Документ: понятие и классификация

Одной из важнейших функций любого документа  является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задач трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе.

Передача  информации охватывает все уровни социальной системы и различных её подсистем. Она может быть интерактивной, т.е. вестись в диалоговом режиме; может  осуществляться в каком-либо одном  направлении: сверху – вниз или снизу  – вверх. Соответственно возникают  и различные категории документов:

• двухстороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы);
• многостороннего действия, рассчитанные на информирование всего человеческого сообщества (например, Всеобщая декларация прав человека) или адресованные неопределённому множеству получателей (произведения художественной литературы, изобразительного искусства и т.п.);
• документы ориентированные сверху вниз, т.е. от управляющей системы к управляемой, от органа власти, руководителя к исполнителю (законы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.д.);
• документы, ориентированные снизу вверх – от исполнителя и подчинённого к руководителю (жалобы, донесения, докладные записки, рапорты и т.д.).

По мере совершенствования способов и средств  передачи информации, развития информационных технологий возрастали скорость и объёмы передаваемой информации, и коммуникативные  возможности документа.

Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована, поэтому сохранение информации является одной из важнейших функций документа. Не случайно реализацией этой функции занимается значительное число специальных учреждений и организаций – архивов, библиотек, информационных центров, музеев и др.

Хранение  информации не является самоцелью. Дело в том, что необходимым условием существования человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная информация, оказавшись в ретроспективной среде, в дальнейшем активизируется и актуализируется усилиями исторической науки. В результате происходит реализация функции исторического источника, которая, будучи разновидностью функции хранения информации, до поры до времени существует в латентном состоянии, но которой документы потенциально обладают с момента своего появления.

Документ, выполняющий функцию исторического  источника, обладает сложной информационной структурой. Он содержит как открытые, так и сокрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянными  изменяющимися условиями жизни  общества, возрастающими потребностями  людей, скрытая информация может  актуализироваться и всё более  проявляться. К тому же постоянно  совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким  образом, функция документа как  исторического источника не может  быть исчерпана.

Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

Помимо  рассмотренных выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в  рамках той или иной конкретной сферы  человеческой деятельности. К их числу, прежде всего, следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.

Поскольку процесс управления выступает в  разных формах, имеет различные уровни, стадии, циклы, постольку и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.

С управленческой функцией тесно связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия (правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; документы, фиксирующие договорные отношения; удостоверительные документы – паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

Исторически одной из первых была востребована функция учёта (статистическая), поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение, прежде всего, в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

Значительная  часть документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего, в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

С познавательной функцией тесно связана образовательная (учебно-воспитательная, обучающая) функция, сопряжённая с распространением знаний, морально-нравственных норм, убеждений и т.п.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение в документах, предназначенных для информационного обеспечения и внешней политики государства.  Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, отдельных политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков (Библия, Коран, «Беседы и суждения» Конфуция и т.п.).

Документы, выполняющие идеологическую функцию, могут оказывать весьма существенное влияние на умонастроения и социальное поведение значительных масс людей.

Художественно-эстетическую функцию выполняют произведения художественной литературы, изобразительного искусства, фото-, кино-, видеодокументы.

Досуговая (релаксационная) функция примыкает к художественно-эстетической, поскольку её могут выполнить те же самые документы.

Ещё на заре документирования достаточно отчётливо  проявилась функция защиты информации. В частности, иероглифическое письмо в Древнем Египте, доступное немногим, ограничивало доступ к информации, позволяя использовать её как мощное средство в деле сохранения и укрепления власти. Эта функция находит своё проявление также в использовании различных приёмов и систем тайнописи, криптографии.

Товарная функция. Будучи продуктом труда, документы имеют реальную стоимость и могут выступать объектом рыночных отношений.

По мере дальнейшего развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных  направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функции или проявляются ранее скрытые функции.

Анализ  основных функций документа позволяет  выделить важнейшие их характеристики.

Во-первых, количество функций  документа может быть огромным, поскольку эти функции предопределены его общественно-практическими целями и задачами, а число таких целей и задач неограниченно.

Во-вторых, некоторые функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

В-третьих, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-четвёртых, функции документа можно разделить на:

• функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);
• функции постоянно действующие, которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

В-пятых, с течением времени соотношение  между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и  роль в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте, некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

Таким образом, можно сделать вывод, что знание функций документа позволяет:

• определить ценность документа и его социальную значимость;
• провести оценку документа;
• правильно понять зафиксированную в нём информацию;
• осуществить научную классификацию и типологизацию  документа;
• определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, распространения, хранения и использования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Классификация документов

 

2.1. Понятие о классификации документов

Понятие «классификация» может использоваться как в значении процесса распределения  объектов по группам в зависимости  от характерных для них признаков, так и в значении схемы упорядочения этих групп и самих объектов в  группах на основании принятых критериев. Таким образом, классификация –  означает разделение предметов, явлений  и т.п. на группы (классы) по их наиболее существенным признакам сходства и  различия. Стандартизованное определение  классификации трактуется в ГОСТ 6.01.1-87 (19) как следующее: «Классификация есть разделение множества объектов на подмножества по их сходству или  различию в соответствии с принятыми  методами».

Поскольку признаки сходства и различия определяется людьми, постольку границы между  классами субъективны, также как  и количество классов.

Классификация носит всеобщий характер, является важнейшим инструментом научного познания, прогнозирования, управления. Она находит  широкое применение во всех областях человеческой деятельности – в химии, ботаники, зоологии и т.д. Широко используется классификация и в социальной сфере, включая сферу документной  деятельности.

Для чего необходима классификация документов?

Во-первых, чтобы упорядочить знания о документах, выстроить иерархию документов в  обществе, т.е. создать соответствующую  модель.