Документооборот предприятий социально-культурной деятельности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………..…………3

1. Структура предприятий и организаций социально-культурной деятельности………………………………………………………………..4
2. Структура документооборота предприятий и организаций…………….6
1. Историческая справка…………………………………………………..8
2. Термин «документооборот»………………………………..…………..9

3. Документы по организации  туристского путешествия…………..…..…10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………...………..15

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………...……16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Свою контрольную работу по предмету «документирование управленческой деятельности», пишу на тему «структура документооборота предприятий и  организаций социально-культурной деятельности». В частности буду описывать  список документов по организации туристского путешествия. 

Деятельность любой организации  не мыслима  без организационно-управленческих решений. Все формы деятельности находят свое отражение в соответствующем  документообороте. Организация работы с документами предполагает организацию документооборота предприятия и организации, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждений. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам.

Цели данной работы: - проанализировать документооборот предприятий и организаций социально-культурной деятельности, а так же  туристской сферы,

    - сформировать навыки осуществлять документооборот в сфере социально-культурной деятельности.

Задачи: - cформировать систему знаний о документообороте и о нормативно-правовой базе,

     - научиться составлять и оформлять основные виды документации и организовывать документооборот в социально-культурной деятельности и деятельности туристического предприятия.

Контрольная работа состоит  из введения, основной части, заключения и списка используемой литературы.

 

Структура предприятий  и организаций социально-культурной деятельности

На сегодня специалисты  отводят социально-культурной сфере  ведущее место в хозяйстве  и считают её основным источником повышения жизненного уровня.

В научной литературе встречаются  различия в понимании состава  и структуры социально-культурной сферы. В одном случае выделяются отрасли по характеру деятельности: духовно-созидательной; исполнительской; по созданию социальных условий. В другом классификацию проводят по выполняемым  функциям: отрасли, обеспечивающие сохранение здоровья; отрасли, обеспечивающие проведение досуга и отдыха; отрасли, производящие материальные услуги; отрасли, влияющие на становление и развитие личности.

Один из наиболее широких  подходов  к структуре социально-культурной сферы включает следующие отрасли:

– здравоохранение;

– образование и воспитание;

– питание;

– туризм;

– индустрию развлечений;

– бытовые услуги;

– жилищно-коммунальные услуги;

– научно-исследовательские  услуги;

– радио и телевещание;

– социальную службу;

– юридические услуги;

– издательское дело, журналистику;

– финансовые услуги.

Независимо от классификации  предприятий социально-культурной сферы, равно как и от сферы  деятельности  в любой организации, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные сотрудники и отделы выполняют разные функции (организационно-распорядительная деятельность, финансирование, работа с клиентами, прогнозирование и т. д.). Все формы деятельности находят отражение в соответствующей документации. К документам, отражающим организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность, предъявляется ряд общих требований. Ниже буду  подробнее описывать о туризме¹.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Структура документооборота предприятий и организаций

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или правки.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т. е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важной составляющей делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства, информационным обеспечением деятельности  управления предприятия, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

Движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения управления.

Например, процесс документационного  обеспечения принимаемого управленческого  решения включает три составляющих:

1) информационную поддержку  решения (обеспечение принимаемого  решения достоверной и достаточной  информацией);

2. документирование решения (создание распорядительного документа);
3. контроль над его выполнением (организация работы, выполнение задания, соблюдение определенных условий и т. д.).

Этот процесс состоит  из сбора информации, подготовки проекта  документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа  в организации из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов, качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом².

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Историческая  справка

Термин «документооборот»  появился в литературе в 1920-е гг. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, как З. К. Дрезен, Д. Р. Покровский, П. М. Керженцев и  др. были сформулированы основные положения  его организации, которая и в  то время связывалась с рациональным построением структуры управления, с четким распределением функций  между различными службами и исполнителями. Также была разработана технология доставки документов («кольцевая курьерская связь»).

А первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота сделана  в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления. В проекте были изложены правила  приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т. е. практически  всех этапов обработки документов. Также были даны единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов  документов³.

 

 

 

 

 

 

 

Термин «документооборот»

Документооборот — сложный  технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются:

– маршрут движения, который  включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или  от получения) до подшивки в дело;

– время, затрачиваемое на прохождение документов по этому  маршруту.

Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация  и доставка, при их подготовке —  визирование и согласование и т.д.);

Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства —  специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала⁴.

 

 

Документы по организации  туристского путешествия

В соответствии с рекомендациями ВТО, Статистической комиссии ООН, а  также установившейся международной  и отечественной практикой документация на продажу тура на туристское путешествие  включает в себя следующее:

– заявку туриста на бронирование тура;

– лист бронирования (booking form);

– подтверждение турагентства о бронировании тура по заявке туриста (confirmation);

– договор на путешествие (туристские услуги);

– документы от туриста для оформления виз и разрешений;

– консульские документы (для групповой визы);

– международный, служебный и именной ваучер;

– туристскую путевку утвержденной формы;

– транспортные документы;

– страховку;

– нотариально заверенную доверенность на детей;

– нормативные и законодательные акты, применяемые в ссылках договора и других документов;

– особые обязательства туриста применительно к данному туру;

– права и обязанности туриста;

– анкету туриста;

– памятку туриста и др.

Данный набор документов может варьироваться в зависимости  от различных факторов (страны, вида путешествия, требований туроператора и турагента, состава группы и  т. д.), однако их структура и перечень должны отвечать Генеральным правилам продажи туров. Рассмотрим подробнее  перечисленные документы.

Заявка туриста на бронирование тура не имеет единой формы, туристские фирмы используют свои варианты данного  документа. Как правило, в нем  содержатся сведения об организаторе путешествия, направление путешествия, даты заезда-отъезда, паспортные данные лица заказывающего тур, наименование тура, краткое описание тура, его стоимость.

Лист бронирования фактически является предварительным договором  между туристом и организатором  путешествия. Единой формы листа  бронирования не существует. Некоторые  туристские фирмы используют упрощенные формы, другие используют довольно подробную  форму листа бронирования, где  предусмотрены какие-либо дополнительные графы по специальным заявкам (аренда автомобиля, обслуживание по классу VIP, дополнительное питание и др.). Обязательными в листе бронирования, как правило, выступают следующие сведения:

• референс – номер листа бронирования;
• реквизиты организатора путешествия;
• паспортные данные лица, заказывающего тур;
• наименование, стоимость, порядок оплаты тура;
• краткое описание тура и его особенности;
• дата и аэропорт отправления;
• наименование и класс отеля;
• вид питания;
• трансфер;
• сведения о страховке.

Подпись организатора путешествия  и печать ставится после подтверждения  бронирования услуг в указанном  объеме.

Лист бронирования составляется в трех экземплярах: один – выдается на руки покупателю, другой – направляется на принимающую фирму, третий – остается у турагента.