Аудит дебиторской кредиторской задолженности

При возникновении необходимости  в таких операциях сотруднику предприятия выдаются наличные деньги под отчет с последующим отчетом  о произведенных расходах. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По отношению к балансу - это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету записываются суммы, выданные под отчет, и возмещение перерасхода. По кредиту суммы списанной задолженности подотчетных лиц согласно утвержденных авансовых отчетов и суммы, сданные в кассу, неиспользованные подотчетными лицами.

В учете составляются следующие проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

1.Выдано под отчет на  хозяйственные нужды, командировочные  расходы:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса».

2. Подотчетные суммы использованы  на производственные нужды:

Дт 25, 26 «Общепроизводственные, общехозяйственные расходы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

3. Подотчетные суммы израсходованы  на приобретение материалов, товаров:

Дт 10, 41 «Материалы», «Товары»  Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Дт 19 «Налог не добавленную стоимость»  Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

4. Взнос неиспользованных  подотчетных сумм в кассу:

Дт 50 «Касса»  Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

5. Удержан из заработной  платы долг по подотчетным  суммам:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Авансовые отчеты составляются на основании первичных, оправдательных документов. Если выданные под отчет  суммы не возвращены в течение 3-х  дней установленной даты их возврата, а оправдательные документы отсутствуют, то указанные суммы подлежат включению  в облагаемый подоходным налогом  совокупный доход работника. Аналитический  учет организован не только по каждому  подотчетному лицу, но и по каждому  авансовому отчету.

Первичные документы являются основным источником сбора информации при проверке расчетов с подотчетными лицами: авансовый отчет; командировочное  удостоверение; журналы учета работников, инвентаризационная опись по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аудит операций по расчетам с подотчетными лицами чаще всего  проводится сплошным способом. Проверка обоснованности выдачи авансов под  отчет заключается в установлении соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации в части выдачи авансов под отчет на хозяйственно-операционные нужды. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих под отчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.

Основанием выдачи наличных денег является командировочное  удостоверение, а при направлении  в загранкомандировку - приказ руководителя. При проверке расходных кассовых ордеров, подтверждающих выдачу денег  под отчет, обращается внимание на полноту  заполнения всех реквизитов и, в частности, на отражение оснований для выдачи авансов. Выдача денег под отчет  должна производиться при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Проверка своевременности  представления авансовых отчетов  осуществляется путем сопоставления  фактических сроков представления  авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении  или в приказе руководителя. Согласно Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Если аудитор установил несоблюдение этого порядка, то необходимо далее проверить выполнение требований плана счетов об отражении подотчетных сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Д-т сч. 94, К-т сч. 71) и последующее списание этих сумм. Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм осуществляется путем установления наличия и правильности оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, и их последующего отражения.

При проверке авансовых отчетов  обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными  денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т. е. юридического лица. Суммы по первичным документам (накладная, счет-фактура, квитанция  к приходному кассовому ордеру, акт  выполненных работ и т. п.) сравниваются с лимитом, установленным ЦБ РФ (предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами определен в 100 тыс. руб.). При  этом следует проверить, не производились  ли выплаты в адрес одного поставщика в один день по данному счету, накладной, договору. Такие выплаты суммируются  и сравниваются с лимитом.

Прослеживая корреспонденцию  счетов, указанную в авансовых  отчетах, аудитор обращает внимание на характер произведенных затрат:

• расходы, связанные с производственной деятельностью (Д-т сч. 20-26, 44, К-т сч. 71), следует отражать на счетах учета затрат;
• расходы социального и непроизводственного назначения (Д-т сч. 84, К-т сч. 71) списываются за счет собственных средств предприятия;
• расходы капитального характера (Д-т сч. 08, К-т сч. 71) и расходы, связанные с приобретением МПЗ, включаются в покупную стоимость (Д-т сч. 10, 15, 16, К-т сч. 71).

Расходы непроизводственного  характера, возмещенные подотчетному лицу, должны списываться за счет собственных  средств (Д-т сч. 84, К-т сч. 71) и включаться в совокупный доход работника для удержания подоходного налога. Аудитору следует провести арифметическую проверку командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

При аудите расчетов с подотчетными лицами по заграничным командировкам  следует помнить, что размеры  суточных дифференцированы по странам  и установлены в двух видах  ставок:

• для работников, направляемых в командировку за рубеж;
• для работников загранучреждений РФ и других категорий работников при краткосрочных командировках в пределах государства, где находятся загранучреждения.

Размер суточных, выплачиваемых  работнику, зависит от срока командировки. В случае пребывания работника в  краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, устаноааенных для работников загранучреждений РФ.

Необходимо принимать  во внимание и особенности оплаты суточных за время пребывания в командировке:

• со дня пересечения государственной границы на выезде из РФ суточные выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник;
• со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ - по норме, установленной при командировках в пределах РФ;
• в случае выезда в командировку и возвращения в РФ в тот же день суточные выплачиваются в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы;
• в случае, когда работник обеспечивается в стране пребывания бесплатным питанием, суточные выплачиваются в размере 30% от установленных норм.

