Документ: понятие и классификация

Во-вторых, классификация необходима для решения  многочисленных практических задач  работы с документами, для их эффективного поиска, использования, хранения и т.п.

В настоящее  время при построении классификационных  схем применяются два основных метода классификации: иерархический и фасетный.

Иерархический метод является более старым и  традиционным. Его применение позволяет  последовательно делить определённое множество документов на множества, т.е. на подчинённые классификационные  группировки.

Фасетный метод состоит в параллельном разделении множества объектов на независимые классификационные группировки. Это метод связан с разработкой так называемых фасет, т.е. системы таблиц (списков) признаков объектов классификации.

Для проведения классификации документов важно  иметь в виду следующие принципы, которые должны учитываться при  разбиении всей совокупности на классы:

• признак, по которому производят деление всей совокупности документов на классы, которое называется основанием деления, а образующие при этом классы называются членами деления;
• одно и тоже деление документов на классы должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);
• суммарное количество всех документов во всех классах должно быть точно равно общему объёму всей первоначальной совокупности документов, то есть деление документов на классы должно быть исчерпывающим (требования соразмерности);
• при одном и том же основании деления каждый документ, принадлежащий всей совокупности документов, над которой совершается деление, может принадлежать только одному классу (требования взаимоисключаемости);
• каждый документ, принадлежащий всей совокупности документов над которой совершается деление, должен быть отнесён к тому классу или подклассу, чья понятийная принадлежность является ближайшей к понятийной принадлежности анализируемого документа (требование непрерывности).

Классифицировать  документы – значит проводить  многоступенчатое, иерархическое и  дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род (класс) – это совокупность (множество) документов, имеющих определённый общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. Род (класс) – это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа. Вид – второй уровень деления. При этом родовое понятие «документ» делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Подвид – третий уровень деления. За ним следует разновидность и т.п., пока не определится окончательное место конкретного документа в этой классификации.

2.2. Развитие классификации документов

Классификация документов – одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешённых проблем. Классификация документов уходит своими корнями в глубокую древность. И в древности, и в  эпоху Средневековья предпринимались  разнообразные попытки упорядочения документированной информации. В  эпоху Средневековья стали зарождаться  классификации документов, в основу которых положен признак содержания. Из непосредственной практики работы с документами постепенно вырастали  и формировались классификации, основанные на использовании функционально-целевых  признаков документированной информации. Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности – классы, подклассы  и более дробные части –  являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа  и его тематике. Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических  классификаций, в итоге привёл к  разработке Десятичной классификации  М. Дьюи и её модификаций, используемых большинством библиотек мира. Суть десятичной классификации М. Дьюи (ДКД) состояла в делении всей совокупности человеческих знаний и, всего книжного фонда на 10 классов (отделов).

В начале XX столетия Десятичная классификация Дьюи была усовершенствованна Международным библиографическим институтом, возглавлявшимся Полем Отле и Анри Лафонтеном. Впоследствии она получила название Универсальной десятичной классификации (УДК). Десятичные классификации имеют иерархический характер, но часто они сочетаются с фасетной  классификацией.

Успешное  применение Десятичной библиотечной классификации  стимулировало попытки её использования  для классификации служебных  документов. Такие попытки предпринимались  ещё в дореволюционной России, а также в Советском Союзе.

В нашей  стране теоретические проблемы классификации  документов стали активно разрабатываться  только в XX веке и особенно во второй его половине, когда на первое место вышел системный анализ и возобладал информационный подход в исследовании документов. Эти исследования проводились в рамках отдельных дисциплин – книговедения, архивоведения, библиотековедения, делопроизводства.

В последние  десятилетия рад учёных (Ю.Н. Столяров, С.Г. Кулешов, Н.Н. Кушнаренко и др.) предложили схемы классификации, реализующие подход к документу как к сложной информационной системе.

В настоящее  время учёными разных стран, в  том числе России, предпринимаются  попытки создания единой универсальной  классификации документов.

2.3.  Классификация документов по различным признакам

Существует множество важнейших признаков, лежащих в основе классификации современных документов, которые кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих. Поскольку документы функционируют в обществе, внешняя среда также оказывает на них определённое влияние.

В основе современной классификации документов лежат главные документообразующие признаки. Исходя из понимания социальной и информационной сущности документа, можно выделить четыре блока таких признаков:

• признаки, отражающие информационно-функциональную сущность документа;
• признаки, связанные с материальной составляющей документа;
• признаки, обусловленные способом документирования;
• признаки, связанные с движением документа в социальном времени и пространстве.

