Государственное хранение на примере Учреждения «Государственный архив Минской области»

В июне 1995 г. прежний Национальный архив был расформирован. Комплекс документов бывшего Центрального партийного архива был передан в Белорусский государственный архив, преобразованный в Национальный архив Республики Беларусь. Документы бывшего партийного архива Минской области были переданы в государственный архив Минской области, а на базе фондов бывшего Центрального государственного исторического архива в Минске образован Национальный исторический архив Беларуси. Тогда же Белорусский государственный исторический архив был переименован в Национальный исторический архив Беларуси в Гродно.

В 1996 г. филиалы областных архивов были преобразованы в зональные государственные архивы, а бывшие партийные архивы Гомельской, Гродненской и Могилевской областей – в Государственные архивы общественных объединений. В январе 1997 г. Белкомархив преобразован в Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (Госкомархив), его председатель введен в состав Совета Министров Республики Беларусь.

3 июня 2002 г. вышел Указ Президента Республики Беларусь № 282, по которому Национальный центр по архивам и делопроизводству преобразован в Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.

5 мая 2006 г. в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь № 289 Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь присоединен к Министерству юстиции Республики Беларусь. Был создан Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, который в настоящее время является руководящим органом в области архивного дела и организации делопроизводства на территории Беларуси.[10]

Таким образом, развитие государственного архива в  нашей стране прошло путь от хранилищ в монастырях до государственной структуры, имеющей важное культурное, социально-политическое значение.

 

1.2 Государственное регулирование деятельности архивов

 

Вся деятельность архива Республики Беларусь базируется на правовой основе. Нормативно-методическая база архивного дела включает в себя:

• указы, распоряжения Президента Республики Беларусь
• постановления и распоряжения правительства Республики Беларусь, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне
• правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий
• государственные стандарты на документацию
• классификаторы технико-экономической и социальной информации
• государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)
• законодательные акты Республики Беларусь в сфере документации

Основным законодательным актом, регламентирующим работу государственных архивов в Республике Беларусь, является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Он регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства. Законом установлено, что все государственные органы, а также организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению (ст.25).[4]

Государственную политику в области  регулирования делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.[4]

Департамент осуществляет следующие задачи:

• организация мероприятий, направленных на реализацию государственной политики в области архивного дела и делопроизводства, и контроль за их осуществлением
• формирование, обеспечение сохранности, организация государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и их использования
• развитие архивного дела, делопроизводства, геральдики, разработка государственных программ в области архивного дела и делопроизводства и их осуществление
• координация деятельности республиканских органов государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с ними государственной системы делопроизводства
• создание совместно с заинтересованными министерствами и другими республиканскими органами государственного управления, научными учреждениями условий, обеспечивающих внедрение автоматизации документооборота, идентификацию технотронных документов, их учет и описание в соответствии со стандартами, обеспечение совместимости технологий, создающих и поддерживающих электронные документы, с технологиями их последующего хранения в государственных архивах
• руководство республиканскими архивными учреждениями, обеспечение их функционирования
• контроль за исполнением законодательства Республики Беларусь в области архивного дела и делопроизводства, использованием государственной символики, ведение Гербового матрикула (реестра) Республики Беларусь
• организация повышения квалификации специалистов архивного дела, делопроизводства, разработка рекомендаций по совершенствованию учебных программ по архивному делу и делопроизводству
• международное сотрудничество в области архивного дела и делопроизводства Комитет по архивам и делопроизводству выполняет возложенные на него задачи как непосредственно, так и через систему архивных органов и архивных учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Важнейшим нормативным  актом, регламентирующим архивоведческие  аспекты делопроизводства, а также  деятельность архивов организаций  являются Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5. В данных правилах сформулированы требования к порядку составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации, установлены критерии определения ценности документов и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архиве, сформулированы требования к оформлению дел, определен порядок их передачи в архив организации и на государственное хранение, порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения и др. Кроме того, указанные правила устанавливают требования к помещению архива, регламентируют порядок использования документов, поступивших на хранение в архив организации.

