Учет расчетов с подотчетными лицами

Введение

Основная цель курсовой работы – это закрепление знаний, полученных на теоретических занятиях по дисциплинам «Бухгалтерский учет» и «АФХД», а так же по специальным учебным дисциплинам и развитие практических умений и навыков студентов в организации и ведении учета финансово – хозяйственной деятельности организации, составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности и умение анализировать полученные результаты. Курсовая работа способствует более глубокому усвоению изучаемого курса, формирует навыки исследовательской работы и ориентирует на умение применять теоретические знания на практике.

Целью курсовой работы является не только закрепление и контроль знаний вопросов курса, но и проверка умения увязывать теоретические вопросы с практикой их разрешения на предприятии, приобретение навыков применения учетно-финансовой информации в своей деятельности.

Все организации независимо от организационно-правовой формы собственности должны вести бухгалтерский учёт.

Бухгалтерский учёт представляет собой упорядочную систему сбора регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путём сплошного, непрерывного документального учёта всех хозяйственных операций.

Бухгалтерский учёт даёт наиболее важную достоверную  информацию, систематизи – рует и обрабатывает разнородные данные, после чего они становятся основой  для принятия управленческих решений; позволяет планировать деятельность организации, контролировать и оценивать  результаты деятельности.

Особенности бухгалтерского учёта это:

• сплошное отражение в финансовой и хозяйственной деятельности предприятия;
• непрерывность во времени отражения происходящих хозяйственных фактов;
• документальное оформление каждой хозяйственной операции, что позволяет установить ответственность за выполняемую операцию, а следовательно документ приобретает юридическую силу;
• все средства и хозяйственные процессы обязательно отражаются в денежном выражении, обобщая натуральные показатели;
• взаимосвязанное отражение в финансовой и хозяйственной деятельности при совершении хозяйственного факта. 

Бухгалтерский учёт предназначен для постановки и  решения более фундаментальных  задач нежели те, что стоя  перед  другими видами учёта, применяемыми на уровне организации (оперативным  и статистическим), а именно:

1. формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и её имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчётности – руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним – инвесторам, кредиторам  и др. пользователям бухгалтерской отчётности;
2. обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчётности, для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, об использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;
3. предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявления внутрихозяйственных резервов, обеспечение её финансовой устойчивости. 

В процессе реализации этих задач объектами бухгалтерского учёта выступают собственный  капитал организации, её имущество, обязательства, связанные с их движением, и сами хозяйственные операции, раскрывающие сущность экономических событий (фактов хозяйственной жизни).

Бухгалтерский учёт и анализ финансово-хозяйственной  деятельности тесно связанны между собой. На основе бухгалтерской информации становится возможным прогнозировать события, осуществлять функции контроля за мерой труда и мерой потребления, а также анализ конечных финансовых результатов хозяйственной деятельности предприятия и оценку степени его финансовой устойчивости и платёжеспособности. 

В системе  хозяйственного управления анализ играет ведущую роль, так как способствует повышению эффективности деятельности и рациональному использованию ресурсов.

В условиях рыночных отношений роль анализа и диагностики  организации заметно возрастают. Хозяйственные процессы, протекающие  на предприятии, отражаются в учётной  и отчётной документации, и сами о себе не дают объективной оценки, но после соответствующей обработки, изучения и исследования (анализа) позволяют  объективно оценить деятельность предприятия. Путём глубокого и систематического изучения учётных, отчётных и других источников информации можно выявить  и измерить факторы и отклонения, выявить резервы, наметить пути дальнейшего  улучшения деятельности организации.

Анализ – (от греч.) разделение, разложение целого на составные элементы. Как один из общих методов познания, применяется при изучении процессов, явлений и предметов в природе и обществе. Основан на особенности целого, что позволяет выявить главное в изучаемом предмете и объекте.

Как всеобщий метод познания, анализ лежит в  основе многих наук и конкретизируется в данной среде или сфере деятельности. Анализ необходимо проводить своевременно, качественно, систематически, чтобы  снизить степень риска и предотвратить  банкротство. Анализ начинается со сбора  и обработки информации – аналитическая  работа, расчёт необходимых дополнительных показателей, определяют наиболее важные факторы, выявляют причины и резервы  и принимают решения.

Экономический анализ предполагает использование  целого комплекса цифровых учётных  данных и системы методических приёмов (способов), позволяющих изучать  различные стороны хозяйственной  деятельности субъекта и его структурных  подразделений. Хозяйственные процессы отражаются целой системой экономической  информации, которая постоянно изменяется. При рациональной организации поток  этой информации служит основой экономического анализа.

Основные  задачи экономического анализа связаны  с тактикой и стратегией организации  на ближайшую и дальнейшую перспективу  своего развития:

1. Проверка реальности и оптимальности бизнес-планов, прогнозов, нормативов, повышение их научно-технической обоснованности; содействие улучшению планирования и управления.
2. Контроль плановых показателей и соблюдение нормативов; изучение и оценка тенденции развития экономики организации, динамики, условий и состава получения результата.
3. Определение экономической эффективности, результатов; содействие внедрению передовых методов хозяйствования и НТП.
4. Выявление и количественное измерение влияния факторов на показатели деятельности организации; объективная оценка результатов деятельности.
5. Разработка мер по устранению выявленных недостатков.
6. Изучение и мобилизация резервов, повышения эффективности использования экономического потенциала организации.
7. Исследование оптимальности управленческих решений и содействие их успешной реализации.

Экономический анализ заключается в  исследовании экономических процессов, явлений, обуславливающих их факторов, причин и оценке производственно-хозяйственной  деятельности.

Раздел 1. Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным     командировкам и по хозяйственно-операционным расходам

1.1 Понятие подотчётных лиц.

Подотчётное лицо – это работник данной организации (в т.ч. совместитель), которому выданы в виде аванса денежные средства, с условием предоставления отчёта об их использовании.

Подотчётными суммами называются денежные авансы, выдаваемые организацией на административные, хозяйственные, командировочные расходы, оплату услуг, закупку материалов и т.д. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные денежные средства под отчёт, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен и определяется действующим законодательством.

Расходовать выданные под отчёт денежные суммы  следует по назначению; передача подотчётных  сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчётному лицу выдаются только при условии полного расчёта  по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчёты и  оправдательные документы в расходовании подотчётных сумм в установленные  сроки или не возвративших в кассу  предприятия остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы  данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Денежные  суммы под отчёт выдаются на основании  заявления работника или служебной  записки, утверждённой руководителем  организации и главным бухгалтером. На основании заявления составляется приказ руководителя о направлении  в командировку, а затем смета  расходов, итог которой после утверждения  выдаётся подотчётному лицу по расходному кассовому ордеру. После использования  денежных средств подотчётное лицо представляет авансовый отчёт о  фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, в течение 3-х рабочих дней после  возвращения из командировки.

Авансовый отчёт составляется в одном экземпляре подотчетным лицом, затем он передаётся в бухгалтерию, где бухгалтер  проверяет авансовый отчёт и  проставляет проводки, после чего отчёт утверждает руководитель организации.

1.2 Учёт служебных командировок.

Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя организации в другую местность на определённый срок, для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Направление в командировку женщин, имеющих детей  в возрасте до 14 лет, работников, имеющих  детей-инвалидов или инвалидов  с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работников, осуществляющих уход за больными членами их семей согласно медицинскому заключению, без их согласия не допускается.

Максимальный  срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, и 60 дней – при командировке за границу. Для лиц, направляемых на выполнение монтажных, наладочных и  строительных работ, срок командировки не должен превышать одного года. Срок определяется руководителем организации  и утверждается приказом. 

Днём  выезда считаются календарные сутки, в течение которых транспортное средство отбывает из места постоянной работы работника, а днём приезда  – календарные сутки, в течение  которых работник прибывает к  месту постоянной работы. В обоих  случаях учитывается время проезда  до станции, аэропорта или пристани, если они находятся за чертой населённого  пункта. Время болезни в период пребывания в командировке не включается в указанный выше срок. Если период командировки включает выходные, праздничные  дни, то другие дни отдыха по возвращении  из командировки работнику не предоставляются. Если работник специально был командирован для работы в выходные и праздничные  дни, то за эти дни ему начисляют  доплату и предоставляют день отдыха. 

На  время командировки работника за ним сохраняются должность и  средний заработок. Заработная плата  по его просьбе может быть перечислена  за счёт предприятия по адресу местонахождения  данного работника в период командировки. За командировку работнику уплачивают среднюю заработную плату за все  рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Основанием  для выезда является приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку. В нём указываются  фамилия(ии) и инициалы, структурное  подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), цель, время и  место(а) командировки. После выхода приказа работнику выдаётся командировочное удостоверение. В нём указываются фамилия, имя, отчество командируемого, цель и пункт назначения командировки, её срок и наименование организации, куда командируется работник. В командированном удостоверении делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из него и возвращении к месту постоянной работы. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. К командированному удостоверению прилагается отчёт о проделанной работе в период нахождения работника в командировке. Если работник должен возвратиться из командировки в тот же день, командировочное удостоверение не выписывается. Расходы, произведённые командированным, должны быть подтверждены документально и отражены в предоставляемом им авансовом отчёте.

Состав этих расходов включает оплату:

• расходов по найму жилого помещения (возмещается вся сумма расходов, с учётом дополнительных услуг, если они включены в счёт за проживание; сумма НДС за проживание принимается к вычету на основании счёт-фактуры);
• расходов по проезду к месту командировки и обратно (стоимость билета, бронирование билета, оплата постельных принадлежностей, стоимость проезда транспортом общего пользования к станции, сумму страховых платежей; сумму НДС по расходам принимают к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории РФ);
• суточные за каждый день нахождения командировке, включая выходные и праздничные дни в пути (суточные не выплачиваются, если работник выезжает в командировку на один день или имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства);
• иные расходы, которые произвёл работник с разрешения или ведома работодателя.

С 1 января 2009 года суточные не нормируются, их размер устанавливается приказом руководителя организации или определяется коллективным договором.

С  1 января 2008 года не облагаются НДФЛ суточные в пределах 700 руб. за каждый день на территории России, а при за граничной  командировке – не более 2500 руб.

Проезд  к месту командировки и обратно  возмещается в сумме фактических  расходов, подтверждённых документами  без ограничения лимитом, при  наличии согласия руководителя. Предоставление документов не обязательно, когда администрации  предприятия заранее известны расходы  на проезд в оба конца. Однако данное правило применяется только с  обязательного согласия командированного работника. Оплате подлежат расходы  на проезд всеми видами транспорта (кроме такси), включая страховые  платежи по государственному обязательному  страхованию пассажиров на транспорте, стоимость услуг по предварительной  продаже проездных билетов.