Документооборот предприятий социально-культурной деятельности

Если бронирование подтверждено, то туристу нет надобности брать  с собой лист бронирования, номер  подтверждения брони будет записан  в его именном ваучере.

Подтверждение о бронировании услуг оформляется или отдельным  документом произвольной формы, или  факт бронирования с реквизитами  брони указывается в соответствующей  графе листа бронирования с повторением  этой записи в именном ваучере.

Договор на туристское путешествие  – обязательный документ, регламентирующий взаимоотношения туриста и организатора путешествия. Заключение его на территории России регламентируется Гражданским  кодексом и Законом Российской Федерации  «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации».

В туристской практике на территории России и ближнего зарубежья взаимоотношения  сторон регулируются договором, а при  иных международных сделках –  контрактом (или агентским соглашением). Договор является также основным документом при удовлетворении исков  и претензий туриста к организатору путешествия.

Документы от туриста на получение виз и разрешений включают: основную анкету, фотографии, общегражданский  заграничный паспорт, в ряде стран  – страховой полис и др. Формы  и содержание анкеты также различны и зависят от страны.

Наименование и структура  требуемых документов зависит также  от типа запрашиваемой визы: индивидуальной, групповой, шенгенской и др.

Международный туристский ваучер – подтверждение заключенного договора между туристом и организатором  путешествия, а также документ для  взаиморасчетов отправляющей и принимающей  фирм. Кроме того, он предназначен для  бронирования мест в гостиницах, билетов  на транспорт, аренды автомобилей и  прочих видов обслуживания, требующих  предварительной оплаты.

Право выдачи международного туристского ваучера имеет турфирма, являющаяся членом национальной туристской ассоциации: в России – НТА (Национальная туристская ассоциация), РАТА (Российская ассоциация туристских агентств) или непосредственно членом ФУААВ (Всемирная Федерация ассоциаций туристских агентств).

Данный ваучер принимается  предприятиями обслуживания во всем мире и исключает необходимость  заключать соглашение с каждым из этих предприятий в отдельности. Так как ваучер – это узаконенный  во всем мире платежный документ, то после предоставления указанных  в нем услуг он может быть депонирован  на любой банковский счет предприятия, предоставившего услуги.

Использование ваучера значительно  упрощает бухгалтерский учет и отчетность, а также сокращает банковские издержки, расходы по обмену валюты и значительно упрощает документооборот.

Если туристская фирма  не является членом ФУААВ или национальных ассоциаций, она может использовать служебный ваучер, т. е. ордер, удостоверяющий наличие контракта, перечень бронированных  услуг, их объемы, реквизиты сторон и др. Неотъемлемой частью служебного ваучера является лист отметки о  предоставленных услугах.

Организатор путешествия  обязан выдавать туристу документ на путешествие, заверенный подписью и  печатью. Таким документом согласно Конвенции служит именной туристский ваучер. Он отличается от служебного или  международного тем, что не содержит ценовой информации и размера  комиссионных турагенту.

Российские туристские фирмы  оформляют на заграничное путешествие  служебный и именной ваучеры (для  получения услуг за рубежом и  взаиморасчетов отправляющей и принимающей  фирм) и туристскую путевку установленного образца (для внутренней отчетности и получения льгот по налогообложению).

Туристская путевка –  документ строгой отчетности, выдается туристу при реализации транспортных путешествий внутри страны вместо Международного туристского ваучера.

Транспортные документы  включают в себя проездные документы (билеты установленного образца), багажные квитанции доплат за сверхнормативный багаж, санитарные сертификаты и  др.

Страхование туриста производится по его поручению отправляющей фирмой или самостоятельно. В России страхование  туриста является добровольным (за исключением ряда стран, которые  не выдадут визы без предъявления страховки). Страховой полис может  включать как амбулаторное обслуживание, так и другие виды услуг. Страхование  транспортного путешествия является обязательным, а сумма страхового сбора включена в стоимость билета.

Нотариально заверенная доверенность на детей оформляется родителями, в том числе и бывшим супругом (супругой) при оформлении визы в  некоторые страны, когда дети следуют  без родителей в учебные, экскурсионные  туры и туры для отдыха.

Прочие виды туристских документов, перечисленных выше, являются чисто  информационными, а их форма и  содержание зависят от вида путешествия, страны, специфики тура⁵.

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подытожив вышесказанное, делаем краткие выводы. Работа с документами в организации социально-культурной деятельности и не только, в той или иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории они относятся - к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере работы с документами; от технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации; без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление; классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. Таким образом, классификация документов - это распределение документов по группам или видам на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Далее хотелось бы подчеркнуть следующее:

Состав и содержание технологической  документации туров предусмотрены нормативными документами РФ. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту и прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации турпродукции. Технологическая документация комплектуется в папки туров (или направлений).

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреев С. В. Кадровое делопроизводство. – 2-е изд. – М.: Альфа- Пресс, 2003. – 352 с.
2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. Учеб. пособие. – Ростов –на- Дону: «Феникс», 2001. – 320 с.
3. Гуляев В. Г. Туристские перевозки. – М.: «Финансы и статистика», 1998. –226 с
4. Кушнаренко Н. Н. Документоведение. Учебник. – Киев: Знание, 2000. – 460с.
5. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: ВНИИДАД, – 114 с.
6. http://www.r09.fssprus.ru/history/

 

¹ Андреев С. В. Кадровое делопроизводство. – 2-е изд. – М.: Альфа- Пресс, 2003. 115 с.

² Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. Учеб. пособие. – Ростов –на- Дону: «Феникс», 2001.  203 с.

³ http://www.r09.fssprus.ru/history/

⁴ Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: ВНИИДАД, – 10 с.

⁵ Гуляев В. Г. Туристские перевозки. – М.: «Финансы и статистика», 1998. – 26 с