Делопроизводство на автомобильном транспорте

СОДЕРЖАНИЕ

1.      Классификация документов…………………………………………3

2.      Исходная документация автотранспортных предприятий………..6

Список литературы…………………………………………………..12

1.      Классификация документов

Классификация документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами.

Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

¨     признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия — членами деления;

¨     одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);

¨     сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность делений недопустимы (требования соразмерности);

¨     члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).

1.      По способу документирования:

      Рукописные

      Электронные

      Графические

      Кино-, фото-, фонодокументальные

2.      По сфере использования:

      Организационно-распорядительные;

      Устав - правовой акты, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.

      Положение о структурном подразделении - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения.

      Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

      Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

      Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

      Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации.

      Финансово-бухгалтерские

      Научно-технические

      Отчетно-статистические

3.      По месту составления:

      Входящие (поступившие в организацию)

      Исходящие (отправляемые из организации)

      Внутренние (составляемые и используемые в самой организации)

4.      По ограничению доступа:

      Открытые (несекретные)

      С графитом ограничения доступа

5.      Документы могут иметь следующие грифы:

      «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

      «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

      «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

      «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

6.      По происхождению:

      Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты

      Личные документы, как правило, отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами (например, заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка и пр.).

2.      Исходная документация автотранспортных предприятий

Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

1.      Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей;

2.      Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями-владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями-владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) выписывается в четырех экземплярах:

        первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

        второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

        второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

        третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:

        первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;

        третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.
При выдаче грузоотправителем документов, определяющих качество груза и взаимоотношения поставщика и покупателя (сертификаты, счета, счета-фактуры, удостоверения, свидетельства и т. д.), шофер обязан принять эти документы и передать их вместе с грузом грузополучателю. При этом грузополучатель не вправе требовать сдачи груза по этим документам. При сдаче груза шофер (экспедитор) предъявляет три экземпляра товарно-транспортной накладной грузополучателю.

Если количество и качество товара соответствуют указанному в товаросопроводительных документах, то на товарно-транспортной накладной и иных документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров, накладывается штамп грузополучателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании.

Путевой лист — основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, выдаваемый ежедневно водителям транспортных средств.

Порядок оформления путевых листов установлен "Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом", утвержденной Минфином и Минавтотрансом 30.11.83 г. № 156/ 30/ 354/ 7/ 10/ 998/. Путевой лист является документом строгой отчетности, изготавливается типографским способом с учетной серией и типографским номером.

Для грузовых автомобилей установлено 3 формы путевых листов:

        типовая междуведомственная № 4-С /сдельная/

        типовая междуведомственная № 4-П /повременная/

        ведомственная № 4-М /междугородная/, предназначенная для системы автотранспорта общего пользования.

На лицевой стороне путевого листа формы № 4-М наносится по диагонали полоса красного цвета с типографской надписью "Междугородные перевозки".
Путевые листы форм № 4-С и 4-П выдаются водителю только на один рабочий день /смену/. На более длительный срок при междугородных перевозках грузов выдаются путевые листы формы № 4-М. Бланки путевых листов № 4-М могут выдаваться в подотчет автохозяйством независимо от их ведомственной принадлежности только предприятиями автотранспорта общего пользования, на которые в данной местности возложена организация междугородных перевозок грузов. Применение путевых листов не установленной формы запрещено. Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием /при выезде на линию/ и сдачу /при возвращении в гараж/ автомобиля.

         Путевой лист, выданный водителю в автохозяйстве перед выездом, должен содержать следующие сведения:

        дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль

        марку и государственные номера автомобиля и прицепа /прицепов/

        фамилию и инициалы, номер водительского удостоверения водителя; фамилию и инициалы лиц, сопровождающих груз.

В разделе "Работа водителя и автомобиля" должны быть заполнены все графы /за исключением "нулевого пробега"/ по строке "выезд из гаража", а в строке "возвращение в гараж" указывается только время возврата автомобиля по графику.  В разделе "задание водителю" должны быть заполнены все графы, причем право изменения задания имеет только АТП. Заказчик по согласованию с АТП может изменить задание с соответствующей записью в строках "Особые отметки". В разделе "Движение горючего" указывается остаток за предыдущий день /смену/ работы, количество выданного горючего.  Состояние здоровья и исправность автомобиля должны быть удостоверены подписями ответственных за это лиц.

Ответственность за правильное оформление путевых листов несут руководители предприятий и лица, отвечающие за эксплуатацию транспортных средств и участвующие в заполнении документов.

Во время работы на линии в путевой лист вносятся грузоотправителем и грузополучателем /заказчиком/ время прибытия /прибытия и убытия в форме № 4-П/ и номера ТТН. ТТН заполняются подписями и печатями /штампами/ грузоотправителя и подписью водит них вносятся номера и серии путевых листов, время прибытия и убытия автомобиля с объекта.
ТТН должны быть оформлены все перевозки грузов транспортом. Исключения составляют перевозки грузов, по которым не ведется складской учет и не организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, а также использование автомобилей для обслуживания линий связи и электропередач, нефтегазопроводов, киносъемок, на перевозки почты и периодической печати , при научно-изыскательских, геологических работах, при сборе вторичного сырья предприятиями и организациями Госснаба РФ.В этих случаях перевозки осуществляются при наличии у водителя грузового автомобиля путевого листа формы № 4-П.

Установлены две формы ТТН:

№ 1-Т - типовая междуведомственная для перевозки грузов автотранспортом /кроме общего пользования/ в городском, пригородном и междугородном сообщении.

№ 2-ТМ - типовая ведомственная /для всех видов перевозок автотранспортом общего пользования.

При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов формы ТТН устанавливается Правилами централизованного завоза и вывоза грузов.