Делопроизводство в туризме

Общие требования к документам и службам документационного  обеспечения управления изложены в  Основных положениях Государственной  системы документационного обеспечения  управления (ГСДОУ), одобренной коллегией Главархива СССР 27.04.88 (приказ Главархива СССР от25.05.88. № 33). ГСДОУ, являясь, по сути, общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы и службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Составную часть ГСДОУ представляет собой альбом образцов форм и примеров организационно-распорядительных документов. Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности.

Унифицированные формы  некоторых ОРД были разработаны  в начале 1980-х гг., перерабатывались 1993 г. и в настоящее время входят в состав альбома унифицированных  форм организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащего также инструктивные и методические материалы по применению этих форм. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при составлении и оформлении ОРД.

Вопросы организации  работы с документами, т.е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ. Технологические решения по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ. могут быть использованы в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.

В настоящее время  ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения  ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

В соответствии с Основными  положениями ГСДОУ Государственной  архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств и ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти.

Порядок составления  и утверждения номенклатуры дел  организаций, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов. Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др.

Предархивная обработка  документов включает в себя важную работу по оформлению обложек дел  постоянного и длительного сроков хранения, производимых в соответствии с ГОСТ 17914-72.

При определении сроков хранения документов организации нормативно-справочными  пособиями являются Перечень типовых  документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и  других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения и примерный перечень управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

Все аспекты организационной  и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях находят свое отражение в документировании. Производственные ситуации, с одной стороны, разнообразны, с другой - повторяются и требуют конкретных решений, оформленных документально. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил.

Стандартизация - это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в данной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности для достижения всеобщей оптимальной экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности. Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта.

В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

1. межгосударственные (региональные) стандарты (ГОСТ), применяемые в установленном порядке;
2. государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
3. стандарты отраслей (ОСТ);
4. стандарты предприятий (СТП);
5. правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
6. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Государственные стандарты  разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое  значение. Государственные стандарты  и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

Унифицированные системы документации

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации.

На государственном  уровне проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных  систем документации (УСД).

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

Одновременно разрабатываются  классификаторы технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в  УСД.

В настоящее время действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

• документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации;
• документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий, 
  организаций;
• документация по распорядительной деятельности организации;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
• документация по приему на работу;
• документация по переводу на другую работу;
• документация по увольнению с работы;
• документация по оформлению отпусков;
• документация по оформлению поощрений;
• документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Унифицированная система банковской документации

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;
• документация по кредитным операциям банков;
• документация по контролю расходования средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
• документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
• выходная документация банков;
• документация по депозитарным операциям банков;
• платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;
• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков внутрибанковские формы документов;
• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;
• выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;
• документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;
• документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
• бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций

• финансовая документация;
• отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

Унифицированная система отчетно-статистической документации

• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
• документация по статистике труда;
• документация по статистике материальных ресурсов;
• документация по статистике финансов;
• документация по социальной статистике;
• документация по статистике промышленности;
• документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
• документация по статистике капитального строительства;
• документация по статистике внешнеэкономических связей;
• документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
• документация по статистике транспорта и связи;
• документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

• отчетная бухгалтерская документация;
• регистры бухгалтерского учета;
• первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду

• документация по состоянию рынка труда;
• документация по трудовым отношениям;
• документация по повышению квалификации работников органов по труду;
• документация по охране труда;
• документация по минимальным потребительским бюджетам;
• документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации

• документация по учету и распределению средств;
• документация по планово-экономической деятельности;
• документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации

• оперативно-коммерческая документация;
• товаросопроводительная документация;
• расчетная внешнеторговая документация;
• документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
• транспортная внешнеторговая документация;
• экспедиторская внешнеторговая документация.

Разработка УСД ведется  соответствующими министерствами и  ведомствами.

При создании документов необходимо следовать принципам  стандартизации и унификации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.