Внутри  каждого блока может производиться  дальнейшее разделение документов на основе какого-либо приоритетного признака с использованием иерархического либо фасетного методов классификации.

Важнейшим признаком для классификации  документов является его содержание. По содержанию документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По уровню обобщения информации документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит оригинальную по своему характеру информацию, непосредственно отражающую результаты литературно-художественной, научной, производственной, управленческой и т.д. деятельности. Вторичный документ содержит сведения об одном, несколько или многих первичных документах и является результатом их аналитико-синтетической переработки. Вторичные документы содержат свёрнутую информацию (аннотация, реферат, библиографическое описание, энциклопедия, справочник и др.).

По средствам фиксации можно разделить на:

• рукописные – созданные вручную, с использованием простейших ручных средств фиксации информации;
• машинописные – изготовленные с помощью механических и электромеханических средств (пишущих машин), а также с помощью компьютерной периферии (принтеров). В делопроизводстве и архивном деле под машинописным документом понимается «письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами»;
• печатные – созданные полиграфическим способом издательства либо типографиями (способом набора, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой и др.);
• графические – чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т.п.;
• фотодокументы – содержащие информацию, записанную фотографическим способом (фотографии, диапозитивы, микрофильмы и т.п.);
• кинодокументы – изготовленные кинематографическим способом (кинофильмы, диафильмы);
• магнитные (магнитные ленты, диски, магнитные карты);
• оптические (лазерные) – документы, содержащие информацию, записанную с помощью лазерно-оптической головки (оптические, лазерные диски);
• голографические – созданные с использованием лазерного луча и фоторегистрирующего слоя материального носителя (голограммы).

Документы, выполненные посредством компьютерной программой операционной системы в  виде записи одного или нескольких файлов в цифровом коде, получили название электронных. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию. Внутренняя документация составляется работниками данного предприятия.

По режиму доступа документы могут быть открытыми и ограниченного доступа и использования.

Документы ограниченного доступа делятся  на секретные и несекретные. Секретными являются документы, содержащие сведения, отнесённые законодательством к государственной тайне. Существует три степени секретности сведений – грифы секретности «особой важности», «совершенно секретно», «секретно».

Несекретные документы ограниченного доступа  и использования (конфиденциальные документы) содержат:

• сведения, отнесённые к служебной тайне (документы для служебного пользования) – в государственных структурах;
• сведения, содержащие коммерческую, банковскую, предпринимательскую и т.п. тайну;
• персональные сведения о гражданах, а также содержащие врачебную и иную тайну.

По юридическому статусу различают документы:

• подлинные и неподлинные – в частности, фальшивые документы; документы, авторство которых незаконно присвоено; изданные без ведома автора и т.п.;
• действующие и недействующие;
• действительные и недействительные (отменённые, поддельные, просроченные, неудостоверенные и т.п. документы).

По географическому признаку (месту происхождения, территории распространения) можно выделить:

• локальные документы, бытование которых ограничивается пределами организации, учреждения, предприятия;
• региональные – в масштабе административно-территориального образования (одной или нескольких областей, автономной республики);
• иностранные – имеющие зарубежное происхождение;
• международные – созданные теми или иными международными организациями и распространяющиеся на территории многих стран.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения в определённый срок, установленный законом, инструкцией, приказом, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно". Несрочными являются те документы, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определённые сроки: сутки – для телеграмм и три-пять дней – для корреспонденции.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По времени появления во внешней среде документы подразделяются на оригиналы, копи, выписки, дубликаты. Оригинал – подлинный документ. Подлинник – первый и единичный экземпляр официального документа. Подлинник обычно бывает в одном экземпляре, но не обязательно. С оригинала могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат. Копия – это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. Выписка из документа – копия части документа. Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Классификация документов может осуществляться также  в зависимости от периодичности их выхода в свет. Прежде всего это касается печатной, издательской продукции. На основании данного критерия различают:

• непериодические издания (книги, брошюры, альбомы, афиши и т.п.);
• периодические – издаются через определённые промежутки времени, имеют однотипное оформление, нумерацию, датированные (газеты, журналы, бюллетени и др.);
• продолжающие издания (не имеют строгой периодичности).

По степени распространённости в социальной коммуникации можно выделить:

• опубликованные документы – предназначенные для распространения содержащейся в них информации, доступные для всеобщего сведения, независимо от способа тиражирования, имеющие установленные выходные сведения;
• неопубликованные документы – не предназначенные для широкого распространения и использования содержащейся в них информации (рукописи, патенты, диссертации, авторефераты, отчёты о научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработках, управленческая и деловая документации и т.д.).