Документационное обеспечение управление. Ответы

  В небольших организациях контроль за исполнением документов входит в  обязанности секретариата или секретаря  руководителя.

  Контроль исполнения включает в себя:

• постановку документа на контроль (занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполнения в учетные формы),
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя,
• регулирование хода исполнения документов;
• установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям,
• извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения,
• фиксация промежуточных результатов исполнения,
• информирование руководителя о результатах контроля,
• снятие документа с контроля по указанию руководителя,
• учет и обобщение результатов контроля (подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине).

33. Построение контрольной картотеки

 Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

 Сроковая  картотека. Документы регистрируются в журналах и на регистрационно-контрольных карточках (далее - РКК). При журнальной регистрации на контролируемые документы дополнительно заводится РКК.

 Первый  экземпляр контрольной карточки остается в службе ДОУ или у  лица, ответственного за контроль, второй - передается исполнителю вместе с  документом.

 Контрольные карточки группируются в контрольных  картотеках согласно установленным  срокам исполнения документов (поручений), карточки по исходящим документам - согласно ожидаемым датам получения ответов.

 Контрольная картотека делится на ячейки, соответствующие  числу дней месяца, дополнительные ячейки предназначены для размещения карточек с перспективными и просроченными сроками исполнения.

   Для ведения контроля в ручном  режиме используются регистрационные  карточки и картотечный ящик  с 32 подвижными (картонными или  пластмассовыми) разделителями. Тридцать  один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2— 3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

 Зарегистрировав полностью документы, расставляют  карточки по срокам исполнения, т.е. каждую карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.

 Таким образом, по сроковой картотеке легко  можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

 Одна  из главных обязанностей инспектора по контролю — в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.

 Помимо  текущего контроля желательно вести  предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через три дня и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

 Когда документ исполнен, на обратной стороне  карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в нем или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

 После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

35.Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов

  Сроки исполнения документов делятся на:

  - типовые, устанавливаемые законодательством (сроки исполнения обращений граждан), нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, вышестоящей организацией или коллегиальным органом (срок обычно указывается в документах); типовые сроки исполнения писем предприятий, актов приемки, телеграмм приведены в приложении к ГСДОУ;

  - индивидуальные устанавливаются резолюцией руководителя, текстом документа (в приказах), внутренней инструкцией организации (при решении периодически повторяющихся вопросов).

  Перечни документов со сроками исполнения, составляемые на предприятии, могут  являться приложением к инструкции по ДОУ или самостоятельным документом, подписанным руководителем службы ДОУ и утвержденным руководителем предприятия. Руководитель имеет право изменить типовой срок исполнения документа, если этого требует конкретная управленческая операция. При невозможности установления точного срока исполнения устанавливают условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

  Сроки исполнения исчисляются в календарных  днях:

• поступивших от других организаций – с момента поступления,
• отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения.

  Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: «… исполнить до 12.12.2007» или «… исполнить к 12.12.2007».

  Изменение сроков исполнения проводится: типовых – введением нового нормативного акта, индивидуальных– руководителем, который их установил. Контроль ведется с момента постановки документа на контроль.

  Продлевать срок исполнения документа нужно в письменной или устной форме не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если выясняется невозможность соблюдения установленного срока исполнения. При продлении срока исполнения в регистрационной системе делают соответствующую отметку. Перенос срока исполнения задним числом не допускается. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется отметка «Контроль». Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа, то есть после выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документального подтверждения факта исполнения. Результат исполнения (например, направлен комплект документов, подписан договор, отправлено письмо) записывается в регистрационную карточку.

  37. Анализ данных о ходе и результатах контроля за исполнением документов

   К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих. Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются: общее количество документов на исполнении; количество исполненных документов в срок (%); количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%); причины задержек исполнения документов. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

  На  основе анализа этих данных руководство  принимает меры по улучшению исполнительской  дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей  культуры работы с документами

39.Понятие номенклатуры дел.

  В каждой организации документы должны храниться в установленном порядке. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

   Нормативные требования к систематизации  документов в современном ДОУ закреплены в следующих нормативных документах:

• Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, 2002.
• Государственная система документационного обеспечения управления. - 1991.
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - 2005.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22 октября 2004.
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - 2000 .
• Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел /Росархив; ВНИИДАД; В этих документах:1.содержится определение номенклатуры дел;2.устанавливаются виды номенклатур дел;3.порядок их составления и оформления;4.порядок проведения экспертизы ценности документов;5.определение сроков хранения после завершения исполнения. Кроме того, при разработке номенклатуры дел следует руководствоваться:1.уставом (положением) организации;2.положениями о структурных подразделениях;3.штатным расписанием;4.положениями об отдельных видах деятельности (о коммерческой тайне).5. номенклатурой дел за прошлый год;6. ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения 7.. описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, актами о выделении документов и дел на уничтожение; и др.

      40. Виды номенклатуры дел. Их особенности и назначение

      Единый  подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

      Номенклатура  дел предназначена  для: классификации документов и группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, установления порядка формирования дел, определения сроков хранения дел, составления описей дел при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив, учета дел в делопроизводстве, а в архиве для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно), построения различных картотек, справочников и указателей, является основой для составления актов на уничтожение дел, имеет справочное значение при изучении структуры учреждения. Основные правила работы архивов организаций определяют виды номенклатур дел:

• типовая номенклатура является нормативным документом. Она составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, единую индексацию этих дел (например, Министерство образования и науки РФ разрабатывает типовую номенклатуру для учебных заведений);
• примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру, с указанием индексов, и носит рекомендательный характер;
• индивидуальная номенклатура является систематизированным перечнем конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или структурного подразделения, конкретизированных с учетом специфики этой организации. В нее переносятся без изменений сроки хранения, предусмотренные типовой и примерной номенклатурой дел. Состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывает должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. Подписывает руководитель структурного подраздеения, согласовывает с руководителем архивного подразделения предприятия.

  Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами документационного  обеспечения министерств, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.