При определении  сроков хранения документов и отборе их на государственное хранение или  уничтожение используются перечни  типовых документов с указанием  сроков хранения (так называемые типовые  перечни). Под типовыми документами  понимаются документы, образующиеся при  документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями  независимо от их статуса, ведомственной  принадлежности или специфики деятельности. В настоящее время в Республике Беларусь действует два типовых перечня:

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38);

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).

В типовых  перечнях определены сроки хранения как для организаций, передающих документы на хранение в госархивы, так и для организаций, документы которых не поступают на государственное хранение, в т.ч. негосударственных.

Сроки хранения документов, отражающих специфические  функции организаций (присущие определенной ведомственной системе), определяются в разрабатываемых министерствами и другими органами управления ведомственных  перечнях.

Также в Республике Беларусь применяются государственные  стандарты СССР: ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размер, технические требования»  и ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения».

Таким образом, деятельность государственных архивов  в Республике Беларусь осуществляется согласно нормативно-правовым актам  Республики Беларусь. Главным действующим законодательным актом в области архивного дела является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Государственную политику в области регулирования  делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент по архивам  и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.

 

1.3 Виды архивов

 

Архив - учреждение или структурное подразделение  учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных документов в интересах  пользователей.[4]

Основными видами архивов в Республике Беларусь являются государственные, ведомственные (межведомственные) архивы и архивы негосударственной  части Национального архивного  фонда Республики Беларусь.

Государственный архив - это учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования.[1]

Государственными  архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские архивы.

Республиканские архивы создаются по решению республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству, а  областные, зональные, городские и  районные архивы - соответствующими местными исполнительными и распорядительными  органами по согласованию с республиканским  органом государственного управления по архивам и делопроизводству.

Государственные архивы осуществляют прием и постоянное хранение архивных документов государственных  органов, государственных предприятий, учреждений, организаций, а также  архивов негосударственной части  Национального архивного фонда  Республики Беларусь в порядке, установленном  настоящим Законом.

В государственные  архивы документы поступают на постоянное хранение. Главная задача государственных архивов - служение науке. Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.

Ведомственными (межведомственными) архивами являются архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций, осуществляющие прием и хранение документов этих государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций в течение периода времени, установленного настоящим Законом.

Ведомственный архив - структурные подразделения  учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного  обеспечения их работы[11, c.37].

Министерства  и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых нормативными актами Республики Беларусь.

К архивам  негосударственной части Национального  архивного фонда Республики Беларусь относятся:

частные архивы физических лиц - комплексы архивных документов, созданные лицом, семьей, родом либо приобретенные ими  на законных основаниях и находящиеся  в их собственности, а также комплексы  архивных документов, созданные на предприятиях торговли и обслуживания, объектах культуры и искусства, находящихся  в частной собственности физических лиц, и зарегистрированные в установленном  порядке республиканскими органами Государственной архивной службы Республики Беларусь;

архивы юридических  лиц негосударственной формы  собственности, а также религиозных  организаций, архивные документы которых  созданы после отделения церкви от государства[4].

Таким образом, основными видами архивов в Республике Беларусь являются:

- государственные:

• республиканские,
• областные,
• зональные,
• районные,
• городские архивы.

- ведомственные  (межведомственные) архивы:

• архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов,
• государственных предприятий, учреждений и организаций.

- архивы негосударственной  части Национального архивного  фонда Республики Беларусь:

• частные архивы физических лиц;
• архивы юридических лиц негосударственной формы собственности;
• архивы религиозных организаций, документы которых созданы после отделения церкви от государства.

 

2. ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ХРАНЕНИЕ НА ПРИМЕРЕ УЧРЕЖДЕНИЯ  «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МИНСКОЙ  ОБЛАСТИ»