Аудит безналичных расчётов предприятия

      По  нашему мнению, бухгалтерская отчётность отражает достоверно во всех существенных отношениях финансовое положение компании ЗАО «Промсвязь-Инвест» по состоянию на 31 декабря 2010 года, результаты её финансово-хозяйственной деятельности и движение денежных средств за 2010 год в соответствии с российскими правилами составления бухгалтерской отчётности.

 

       3.2. Рекомендации  по совершенствованию  учёта безналичных расчётов компании 

      Совершенствование системы бухгалтерского учёта и контроля за безналичными расчётами, а так же выявление и использование резервов повышения их эффективности является необходимой предпосылкой успешной работы предприятий.

      Компания  ЗАО «Промсвязь-Инвест» регулярно проводит инвентаризацию денежных средств и обязательно проводит её перед составлением годовой отчётности.

      Инвентаризация  денежных средств ЗАО «Промсвязь-Инвест»  перед составлением годовой отчётности включает проверку соответствия остатков средств на расчётных, валютных и специальных счетах организации данным бухгалтерского учёта.

      Инвентаризация  денежных средств, находящихся в  банках на расчётном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путём сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков. Организация может получать такие выписки ежедневно или в другие согласованные с банком сроки. К выписке прилагаются документы, на основании которых происходило списание или зачисление средств на расчётный счёт.

      Суммы, указываемые в банковских выписках по кредиту, необходимо сравнить с показателем  по дебету счёта 51 «Расчётные счета», а суммы, указанные в выписках по дебету, сверить с показателем по кредиту счёта 51 «Расчётные счета».

      В ходе инвентаризации остатка денежных средств на расчётных счетах целесообразно проверить суммы, выплаченные в качестве вознаграждения банкам за расчётно-кассовое обслуживание организации. Эти суммы нередко отражаются в банковской выписке без предоставления первичных документов, поскольку банки снимают вознаграждение с расчётного счёта в соответствии с договором на расчётно-кассовое обслуживание.

      В бесспорном порядке банк может списать  денежные средства со счёта клиента в следующих случаях [25, с. 35]:

      - по решению суда;

      - по требованию налоговой инспекции  об уплате налоговых недоимок  и пеней, начисленных по результатам  проверки.

      В иных случаях операции по выбытию  денежных средств с расчётного счёта осуществляются банком по платёжному поручению клиента.

      Без оформления первичных документов банки  зачисляют на расчётный счёт своих клиентов суммы вознаграждений за использование принадлежащих им средств (проценты на остаток денежных средств).

      Небрежность и неточность при ведении бухгалтерского учёта может принести немалый ущерб. Наиболее типичные проблемы – это поток первичных документов, монотонное выполнение арифметических операций, проверка правильности расчётов и проведения операций, сопоставление данных с информацией на смежных участках учёта.

      Для повышения оперативности работы с безналичными расчётами можно предложить компании ЗАО «Промсвязь-Инвест» установить компьютерную систему удалённых платежей «Клиент-Банк» (с использованием модемной связи или сети Интернет).

      Сертифицированная компьютерная система позволяет быстро и с высокой степенью надёжности проводить текущие платёжные операции из офиса клиента. На протяжении нескольких лет этой системой успешно пользуются десятки клиентов.

      Система гарантирует высокий уровень  безопасности при обмене информацией между Клиентом и Банком. Защита документов от фальсификации и несанкционированного доступа осуществляется при помощи программ Электронной Цифровой Подписи и Шифрования (ЭЦПиШ). При подключении системы «Клиент-Банк» клиенты получают полный комплект документов, детально регламентирующий использование системы.

      Система позволяет обслуживать несколько  расчётных счетов (несколько юридических лиц) на одном рабочем месте и использовать различные банковские подписи на платёжных документах. «Клиент-Банк» позволяет подключить режим работы со второй электронной подписью, которая даёт возможность осуществлять полный контроль за платежами дочерних предприятий и филиалов

      Система «Клиент-Банк позволяет:

      1. готовить и отправлять платёжные поручения (с использованием справочников плательщиков и получателей);

      2. готовить и отправлять валютные документы:

• заявки на продажу/покупку валюты;
• поручение на обязательную продажу валюты;
• заявление на валютный перевод;

      3. создавать и отправлять различные формы документов;

      4. принимать уведомления Банка о получении и обработке электронных документов клиента;

      5. автоматически обновлять нормативно-справочную информацию, включая:

• список кредитных организаций;
• список разрешённых балансовых счетов 2-го порядка;

      Способы подключения:

• через сеть Интернет (любой клиент);
• прямое модемное соединение по телефону;
• с использованием электронной почты X400 (в российских регионах).

      Система «Клиент-Банк» позволяет быстро и просто создавать платёжные поручения и отправлять их в Банк, не покидая рабочего места. В любой момент Клиент может получить выписку по своим счетам и информацию об отосланных в Банк документах. Система Клиент-Банк позволяет Клиенту отслеживать состояние своих счетов в режиме реального времени. 

      Итак, компьютеризация денежных расчётов уже глубоко проникла в систему денежных расчётов. Методы автоматизированных расчётов в форме безналичных перечислений и взаимного зачёта средств получили весьма широкое распространение в развитых странах.

