Автоматизация делопроизводства в государственном управлении

- наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями, например:

- «1С:Предприятие»;

- продукты компании «ЭОС»;

- другие используемые в организации системы и бизнес-приложения.

Таким образом, система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый продукт, который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. На основе стандартной версии может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности. Система «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности.

2.3 DocsVision «Административное делопроизводство»

Приложение DocsVision «Административное делопроизводство» представляет собой автоматизированную систему административного делопроизводства, предназначенную для автоматизации организационной деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, выполнением заданий, контролем исполнительской дисциплины, удалённого доступа к документам из подведомственных агентств и служб, взаимодействием с информационными системами других организаций.

Приложение «Административное делопроизводство» основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и обеспечивает автоматизацию большинства перечисленных процессов делопроизводства:

1.                  Регистрация входящей корреспонденции. Используется процесс сканирования, процесс распознавания текста документа. При наличии у регистратора сертификата электронной цифровой подписи (ЭЦП) РК документа может быть подписана с использованием ЭЦП.

2.                  Наложение резолюций и выбор исполнителей. Этот процесс придает документу статус распорядительного и формирует задания исполнителям. Процесс инициируется зарегистрированным входящим документом (полученным из внешней организации), либо зарегистрированным внутренним документом. Результатом выполнения процесса является передача входящего/внутреннего документа с наложенной резолюцией непосредственным исполнителям. Также может быть назначен координатор работ и выбраны сотрудники для ознакомления с документом.

3.                  Создание исходящих/внутренних документов. Исходящий/внутренний документ может создаваться, как в ответ на входящий/внутренний документ во исполнение задания по резолюции, так и в инициативном порядке.

Подготовка документа в инициативном порядке – процесс создания документа, не являющегося ответом на входящий или внутренний документ.

Подготовка проекта исходящего/внутреннего документа может производиться исполнителем, например, средствами Microsoft Word. Подготовленный проект документа «прикрепляется» к карточке задания и передаётся на согласование визирующим лицам.

Регистрация исходящей/внутренней корреспонденции заключается в присвоении документу постоянного регистрационного номера. «Административное делопроизводство» обеспечивает автоматическое формирование номеров документов с помощью настраиваемых нумераторов.

4.                  Контроль исполнительской дисциплины. При постановке документа на контроль производится назначение плановых сроков исполнения. Значение планового срока формируется на основании сроков, указанных в резолюции. В процессе контроля проверяется готовность документов к плановым срокам исполнения. Промежуточный контроль представляет собой процесс, заключающийся в периодическом опросе исполнителей для определения состояния документа, учёте и обобщении результатов контроля.

Исполнителем периодически вносится в карточку задания информация о ходе выполнения и проценте исполнения задания. Для промежуточного контроля заданий используется карточка контроля. Снятие с контроля означает завершение процесса контроля. Основанием для снятия с контроля является наличие номера результирующего исходящего документа, зарегистрированного при отправке документа.

5. Передача документов в архив. Отработанные документы подшиваются в дела, которые затем передаются на архивное хранение.

Кроме того, в системе возможны следующие этапы документооборота:

- ведение номенклатуры дел (ведение справочника номенклатуры дел) – процесс, заключающийся в составлении систематизированного перечня заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

- формирование дел и томов – процесс формирования дел с вложенными томами и присвоения им уникальных регистрационных номеров;

- списание документов в дела – процесс помещения документа в дело, согласно номенклатуре дел;

- передача дел во временное пользование – до закрытия дел документы в составе этих дел могут передаваться во временное пользование;

- архивирование дел – производится после их закрытия и составления, согласования и утверждения описи дел на передачу в архив;

- передача дел в подразделения – процесс передачи и приёма дел, хранящихся в архиве, для работы в подразделениях;

- передача дел на постоянное хранение – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел для передачи в фонды постоянного хранения;

- уничтожение документа в архиве – процесс формирования, согласования и утверждения описей дел на уничтожение.

Наряду с автоматизацией основных процессов делопроизводства приложение DocsVision «Административное делопроизводство» предоставляет ряд вспомогательных сервисов:

- сервис уведомлений – подсистема, предназначенная для рассылки пользователям системы уведомлений (напоминаний) о необходимости выполнения определённых заданий;

- контроль получения ответа на документ – позволяет устанавливать ожидаемый срок ответа и дату фактического получения документа-ответа;

- подсистема построения отчётов – позволяет быстро создавать новые отчёты и адаптировать существующие отчёты;

- электронный телефонный справочник – синхронизирован со справочником сотрудников и предоставляет удобный интерфейс доступа к различной информации о сотрудниках;

- Web-доступ для поиска и просмотра документов – подсистема поиска и просмотра входящих, исходящих, внутренних документов, а также заданий и резолюций, зарегистрированных в приложении «Административное делопроизводство», с помощью web-доступа.

Сервер DocsVision представляет собой сервер хранилища данных, построенный на основе сервера баз данных Microsoft SQL Server и веб-сервера Microsoft IIS и предназначенный для хранения информации и обработки запросов на выборку данных;

Клиент DocsVision интегрирован в Microsoft Internet Explorer и состоит из ядра и набора управляемых им карточек. Ядром клиентской части является Менеджер объектов, который обеспечивает поддержку сессий пользователей, передачу данных между клиентской частью и сервером хранилища, загружает и запускает карточки, а также предоставляет им стандартные интерфейсы для выполнения различных функций.

Заключение

В ходе данной курсовой работы мы выяснили, что основным способом представления информации на любом современном предприятии на сегодняшний день является документ. На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем до 60 % рабочего времени. В связи с этим, возникает необходимость в автоматизации делопроизводства и документооборота.

Автоматизация делопроизводства позволяет вести контроль исполнения, хранить данные о делах, обеспечивать быстрый поиск документа по одному реквизиту или их набору, а также позволяет прослеживать весь цикл действий над документами.

Основные факторы эффективности автоматизации документооборота:

- экономия организационно-технических затрат;

- упорядочение технологии работы с документами (переход предприятия на единую систему делопроизводства и документооборота);

- ускорение прохождения документов на предприятии за счет электронной технологии рассылки документов и резолюций;

- полный контроль за документами и работой персонала с ними.

В настоящее время существует целый ряд систем автоматизации делопроизводства и документооборота, которые применяются в государственном и муниципальном управлении, например,  таких как: система «Дело» компании «Электронные офисные системы», автоматизированная система административного делопроизводства  DocsVision «Административное делопроизводство», «БОСС-Референт», «Эскадо», «LanDocs», «Documentum»  и другие. В курсовой работе были рассмотрены две системы - «Дело» и DocsVision «Административное делопроизводство».

На основе системы «ДЕЛО» предприятия могут осуществлять:

- автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;

- электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);

- смешанный бумажно-электронный документооборот.

DocsVision «Административное делопроизводство» представляет собой автоматизированную систему административного делопроизводства, предназначенную для автоматизации организационной деятельности, связанной с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учётом документов, выполнением заданий, контролем исполнительской дисциплины, удалённого доступа к документам из подведомственных агентств и служб, взаимодействием с информационными системами других организаций.

В параграфе 2.1. были приведены примеры автоматизации делопроизводства в таких государственных структурах, как Министерство экономического развития и торговли РФ, Центральный Банк РФ и Совет Федерации. Кроме того, на основании приведенной информации проанализированы типичные проблемы по внедрению СЭД и САДД в данных госструктурах.

Таким образом, подводя итоги, следует отметить, что использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в сфере документационного обеспечения управления.

Электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства. Оба этих процесса призваны решить такие наболевшие проблемы традиционного делопроизводства, как проблема поиска документов, невыполнение документов в установленный срок, дублирование и противоречие документов друг другу, неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами и невозможность проследить историю работы с документами.

В заключении, хотелось бы сказать о том, что внедрение систем автоматизации делопроизводства (САД) и систем электронного документооборота (СЭД) сталкивается в реальности с такими проблемами, как отсутствие универсальной системы для любого предприятия, проблемой человеческих ресурсов, проблемой несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ.

Список использованных источников и литературы:

1.           ЭОС – автоматизация делопроизводства и электронный документооборот [Электронный ресурс] : сайт компании Электронные Офисные Системы. – Режим доступа: http://www.eos.ru/ – Дата обращения 14.12.2011 г.

2.           ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: ИПК Издательство стандартов, 1997.

3.           Бобылева, М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления (опыт Банка России) / М.П. Бобылева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – № 2. – 80 с.

4.           Божко В.П., Власов Д.В., Гаспариан М.С. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебно-методический комплекс / – М.: Изд. центр ЕАОИ. 2008. – 120 с.

5.           Бройдо, В. Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации / - СПб.: Питер, 2002.- 90 с.

6.           Ватолина, М.В. Организация работы с документами / Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с.