Документ: понятие и классификация

 

 

 

 

 

 

Курсовая  работа

 

На тему: Документ: понятие и классификация

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

Введение………………………………………………………………………...3

Глава 1. Понятие о документе  и его функции

           1.1. Понятие «документ» и его развитие……….…..……………….....4

           1.2. Социальная сущность и функции  документа………………….....7

Глава 2. Классификация документов

           2.1. Понятие о классификации документов……………………….…16

           2.2. Развитие классификации документов…………………………...18 

           2.3. Классификация документов по  различным признакам………...19

           2.4. Типологическая классификация документов…………………...26

Заключение……………………………………………………………………29

Библиография…………………………………………………………………30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

 

Важный  носитель управленческой информации –  документ. Организация работы с документами  внутри органа управления влияет на оперативность  функционирования аппарата управления, на эффективность принятия управленческих решений и доведения их до исполнителей.

Работа  с документами – это важная часть деятельности всех структурных  подразделений и организации  в целом. Каждый документ отражает определенную управленческую функцию, и работа с  ним требует максимума внимания, четкости и оперативности. В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов.

Объектом  данного исследования является документ, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя.

Предметом исследования является социальная значимость документа, выполняющая ряд взаимосвязанных  социальных функций.

Цель  данной работы – выяснить сущность документа.

Для реализации цели курсовой работы необходимо решить ряд основных задач:

1. рассмотреть основные этапы развития понятия «документ»;
2. определить социальную сущность и функции документа;
3. рассмотреть классификацию документов по различным признакам.

Структура данной работы подчинена указанным цели и задачам, позволяет получить профессиональные знания по широкому кругу данных задач.

 

 

 

 

Глава 1.  Понятие о документе и его функции

 

1.1. Понятие «документ» и его развитие

Понятие «документ» является основным и фундаментальным понятием в документоведении. Оно отражает признаки реальных предметов, являющихся продуктом практической деятельности людей, которые предназначены для сбора, целевой обработки, хранения, поиска, распространения и использования информации в человеческом обществе.

Понятие «документ» используется во всех сферах человеческой деятельности, имеет отдельную  версию его понимания в каждой из этих областей в соответствии с  их спецификой.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 (2) документ или документированная информация – это «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». Таким образом, документ имеет двойственную природу. С одной стороны, он является неким носителем информации, с другой стороны, он является материальным объектом или комплексом таких объектов. Любой документ должен содержать ряд идентификаторов, позволяющих однозначно его обозначить. Такие идентификаторы носят название реквизитов, которые трактуются в ГОСТ Р 51141-98 (2) как обязательный элемент оформления каждого документа.

Для разных групп документов существуют и применяют  свои специфические наборы реквизитов. Существуют нормативные правовые акты, которые регламентируют состав реквизитов в таких группах документов, как  организационно-правовые документы, нормативные  правовые акты, документы по кадровому  делу, распорядительные документы, документы  в области строительства, документы  в области персонального учёта  граждан и др.

Для того чтобы объект человеческой деятельности мог именоваться документом, он должен обладать следующими признаками:

• наличие информации;

• информация должна быть семантической (смысловой) и являться продуктом человеческой деятельности;

• информация должна обладать знаковой природой, т.е. должна быть представлена (закодирована) в виде, доступном для восприятия человеком;
• наличие материальной основы для фиксации информации, которая обеспечивает хранение и использование этой информации человеком;
• наличие идентификаторов – «реквизитов», которые позволяют однозначно отнести рассматриваемый объект к некоему конкретному классу объектов, именуемому «документ»;
• перечень идентификаторов, придающих рассматриваемому объекту статус документа определённого типа, определён заранее и однозначно.

Этимология  современного слова «документ», вплоть до настоящего времени, не исследована  полностью и однозначно.

Сам термин «документ» (documentum) латинского происхождения, производный от слова «docere» – учить, извещать. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в  начале XVIII века – и в русский язык. 

На разных этапах истории и в разных странах  термину «документ» приписывалось  разное содержание.

В Древнем  Риме словом documentum первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрёл правовое значение и в этом смысле используется вплоть до XIX века.

