Учет торговых операций в оптовой торговле

- заполнение документа средствами, которые не могут обеспечить его долговременное хранение, а также невыполнение формальных процедур при исправлении документов могут привести к разногласиям с налоговыми органами по поводу содержания документа, кто и что имел в виду, подписывая этот, и какая именно операция была совершена. Так например, в РКО № 1839 от 12.10.2010 года подпись кассира не соответствовала его фамилии. Как и в предыдущих случаях следует либо переоформить документ (при наличии такой возможности), либо внести  в него исправления. При внесении исправлений  следует учесть, что в кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Во все остальные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими данный документ, что должно быть подтверждено их подписями с указанием даты внесения исправлений.

     Ошибки  и нарушения в организации  работы с документацией:

- отсутствие графиков документооборота - отсутствие таких графиков само по себе не влечёт каких-либо нежелательных последствий в виде штрафов и разного рода взысканий, однако бесконтрольность в сфере документопотоков может привести к большому числу нарушений, которые в свою очередь могут повлечь негативные последствия.

     В ООО «Торговый Дом Кредо» такого графика нет, но следует составить нужные графики документооборота во избежание ошибок, связанные с отсутствием графиков (утеря документов, отсутствие нужных документов, несвоевременная регистрация документации, различные злоупотребления с документами).

       Ошибки при регистрации документа  (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документов в учётные регистры):

     - эта группа ошибок относится, как правило, к техническим ошибкам (очень редко – намеренное искажение данных). Для организаций, где система внутреннего контроля работает эффективно, данный вид ошибок очень редкий. Если ошибки всё же будут иметь место, то их устранение производится путём внесения исправлений в учётные регистры с составлением бухгалтерских справок. В ряде случаев потребуется внести исправления в отчётность (если ошибки были обнаружены в следующих отчётных периодах)

     Несвоевременная регистрация документа в учётном регистре (либо отсутствие данных в учётном регистре по отдельным первичным документам.):

     - на предприятии такие ошибки исправляются самостоятельно.

     Нарушения сроков хранения документации в архиве:

     - данный вид ошибок может привести к серьёзным затруднениям в работе проверяющих органов, если при проверке за определённый период какие-либо документы не будут обнаружены. В этом случае  предприятию грозит штраф за нарушение правил учёта доходов и расходов, а также начисление налогов исходя из обычного уровня доходов предприятия.

     Нарушения при оформлении дел с первичной  учётной документацией (касается кассовых и банковских документов):

     - при несоблюдении необходимых условий оформления подобных документов велика вероятность утери и злоупотреблений. Кроме того, существует возможность привлечения предприятия и должностных лиц к ответственности за несоблюдение порядка ведения кассовых операций. При возможности следует указанную первичную документацию  оформить в соответствии с требованиями нормативных актов (переплести, подобрать в хронологическом порядке и т.д.).

     Рассмотрев  наиболее типичные ошибки и нарушения, свойственные плохо организованной системе первичного учёта можно  прийти к выводу, что у предприятия  существует потребность в конструктивных предложениях по совершенствованию систем учёта и внутреннего контроля. В данной части будут даны отдельные рекомендации по совершенствованию (повышению эффективности) системы первичного учёта и по оптимизации системы внутреннего контроля. Следует заметить, что самым эффективным способом решения данной проблемы является комплексная автоматизация предприятия во всех направлениях: делопроизводство, кадры, производственный и бухгалтерский  учёт и т.д. В этом случае все бизнес процессы (и учётные в том числе) на стадии постановки технического задания на внедрение автоматизированной системы и на стадии собственного внедрения неизбежно будут формализованы, унифицированы и стандартизированы, что качественно повысит уровень организации первичного учёта.

       Во избежание ошибок и нарушений по сбору и регистрации оперативных данных, подлежащих первичному учету, в ООО «Торговый дом Кредо» целесообразно давать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и проч.) о порядке и сроках регистрации данных на носителе. Целесообразно использовать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей. Контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.) также снижают риск неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.

     Все документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции, должны иметь юридическую силу. Требования к оформлению документов и способы их реализации рассматривались ранее. Среди мероприятий, способствующих повышению эффективности в данном вопросе, следует выделить следующие. В первую очередь – использование на всех участках учёта унифицированных форм документации. Кроме того:

• создание графиков документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа;
• издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;
• контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за её несоблюдение);
• проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.

     Как и во всех других подсистемах, создание графиков документооборота и доведение  их до исполнителей – существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами.

     Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать чёткие инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от других организаций. Это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:

• комплектность документации (правильность оформления документов);
• сроки предоставления документации;
• ответственность за несвоевременное или неполное представление первичной документации.

     На  стадии  регистрации документов в учётных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать метод «служебных записок» - своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающей порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:

• какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;
• какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;
• какую бухгалтерскую проводку, в каком учёном регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.

     Кроме того, риск неполного отражения  документов в учётных регистрах  снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.

     В плане организации хранения документов целесообразно использование графиков документооборота и должностных  инструкций, а также повышение  статуса архивной службы при организации  работы с переданными в архив  документами (путём издания соответствующих положений об организации архивной службы на предприятии).

     При использовании документов в текущей  работе руководству ООО «Торговый Дом Кредо» следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам. Поскольку на предприятии существует автоматизированная система обработки данных, то правильный доступ к данным будет через систему паролей. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

       Первичный учёт - это самостоятельная  система, требующая надлежащей  организации и имеющая свои  законы, особенности и связи – внутренние и внешние. Первичный учёт  является первичной стадией бухгалтерского учёта, также это основа управленческого учёта, база для текущего экономического анализа, предмет внутреннего и внешнего контроля. Система первичного учёта является информационной базой для оперативного экономического анализа деятельности предприятия.

     Основная цель системы учёта торговых операций – это  обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы учёта, при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

     Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами. На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи. С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

     В ООО «Торговый Дом Кредо» содержится большое количество различных первичных документов: по учёту основных средств, по учёту материалов, по учёту труда и его оплаты, а также по учёту денежных средств, которые составляют систему учёта на предприятии. В целом практически все документы, используемые на анализируемом предприятии содержаться в унифицированных формах, утвержденными Госкомстатом РФ. Также для некоторых документов необходимо создать произвольную форму с использованием обязательных реквизитов, утвержденных законодательством.

     Налоговый учёт выдвигает определённые  требования к организации первичного  учёта. Не соблюдение этих требований  ведет либо к штрафным санкциям  и занижению прибыли.

     Организация работы с документами  в ООО «Торговый Дом Кредо» – самая важная составляющая системы бухгалтерского учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих построение  документооборота, использование документации в текущей деятельности и хранение документов. Среди задач этой составляющей следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта, защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности документации в соответствии с действующим законодательством.

     Анализ типичных ошибок и нарушений,  свойственных неэффективно функционирующей  системе организации первичного  учёта, позволяет сделать вывод  о том, что большинство нарушений  невозможно исправить «незаметно», и оптимальным способом их исправления является переоформление документации или внесение исправление в первичный документ.

     Лучший способ избежать ошибок и нарушений – осуществление организационных мероприятий, направленных на повышение достоверности и оперативности системы учета торговых операций. При этом, самым эффективным мероприятием является комплексная автоматизация предприятия, при которой все бизнес процессы неизбежно формализуются, унифицируются и стандартизируются, что качественно повышает уровень организации бухгалтерского учёта.