Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами и расчетов с персоналом по прочим операциям

     Приказ (распоряжение) является основанием для  направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый  срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

     Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

     2. Документы второго вида командированный  работник получает самостоятельно  во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный, обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

     При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).[11,c.261]

     Кассовый  чек (Приложение Е) является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (УНН)
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

     Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РБ.

     Товарный  чек (или накладная) (Приложение №6)в  соответствии с законодательством должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции
• измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

     В счёте–фактуре должны быть указаны:

• порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;
• наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• идентификационный номер продавца (УНН);
• наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• идентификационный номер покупателя (УНН);
• наименование товара (работы, услуги);
• стоимость (цена) товара (работ, услуг);
• налоговая ставка;
• сумма налога на добавленную стоимость;
• страна происхождения товара;

     Счёт-фактура  подписывается руководителем и  главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

     3. Третий вид – итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки  обязан сделать отметку о прибытии  в командировочном удостоверении  и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

     На  оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы  для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

     После проведения хозяйственно – операционных, представительских расходов, возвращения  из командировки подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Использование для автоматизации бухгалтерского учета программы 1С: Предприятие позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе: каждой проводки, каждой операции, в разрезе отдельного подотчетного лица, в разрезе отдельной даты. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.[12,c.154]

     В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

     1) работник по авансовому отчету  отражает неиспользованную сумму  и возвращает её в кассу  организации;

     2) утверждение целесообразности произведенных  расходов в авансовом отчете  и списание их для целей  бухгалтерского учета в расходы  организации. 

     2.2 Понятия, сроки и документальное  оформление служебных командировок.

     Согласно  ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

     Вопросы направления работников в служебные  командировки регулируются следующими нормативными правовыми актами:

• Трудовым кодексом Республики Беларусь;
• Положением о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274 (далее — Положение);
• Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 августа 2005 г. № 903 «О финансировании расходов на служебные командировки за границу и иных вопросах, связанных с этими командировками»;
• Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция);
• Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Положение Минтруда).

     Указанными  нормативными правовыми актами установлены  различные требования к оформлению служебных командировок в зависимости  от того, командируется работник в населенные пункты, расположенные на территории Республики Беларусь, или за рубеж.

     Общими  в обоих случаях являются требования, зафиксированные в Трудовом кодексе  и Инструкции.

     В соответствии со ст. 93 ТК направление  работника в служебную командировку оформляется приказом или распоряжением нанимателя с выдачей командировочного удостоверения. Инструкция предусматривает при этом регистрацию работников, отбывающих в служебную командировку, в журналах установленной формы.

     По  итогам командировки Инструкцией предусмотрено представление работником авансового отчета, к которому должны быть приложены:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;
• проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

     Оформления  указанных документов будет достаточно при командировании работников в пределах Республики Беларусь.

     Более детально регламентирован порядок  направления работников в служебные командировки за границу. Некоторые из установленных при этом требований могут быть применены и при командировании работников в пределах страны.

     При этом необходимо учитывать, что требования Положения определяют порядок направления  в служебные командировки за границу  работников государственных органов  и иных государственных организаций, а нормы Положения Минтруда устанавливают порядок направления в зарубежные командировки работников организаций независимо от формы собственности.

     Прежде  всего, Положение предусматривает  внесение должностному лицу (органу), уполномоченному  принимать решение о направлении  в служебную командировку за границу, соответствующего предложения. Перечень таких органов и должностных лиц для различных категорий государственных организаций определен Положением. В частности, установлено, что решение о направлении в зарубежные командировки руководителей государственных организаций принимается руководителями министерств и иных республиканских органов государственного управления, которым они подчиняются (подп. 3.15); сами руководители государственных организаций принимают решение о направлении в командировки своих заместителей и других работников этих организаций (подп. 3.19).[3]

     Положением  установлено, что предложение должно быть оформлено в виде письма или  докладной (служебной) записки.

     Следует обратить внимание, что в некоторых  организациях вместо докладной записки командируемые работники подают заявления, что является неверным. Согласно Закону Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. «Об обращениях граждан» (в редакции Закона от 1 ноября 2004 г.) заявление— это ходатайство о реализации прав, свобод и (или) законных интересов гражданина (граждан), не связанных с их нарушением. Таким образом, функциональное назначение такого вида документа, как заявление (реализация прав, свобод и законных интересов граждан), не соответствует целям и задачам командирования (выполнение служебного задания вне места постоянной работы (ст. 91 ТК)). Это необходимо учитывать при документальном оформлении командировок не только за границу, но и в пределах Республики Беларусь.

     Письмо  или докладная записка должны содержать сведения о государстве и сроках командирования, о цели и основании командирования, обоснование целесообразности командирования (включая ожидаемые результаты), предложения по кандидатурам командируемых работников, руководителя группы, информацию об источнике финансирования служебной командировки, иных существенных условиях командирования. 

     2.3 Составление и оплата расходов  на служебные командировки в  пределах РБ и за её пределами.

     Расходы, подлежащие возмещению

     1. По проезду к месту служебной командировки и обратно. 
Расходы по проезду возмещаются по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы. Размер определяется по стоимости представленных проездных документов. Поэтому необходимо сохранять подлинники билетов.

     2. Расходы по бронированию билетов.

     3. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Опять же необходимо иметь документы об их оплате.

     4. Расходы на проезд к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

     5. Расходы по перевозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу).

     6. По найму жилого помещения.

     Командировки  по Беларуси