Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами и расчетов с персоналом по прочим операциям

ВВЕДЕНИЕ

     При невозможности произвести расчеты  непосредственно из кассы или расчетного счета на предприятиях выдаются авансы наличными деньгами под отчет соответствующим должностным лицам, которые и осуществляют платежи. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов с работниками предприятия. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

     Формирование  рыночных экономических отношений  предъявляет повышенные требования к организации бухгалтерского учета. Без строгого учета и контроля невозможно организовать рациональное и экономное использование производственных и трудовых ресурсов, предупредить возникновение непроизводительных расходов и потерь, обеспечить сохранность материальных ценностей организации.

     Правильность  организации расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости  средств организации, укрепление ее договорной и расчетной дисциплины, улучшение ее финансового состояния. Особое значение придается проверке состояния дебиторской и кредиторской задолженности, от величины и реальности которых зависят финансовое состояние и платежеспособность организации.

     Тема  курсовой работы является довольно актуальной. Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

     Целью работы является углубленное изучение документального оформления и учета  расчетов с подотчетными лицами, систематизация и закрепление теоретических  знаний по данной теме на основе изучения соответствующих нормативно-правовых актов.

     В соответствии с поставленной целью  задачами курсовой работы являются:

- раскрыть сущность, задачи и значение расчетов с подотчетными лицами;

- изучить нормативные правовые документы и методические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами;

- привести порядок документального оформление расчетов с подотчетными лицами на КУП «Полоцк-торг»;

- изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии.

     Предметом исследования работы является учет расчетов с подотчетными лицами, объектом – КУП «Полоцк-торг».

     1. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ ПОНЯТИЙ  «РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ»  И «РАСЧЕТЫ С ПЕРСОНАЛОМ ПО  ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ» И ЗАДАЧИ  ИХ УЧЕТА. 

     1.1 Понятие и структура расчетов  с подотчетными лицами и расчетов  с персоналом по прочим операциям.

     Под подотчетными лицами в бухгалтерском  учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании (отсюда и  термин – «под отчет»).

     Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных  расходов, а также для оплаты хозяйственных  расходов, расходов, связанных с  приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории РБ и за границу;
• представительские расходы.

     Тема  расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по РБ, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.[5,c.126]

     Но  в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту  тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных  документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

     При выдаче денежных средств организация обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3-х рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

     Право получать денежные средства под отчет  имеют только те сотрудники, чьи  фамилии есть в перечне подотчетных  лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

     Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью.

     В приказе нужно не только перечислять  подотчетных сотрудников, но и указывать, какую сумму каждый из них может  получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдать авансовые отчеты в бухгалтерию.

     Если  надо выдать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный  приказ, где необходимо указать фамилию  и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

     Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно  под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

     В процессе своей деятельности практически  каждый бухгалтер сталкивается с  проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных  расходов. При этом часто возникают  вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.[10,c.204]

     При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

     Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

     В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

     В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.[11,c.123]

     Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;
• кто направляется в командировку;
• место командировки;
• срок командировки;
• какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке;
• условия командировки за пределами страны;
• порядок оформления командировки;
• порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

     Цель  командировки определяет её классификацию  и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

     Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или  имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

     Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые  связаны с:

• покупкой ТМЦ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
• осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
• участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
• другими аналогичными нуждами.

     Порядок и размеры возмещения расходов, связанных  со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры  возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных законодательством для организаций, финансируемых из бюджета.[6,c.154]

     Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

     Порядок оформления командировки и расчетов с работником:

• для командировки работнику оформляется командировочное удостоверение (Приложение А), служебной задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Приложение Б, В);
• наряду с командировочным удостоверением может быть издан приказ о командировке (Приложение Г);
• командировочное удостоверение может не выписываться на однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные ;
• фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатью организации, отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;
• днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения – дата прибытия соответствующего транспорта;
• перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания;