Документоведение деятельности организации

     На документы  личного дела составляется внутренняя  опись. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

        В ООО «ФАКТ» личные дела заводятся на всех без исключения сотрудников. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы № Т-2. Ответственным за ведение личных дел в ООО «ФАКТ» является секретарь, это отражено в его должностной инструкции.

Личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу. Все документы в личных делах располагаются в последовательности, удобной для ведения и справочной работы. В ООО «ФАКТ» личные дела формируются в следующей последовательности:

1. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2. трудовой договор;
3. резюме;
4. заявление о приеме на работу;
5. характеристики, рекомендательные письма, медицинская справка;
6. копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
7. копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;
8. копии других приказов (при необходимости).

      Далее секретарь в ООО «ФАКТ» оформляет обложку личного дела в соответствии со стандартом, сверху вниз: наименование организации, номер личного дела, Ф.И.О. (полностью), дата начала личного дела. На корешке папки обозначается номер личного дела. В папку подшиваются чистые листы внутренней описи документов личного дела. После систематизации полученных документов сведения о них вносятся во внутреннюю опись документов личного дела. Листы документов нумеруются и подшиваются в папку личного дела в последовательности номеров листов. Затем личное дело помещается в ящик для хранения.

 

4.2. Ведение  личного дела

       В процессе трудовой деятельности работника в его личное дело в хронологическом порядке по периодам времени включаются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов загса и т.п.), материалы характеризующие работника и другие документы, в которых содержится оценка деловых, личных и моральных качеств работников, а также копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и наградах. Эти документы могут хронологически относиться к периодам времени и до назначения работника на должность.

        Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

        Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

      Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

        Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

       В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.⁶⁷

        В связи с этим в личные дела не входят документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается приказ (выписка из приказа) о прекращении действий трудового договора.

       В зависимости  от сроков хранения проводится  полное или частичное оформление  дел. Полному оформлению подлежат  дела постоянного, временного (свыше  10 лет) хранения и по личному  составу. Полное оформление дела  предусматривает: оформление обложки  дела по установленной форме;  нумерацию листов в деле; составление  листа-заверителя дела; составление  в необходимых случаях внутренней  описи документов дела; подшивку  или переплет дела.

     На обложке  дела указываются реквизиты: 

- наименование организации; 

- наименование структурного  подразделения; заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в  деле; срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые  на обложке дела, оформляются следующим  образом:

- наименование организации  указывается полностью, в именительном  падеже, с указанием официально  принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках  после полного наименования;

- наименование структурного  подразделения - записывается название  структурного подразделения в  соответствии с утвержденной  структурой;

- заголовок дела - переносится  из номенклатуры дел организации 

- дата дела - указывается  год заведения и окончания  дела в делопроизводстве.

       Архивный  шифр дела (состоит из номера  фонда, номера описи и номера  дела по описи) на обложках  дел постоянного хранения проставляется  черными чернилами только после  включения этих дел в описи.

      Для учета  документов определенных категорий  постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых  вызывается спецификой данной  документации (особо ценные, личные  дела и т.д.), составляется внутренняя  опись документов дела. Внутренняя  опись документов дела составляется  также на дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям  документов, заголовки которых не  раскрывают конкретное содержание  документов.⁶⁸

       Внутренняя  опись составляется на отдельном  листе по установленной форме,  которая содержит сведения о  порядковых номерах документов  дела, их индексах, датах, заголовках  и номерах листов дела, на которых  расположен каждый документ. К  внутренней описи составляется  итоговая запись, в которой указываются  цифрами и прописью количество  включенных в нее документов  и количество листов внутренней  описи. Внутренняя опись документов  дела подписывается составителем  с указанием расшифровки подписи,  должности и даты составления  описи. Заверенная составителем  внутренняя опись документов  дела подклеивается за верхний  край к внутренней стороне  лицевой обложки дела.

      Документы,  составляющие дело, подшиваются  на четыре прокола в твердую  обложку из картона или переплетаются  с учетом возможного свободного  чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов  удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается  хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

        Все изменения в анкетно-биографических данных работника, происшедшие после заполнения им личного листка по учету кадров, а также процесс прохождения им работы фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. В связи с этим может отпасть необходимость включения в личное дело выписок из приказов о переводах по службе, поощрениях, наложениях и снятии дисциплинарных взысканий.

       Во внутреннюю опись документов личного дела записываются по мере включения в дело все документы с указанием их наименований, номеров и дат и ссылок на номера листов дела. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию.

      В ООО «ФАКТ» личные дела регистрируются в журнале инвентарного учета личных дел. В журнале предусмотрены графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись секретаря, ответственного за ведение личных дел.

4.3. Хранение  личного дела

        Личные дела хранятся у секретаря, который несет ответственность за эту работу. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется генеральным директором ООО «ФАКТ». Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

      Личное дело создается в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству личных дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

         С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.

      При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

- личному делу присваивается учетный номер;

- производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

- в личное дело вкладывается внутренняя опись.

      При закрытии дела ниже перечня документов цифрами и прописью проставляется количество документов и количество листов внутренней описи. Ниже ставится подпись должностного лиц, составившего опись, и дата.

       При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки и подготавливается к архивному хранению. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной – дата увольнения.

      При подготовке дела на архивное хранение в личное дело подшивается лист-заверитель дела. В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности нумерации (литерные листы, пропущенные листы) и отдельно количество листов внутренней описи. Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист заверяется подписью работника отдела по персоналу, составившего завершительную надпись, ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения запрещается помещать на обложке дела.

    Освободившаяся обложка используется при формировании нового личного дела под тем же номером.

     Ранее было сказано, что в ООО «ФАКТ» отсутствует архив, поэтому дела хранятся у секретаря в отдельном ящике в порядке алфавита. Личные дела в ООО «ФАКТ» хранятся отдельно от трудовых книжек.

       Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

●  по порядку номеров;

● в прямом алфавитном порядке;

● по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно  штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

      В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел.

       Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. В ООО «ФАКТ» личные дела заводятся на всех без исключения сотрудников. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы № Т-2. Ответственным за ведение личных дел в ООО «ФАКТ» является секретарь, т.к. в организации отсутствует отдел кадров .