Документоведение деятельности организации

+ будет приложение с приказами

 

3.4.2. Порядок оформления продления, перенесения ежегодного основного оплачиваемого отпуска и отзыва из него

 

Основания продления  и перенесения ежегодного оплачиваемого  отпуска установлены в ст. 124 ТК РФ.

Отпуск продлевается в следующих случаях:

1. временной нетрудоспособности работника, т.е. когда она подтверждена больничным листом;
2. исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;
3. в других случаях предусмотренных законом, локальными нормативными актами организации.

В указанных  случаях отпуск продлевается автоматически, т.е. для этого не требуется ни заявление работника, ни приказа  работодателя⁵⁷.

ТК РФ предусматривает  возможность перенесения ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок, если достигнуто соглашение между  работодателем и работником в  случаях:

1. если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска;
2. если работника не предупредили за две недели о времени начала отпуска;
3. в исключительных случаях. Когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. В этом случае отпуск может быть перенесен на следующий год, но должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется⁵⁸.

В случае перенесения  отпуска в ООО «ФАКТ» оформляются  следующие документы: работник пишет  заявление с просьбой о перенесении  отпуска, в котором указывает  причину перенесения отпуска  на другое время – несвоевременная  оплата отпуска или несвоевременное  предупреждение о начале отпуска.

+ пример заявления

Если отпуск переносится по инициативе работодателя, то в данном случае составляется письменное предложение, с которым работник должен согласиться (либо отказаться), и свое согласие (отказ) письменно  изложить на самом Предложении.

+ пример

при достижении договоренности о перенесении отпуска  вносится соответствующая информация в график отпусков (форма №Т-7): в 8-й графе указывается основание  перенесения отпуска, а в 9-й –  новая дата предоставления отпуска.

Трудовой  кодекс РФ защищает права работника  на отдых. Работодателям запрещено  не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течении двух лет подряд, а также работникам до 18 лет⁵⁹.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ с согласия работника  он может быть отозван из отпуска. Отзыв оформляется приказом об отзыве из отпуска. Приказы об отзыве из отпуска  оформляются как по основной деятельности, с той разницей, что их проекты  готовит кадровая служба, а в ООО  «ФАКТ» - секретарь.

 

3.4.3 Порядок оформления отпуска без сохранения заработной платы

Порядок предоставления отпуска без сохранения заработной платы определено ст. 128 ТК РФ. Он может  представляться работнику по его  письменному заявлению по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Его продолжительность  определяется соглашением между  работником и работодателем.

В ряде случаев, работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска без  сохранения заработной платы. Он обязан предоставить отпуск при наличии  письменного заявления работника:

1. участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году;
2. работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
3. родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных  при исполнении обязанностей военной службы, - до 14 календарных дней в году;
4. работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;
5. работникам в случаях:
1. рождения ребенка – до 5 календарных дней;
2. при регистрации брака – до 5 календарных дней;
3. смерти близких родственников – до 5 календарных дней⁶⁰.

 

В ООО «ФАКТ» данные требования трудового законодательства соблюдаются полностью.

 

 

3.5. Документирование оценки деятельности  персонала. Поощрение сотрудников  и наложение дисциплинарных взысканий

В общем виде понятие оценки кадров включает в  себя определение ее содержания, методов  и процедур.

Содержание  оценки подразумевает:

1. ознакомление с сущностью выполняемой работы, ее разнообразием и комплексностью;
2. учет степени самостоятельности и ответственности при проведении работ;
3. вывод о соотношении творческих и стандартных процедур при исполнении работы;
4. оценку личных качеств работника (знание, умение, навыки, черты характера).

В качестве методов  оценки используют:

1. сбор соответствующей информации (изучение документов и других письменных источников, беседы, опросы и наблюдения);
2. анализ полученной информации путем применения измерителей и самого измерения;
3. тестирование персонала;
4. анкетирование;
5. количественную оценку (когда каждому качеству работника присваивается определенное количество баллов).

Процедура оценки включает такие элементы, как аттестация работников, периодичность и программа  оценки, порядок использования и  доведения результатов оценки до оцениваемого работника.

Труд работников обычно характеризуется и оценивается  администрацией при проведении аттестации или присвоении квалификационных разрядов, при решении вопросов поощрений  и вынесении взысканий. При выдаче характеристик и рекомендательных писем⁶¹.

В ООО «ФАКТ» поощряют работников, добросовестно  выполняющих трудовые обязанности: объявляют благодарность, выдают премии, награждают ценными подарками⁶².