В Россию он был переведён Петром I именно как «письменное свидетельство», и на всём протяжении XVIII столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Правда, сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в российской делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

Постепенное накопление знаний о документах привело  в XIX веке к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, также диплом или свидетельство».

С начала XX века в оборот вводится более широкое толкование понятия «документ». Его ввёл известный бельгийский учёный Поль Отле, основоположник теории документации как науки о совокупности документов и области их практического применения. Он писал, что «документом называется всё то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этот предмет в виде, пригодном для исследования. Так, документами являются: книги, журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки, письменные наброски всякого рода; карты, планы, статистические материалы, синоптические таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в широком смысле слова будут также пробы, образчики, модели предметов, в натуральную величину или в уменьшенном виде».

Начиная со второй половины XX века в официальной терминологии слово «документ» поэтапно начинает трактоваться всё боле широко. Если в 50-х годах XX века значение слова «документ» ещё понималось как деловая бумага и письменное удостоверение чего-либо или как исторический источник и юридическое решение, то в 70-е годы XX века это слово уже определялось как материальный объект, содержащий информацию для её распространения в пространстве и времени. Документ стал рассматриваться как информация, закреплённая на материальном носителе. С начала 90-х годов прошлого века слово «документ» принимает современное значение и используется в самом широком смысле.

Научный анализ понятия «документ» и связанных  с ним понятий нашёл свою практическую реализацию при разработке нормативных  правовых актов в области документоведения и делопроизводства. Этот длительный путь трансформации понятия «документ» хорошо прослеживается на том, как это  понятие, в его историческом развитии, сформулированное в ГОСТ Р 51141-98 (2), определяется в ранее действующих нормативных правовых актах. Так ГОСТ 16487-70 (17) трактует это понятие как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека», а ГОСТ 16487-83 (18) трактует это понятие как «материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Международный стандарт ИСО 5127-83 (20) определяет это понятие как «записанную информацию, которая может быть использована как единица в документационном процессе».

На сегодняшний  день документом можно считать любой  материальный объект созданный человеком, несущий информацию, участвующий  в социальной коммуникации и имеющий  определённые элементы, позволяющие  его однозначно идентифицировать. Тщательный исторический анализ термина «документ» приводит в своей специализированной работе Г.Н. Швецова-Водка (16).

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются  определения, то придающие ему самый  широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Поэтому, оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается. Любой документ является записью (информационным материалом), но не всякая запись (информационный материал) – документом. Главные особенности документа – его неизменность и способность служить доказательством деятельности лиц и организаций.

1.2.  Социальная сущность и  функции документа

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью  информационных связей, которые находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вне общества и независимо от него документ не может ни возникнуть, ни существовать.

Именно  общество непосредственно или через  своих представителей (государство, организация, группа, семья) в рамках сложившегося менталитета, в соответствии с обычаями и нормами общественного  поведения, определяет как формальные, так и неформальные правила создания, движения, восприятия документа.

Человек в сфере документальной деятельности предстаёт как интеллектуальный исполнитель, действующий в пределах довольно жестких общественных предписаний. Текст документа должен удовлетворять  многочисленным правилам языка и  письменности, стиль изложения –  соответствовать неформальным этическим  ограничениям профессиональной среды, оформление должно быть выполнено на основе действующих стандартов. Даже объём и содержание документа ограничены достаточно жесткими рамками его функционального назначения.

Документ, будучи продуктом общественного  развития, одновременно оказывает влияние  на формирование и характер общественных отношений, тормозит или стимулирует  их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той  социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Социальна природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. 

Совокупность  функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения  которых документ предназначен. Функции  оказывают непосредственное влияние  на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой  предпосылкой для классификации  документов и дальнейшего более  глубокого их изучения.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны  и переплетены между собой, поэтому  изучение их возможно только с помощью  мысленного разграничения и временного выделения отдельных функций.

Функции документа можно разделить на общие или сущностные и прикладные, функции первичного и вторичного порядка, на явные и скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций.

Возникновение документа было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно – необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи  всем документам. Названные функции  тесно связаны с особенностями  и способами документирования, хранения, передачи, использования информации. Нередко документы объединяют их в некую единую информационную функцию.