При проверке авансовых отчетов  необходимо установить наличие документов (приказ о командировке, копии виз  и заграничного паспорта с отметками  КПП, подтверждающие расходы документы, расчет суточных) и соответствие их данным авансового отчета. Расходы  по найму жилого помещения возмещаются  только при наличии подтверждающих документов.

Расходы в иностранной  валюте на загранкомандировки пересчитываются  в рубли по курсу Центрального банка РФ на день утверждения авансового отчета.

Аудитору целесообразно  выполнить счетную проверку расчета  суточных и курсовых разниц, пересчета расходов в пределах и сверх установленных норм, а также итоговых сумм в авансовом отчете. Необходимо проверить, включены ли суммы выплат суточных сверх установленных норм в совокупный доход работников для удержания подоходного налога, а также произведены ли начисления на эти суммы в фонды социального страхования и обеспечения.

Проверка отражения в  учете расчетов с подотчетными лицами проводится прослеживанием записей  корреспондирующих счетов в авансовых  отчетах и регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются (в соответствии с Положением о составе затрат) в себестоимость и отражаются на счетах учета расходов с выделением сверхнормативных расходов.

Выявленные при проверке несоответствия и отклонения отражаются в рабочих документах аудитоpa. При обобщении результатов проверки определяется влияние выявленных отклонений на показатель себестоимости и прибыль, на величину начисленных налогов (подоходный, НДС, на прибыль).

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами по операциям, не упомянутым в пояснениях (инструкции плана счетов бухгалтерского учета) к счетам 60--75, ведутся на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». К ним относятся операции с транспортными организациями за услуги, оплачиваемые чеками; по депонированным суммам заработной платы; по суммам, удержанным из заработной платы работников предприятия в пользу разных организаций и отдельных лиц на основании исполнительных документов или постановлений судебных органов, и др. Аналитический учет по счету 76 ведется по каждому дебитору и кредитору на карточках, а синтетический - в журнале-ордере № 8 (при журнально-ордерной форме учета) или машинограмме дебетовых и кредитовых оборотов по счету 76.

Аудитор при проверке устанавливает:

• правомерность использования счета 76 для выполнения расчетов (многие бухгалтеры используют счет 76 вместо счетов 60, 62, и др.);
• правильность и обоснованность удержаний по исполнительным листам;
• правильность расчетов с квартиросъемщиками и лицами, проживающими в общежитиях, ведомственных гостиницах;
• правильность выдачи депонированной заработной платы и зачисления ее после сроков исковой давности (3 года) на счет 80;
• своевременность и полноту начисления и поступления взносов родителей за содержание детей;
• правильность составления бухгалтерских записей по прочим дебиторам и кредиторам;
• соответствие записей аналитического учета по счету 76 записям в журнале-ордере № 8, главной книге и балансе.

 Основные нарушения,  выявляемые в ходе аудита дебиторской  и кредиторской задолженности.

При проверке учета расчетов с контрагентами, банками и подотчетными лицами как правило выявляются следующие нарушения:

- отсутствие соответствующих  расчетам платежных документов (квитанций  к приходным кассовым ордерам,  выписок банка и платежных  поручений, актов зачета взаимных  требований и т. п.);

- ошибки в оформлении  платежных документов (наличие всех  обязательных реквизитов, выделение  сумм НДС отдельной строкой,  штампы банка, заверенный перевод  документов на иностранных языках  и т. п.);

- несоответствие данных  платежных документов данным  учетных регистров по счетам 60, 62, 76, 66, 67, 71, 73 и др.;

- соответствие данных  регистров по указанным счетам  регистрам по счетам 50, 51, 52, 60, 62, 71, 76, 91 и др. Проверяя погашение задолженности  в порядке взаимных расчетов, аудитор устанавливает наличие  оснований для взаимных расчетов (договор, письмо одной из сторон  с просьбой произвести оплату  в порядке взаимных расчетов), сумму и дату погашения задолженности,  а также правильность отражения  в учетных регистрах.

- нарушения порядка выдачи  подотчетных сумм (выдача денежных  средств лицам, не указанным  в приказе руководителя или  не являющимся работниками предприятия,  списание подотчетных сумм за  счет чистой прибыли предприятия,  отсутствие командировочных удостоверений  с отметками в месте пребывания  в командировке и т.п.);

- нарушения порядка налогообложения  при оформлении командировочных  расходов (удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных  норм;

- нарушения порядка учета  представительских расходов (отсутствие  аналитического учета представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм ит.д.).

Признаками отсутствия или  недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с контрагентами, банками, подотчетными лицами и прочими  дебиторами и кредиторами для  аудитора являются:

• отсутствие на предприятии реестра заключенных договоров с контрагентами и по кредитам банка;
• отсутствие книги залогов для учета забалансовых обязательств организации и соответствия их ссудной задолженности по банковским кредитам;
• отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
• несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;
• задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;
• списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;
• отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;
• отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;
• отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.