При поощрении  сотрудника составляются представление  и приказ о поощрении (индивидуальный или сводный).

Технологическая цепочка процедуры поощрения  работника в ООО «ФАКТ» включает в себя:

1. составление заведующим складом представления о поощрении сотрудника с указанием вида поощрения в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации;
2. согласование представления с главным бухгалтером, заместителем генерального директора, заведующим секцией;
3. передача генеральному директору для принятия решения;
4. при положительном решении – передачу представления с резолюцией секретарю для составления и оформления соответствующего приказа;
5. составление (как правило, заполнение электронного шаблона) секретарем унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о поощрении; распечатку бумажного  экземпляра приказа; при необходимости – согласование черновика приказа с генеральным директором;
6. визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдачу по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);
7. внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;
8. внесение необходимых записей о поощрении работника в учетные формы, в том числе в личную карточку (формы №Т-2 или Т-2ГС), перестановку учетных карточек в картотеке;
9. внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

 

Основанием  поощрения являются определенные события: высокая производительность труда, юбилейные даты работников, праздничные  даты и другие события.

+ пример предложения о  поощрения 

Наряду с  поощрением к работникам могут применяться  дисциплинарные взыскания. Трудовым кодексом РФ установлено, что дисциплинарным проступком считается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

В этом случае работодатель имеет право применить  следующие дисциплинарные взыскания:

1. замечание;
2. выговор;
3. увольнение.

Дисциплинарные  взыскания, кроме перечисленных, не допускаются⁶³.

Дисциплинарное  взыскание налагается не позднее  одного месяца со дня обнаружения  проступка, не считая времени болезни  работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работника.

Дисциплинарное  взыскание не может применяться  по истечении шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам  ревизии и прочих проверок финансово-хозяйственной  деятельности – не позднее двух лет со дня совершения. В эти  сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может  быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Дисциплинарное взыскание  может быть обжаловано в государственную  инспекцию труда или в комиссию по рассмотрению трудовых споров⁶⁴.

В соответствии с положением о дисциплинарных взысканиях в ООО «ФАКТ» составляются:

1. докладная записка о проступке;
2. объяснительная записка (письменное объяснение работника);
3. приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Рассмотрим  качество оформления этих документов в ООО «ФАКТ».

В соответствии с трудовым законодательством работник обязан написать объяснительную записку  о нарушении трудовой дисциплины на имя работодателя. В записке  излагаются версии работника о причинах и обстоятельствах такого нарушения. В случае если объяснительная записка  не предоставлена в течении двух рабочих дней, составляется акт. Отказ предоставить объяснительную записку не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Объяснительная  записка составляется на трафаретном  бланке или на стандартном листе  бумаги формата А4 в одном экземпляре и после регистрации в службе документации представляется заместителю генерального директора.

Докладная записка  составляется заместителем генерального директора по факту нарушения  трудовой дисциплины (опоздание на работу, неявка на работу без уважительной причины, уход с работы ранее установленного времени, появление на рабочем месте  в нетрезвом состоянии, нарушение  правил техники безопасности и т.п.) и вместе с объяснительной запиской передается генеральному директору. После  рассмотрения записок генеральный  директор налагает резолюцию. В ней  указывается исполнитель, характер поручения и срок исполнения.

Записки и  резолюция поступают секретарю, который на их основании подготавливает приказ о наложении дисциплинарно  взыскания.

+ пример приказа

С визами всех заинтересованных лиц проект приказа  передается для подписания генеральному директору, подписанный им приказ объявляется  в течении трех рабочих дней после издания работнику под расписку.

В дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника и в  учетной форме, в том числе  личную карточку (форма №Т-2) вносятся необходимые записи о наложении  на работника дисциплинарного взыскания.

Спустя год  после издания приказа наложенное взыскание на работника теряет силу, если работник будет подвергнут новому взысканию.

Можно сделать  вывод, что правовые действия, связанные  с поощрением работников за трудовые достижения и наложением дисциплинарных взысканий за нарушение трудовой дисциплины в ООО «ФАКТ», имеют  сложившийся стандартный характер в части оформления документов и  процедур доведения решений руководства  до сотрудников организации.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 4. Формирование и  ведение личных дел на примере  ООО «ФАКТ»

 

1. Состав и оформление личного дела

          После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (форма № Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

         Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.).  Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

        Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года) и личных карточек (форма № Т-2) – 75 лет.⁶⁵

         Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

        Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.⁶⁶ Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.