Документационное обеспечение управление. Ответы

      5. Совершенствование состава и форм документов

   Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

   Главными  объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования. В числе субъективных причин мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками.

   На  предприятии этим может заниматься Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции: 1) разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; 2) разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.); 3) разработка сборников типовых (трафаретных) текстов; 4) разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.); 5) организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления. 

 

6. Роль  службы ДОУ в повышении  эффективности работы управленческого  аппарата.

 Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации  и составляет основу любого бизнеса. По подсчетам специалистов, на составление документов и работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени управленческого персонала. Современный бизнес- это в значительной степени непрерывный процесс составления и перемещения документов. Заключаются и расторгаются сделки, происходит купля-продажа ценных бумаг, недвижимости и иных активов предприятия, оформляются взаимоотношения работодателей и персонала, происходит передача информации между предприятиями и гражданами — за всем этим стоят документы.

 Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

 Именно  поэтому быстрая, оперативная, грамотная  работа службы ДОУ – одна из главнейших  основ успешной работы всей организации в целом!!! 

 7. Основные задачи, функции, права,  ответственность  службы ДОУ.

 Основной  целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач: 1)постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; 2)обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами; 3)сокращение документооборота; 4)разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

 Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.

 В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

 1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

 2) осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

 3) организация своевременного рассмотрения поступающих документов и подготовка их к докладу руководству, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

 4) регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

 5) организация  машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

 6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

 7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

 8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

 9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

 10) осуществление контроля за правильностью оформления дел в структурных подразделениях;

 11) осуществление контроля за правильностью формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

 12) организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;

 13) повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

 14) организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ. 

 8. Типовые структуры  службы ДОУ

 В настоящее  время отсутствуют какие-либо нормативные  документы или документы методического  характера, которыми следовало бы руководствоваться  при определении ее структуры  и выборе наименования службы ДОУ, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. При этом следует учитывать следующие факторы: характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих); объем документооборота организации; наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления. Основные положения государственной системы документационного обеспечения управления частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления

 Организационные структуры служб ДОУ: 1)Управление делами (Секретариат,  Инспекция,  Канцелярия, Отдел защиты информации). 2)Канцелярия  (Отдел по приему и обработке документов, Отдел по учету и регистрации документов, Отдел по контролю за сроками исполнения документов, Отдел по работе с обращениями граждан, Копировально-множительное бюро, Архив). 3)Общий отдел (Протокольный отдел, Отдел работы с письмами, Приемная). 4)Секретарь.

 Управления  делами создаются в министерствах как структура, в которой выполняется работа с документами, контроль, координация делопроизводства в централизованном аппарате и в отрасли. Управление делами имеет следующий состав структурных подразделений: секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретари заместителей министра, протокольное бюро; инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра; канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем, отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

 В государственных  предприятиях, научно-исследовательских, высших учебных заведениях, проектно-конструкторских организациях создаются канцелярии. В составе канцелярии обычно организуются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих документов. Общий отдел - служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительских структурах МСУ. Наличие структурных подразделений (протокольный отдел, отдел по работе с письмами, приемная) объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях. Всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры, выполняет секретарь. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция.

9. Нормативное обеспечение  деятельности службы  ДОУ

 Примерный перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия: Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II), Трудовой Кодекс, Кодекс об административных правонарушениях (несоблюдение правил хранения архивных документов и т.д.),  Уголовный кодекс (регулирует вопросы, связанные с хранением документов);  Федеральный закон  «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ,  Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи» №  1, Федеральный закон РФ  « О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 года; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Государственная система ДОУ. Основные положения, общие требования к документам и службам ДОУ от 1991 года.

 Повседневная  деятельность службы ДОУ регламентируется:

 • положением о службе ДОУ;

 • положениями  о структурных подразделениях (при  наличии последних в составе службы ДОУ);

 • инструкцией  по ДОУ;

 • инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

 • инструкцией  по организации рабочих мест персонала  службы;

 • нормами  времени на выполнение работ по ДОУ;

 • документами  планирования и отчетности;

 • должностными инструкциями персонала службы.

 В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы — в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.

10. Положение о службе  ДОУ.

 Задачи, функции, права и обязанности, выполняемые  в процессе деятельности службы ДОУ, разрабатываются и закрепляются в положении о службе ДОУ. Положение о службе и организации разрабатывается на основе типового. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности.

 Положение о службе документационного обеспечения  подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководством организации. Согласуется положение  с руководителями тех структурных  подразделений, с которыми в нем  закреплены взаимосвязи. Пересмотр  положении следует проводить при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда.

                                   Структура положения о службе ДОУ