирующими  решетками; для совместного освещения допускается не просвечивающий отражатель с углом не менее 40 градусов.

    Наилучшим вариантом является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока или при комбинированном, когда  недос-таточное естественное освещение дополняется местным или, когда работают светильники общего и местного назначения.

    Освещенность  рабочего места должна быть приспособлена  к индиви-дуальным качествам секретаря и быть в пределах 500 лк.

    Цвет  освещения имеет психологическое  значение, поэтому при небольшой  освещенности предпочтение отдают теплым тонам, которые дают лампы накаливания, подчеркивающие желтые и красные  цвета. Свет в офисе должен иметь  правильную направленность, установку  и формат «светового пятна» - это  важные факторы здоровья, уюта и  повышения результативности труда.

    Так же как не рекомендуется смотреть телевизор в темной комнате, так  нельзя и работать за дисплеем только при местном освещении. Это связано  с таким явлением, как адаптация  зрения. Периодическое приспособление глаза с одной яркости на другую приводит к быстрому утомлению, потери зрения, отрицательно влияет на психику. С целью избежать нагрузку на зрение, необходимо соблюдать требование: разница между яркостью монитора и яркостью окружающих предметов, находящихся в поле зрения оператора, должна быть равна отношению 1:3.

    Чтобы уменьшить напряжение глаз, необходимо учесть, что легче восп-ринимаются глазом темные знаки на светлом фоне. Глаз меньше утомляется, держится хорошая скорость и точность считывания при чтении желто-зеле-ных знаков на белом фоне. Были установлены оптимальные комбинации цвета знаков с цветом фона: синий на белом, зеленый на белом, черный на желтом, черный на белом.

    Старайтесь  не допускать длительной работы с  текстом на мониторе, выполненным  красными буквами на зеленом фоне, оранжевыми на белом, черными на пурпурном, оранжевыми на черном.