      В условиях рыночной экономики бухгалтерия должна исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

      Текущими  заботами этого участка являются:

      - контроль за оплатой счетов,

      - получение долгов с заёмщиков и дебиторов;

      - наблюдение за кассовой дисциплиной;

      - правильное заполнение первичной  документации.

      На  основе проведённой аудиторской проверки можно предложить конкретные меры по усилению внутреннего финансового контроля.

      Контроль за движением  денежных средств в ЗАО «Промсвязь-Инвест».

      1. Тщательно подходить к подбору кандидатов на должность кассира.

      Кассир  должен пройти соответствующую подготовку и иметь опыт работы. Руководство  организации обязано навести  справки, не имел ли этот работник ранее  судимости за экономические преступления, не состоит ли он на учёте в психоневрологическом диспансере. Приём-передачу кассы следует производить в присутствии назначенных членов инвентаризационной комиссии и оформлять соответствующим актом только после того, как подписан приказ о назначении кассира и с ним заключен договор о полной материальной ответственности. В акте в обязательном порядке должно быть также указано, где находится запасной комплект ключей от кассового сейфа.

      2. Проводить внезапные инвентаризации  кассы.

      В учётной политике организации необходимо указать периодичность инвентаризаций, но именно внезапность позволит установить фактический остаток наличных денег в кассе.

      3. Тщательно проверять взаимосвязанные  операции.

      Целесообразно проводить выборочные проверки ранее  утверждённых авансовых отчётов и назначить ответственное лицо за сохранность бухгалтерского архива.

      4. Выверять средства на банковских  счетах.

      Банковские  выписки следует тщательно сравнивать с бухгалтерскими записями. Необходимо также сопоставить выписки с  бухгалтерскими расшифровками по счетам 50, 51, 52, 55, 57. Отметим, что теперь есть возможность получать онлайновые банковские отчёты через Интернет, в связи с чем выверку банковских выписок можно проводить ежедневно.

      5. Обновлять карточки подписей.

      Банк, обслуживающий организацию, располагает  списком лиц, которые уполномочены подписывать чеки. Если кто-то из этих ответственных работников оставляет организацию по какой-либо причине, то он некоторое время сохраняет правомочность подписывать чеки. Чтобы не допустить подобных ситуаций, карточки с образцами подписей должны немедленно обновляться сразу после того, как подписант увольняется.

      Ключевое  условие успешного функционирования системы внутреннего контроля ЗАО  «Промсвязь-Инвест» — это соблюдение принципов эффективности — основных правил, охватывающих контрольную деятельность в целом.

1. Принцип ответственности гласит: каждый субъект внутреннего контроля, работающий в ЗАО «Промсвязь-Инвест», за ненадлежащее выполнение контрольных функций должен нести экономическую, административную и дисциплинарную ответственность. Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой контрольной функции, ясно очерчённой и формально закреплённой за конкретным субъектом. В противном случае субъект не будет в должной мере осуществлять контроль.
2. Принцип сбалансированности, неразрывно связанный с предыдущим, означает: субъекту нельзя предписывать контрольные функции, необеспеченные средствами для их выполнения; не должно быть средств, несвязанных той или иной функцией. При определении обязанностей субъекта контроля должен быть предписан соответствующий объём прав и возможностей и наоборот.
3. Принцип своевременного сообщения об отклонениях гласит: информация об отклонениях должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения по соответствующим отклонениям, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, нежелательные последствия отклонений усугубляются; объект переходит уже в другое состояние (действие), что лишает смысла сам проведённый контроль.
4. Принцип интеграции гласит: любой элемент управления не может существовать обособленно. Контроль необходимо рассматривать в корреляции с другими элементами в едином контуре процесса управления. При решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников различных функциональных направлений.
5. Принцип соответствия контролирующей и контролируемой систем гласит: степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы. Успешно справиться с разнообразием в подконтрольной системе может только такое контролирующее устройство, которое само достаточно разнообразно. Необходимо, чтобы адекватность достигалась в главном, в принципиальном, чтобы звенья системы внутреннего контроля могли гибко настраиваться на изменения соответственных звеньев системы объектов внутреннего контроля организации.
6. Принцип постоянства гласит: постоянное адекватное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений и своевременно их выявлять.
7. Принцип комплексности гласит: объекты различного типа должны быть охвачены адекватным контролем; нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов.
8. Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего контроля гласит: в различных сопряжённых звеньях системы внутреннего контроля должно обеспечиваться согласование передачи данных. Смысл быстродействия компьютерной программы, контролирующей отпуск товаров на предмет соблюдения лимита, теряется, если «узким местом» оказывается скорость обмена информацией между отделом сбыта (коммерческим) и бухгалтерией, или ввод данных вручную сотрудником, не имеющим должной подготовки.
9. Принцип разделения обязанностей гласит: функции между служащими ЗАО «Промсвязь-Инвест» распределяются таким образом, чтобы за одним человеком не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование операций с определёнными активами, регистрация данных операций, обеспечение сохранности данных активов, осуществление их инвентаризации.
10. Принцип разрешения и одобрения гласит: должно быть обеспечено формальное разрешение и одобрение всех финансово-хозяйственных операций ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение — это формальное решение либо относительно общего типа хозяйственных операций, либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение — это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования невозможно считать систему внутреннего контроля организации эффективной.