Информационные технологии

Рассмотренные выше изменения  требований к группам интересов  в сфере ИТ и информационной культуре компании обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды и приводят к функциональным изменениям в системе управления. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем [Мюллер-Штевенс Г., Ашванден С. Проблемы теории и практики управления, № 1, 1998].

От  обработки данных - к управлению знаниями

Уже давно отпала необходимость  рассматривать ИТ только как средство обработки данных. С помощью технологий из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует современных быстродействующих средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных и удобных интерфейсах, а также о взаимодействии совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

Быстрая интеграция сетей  локальных систем с региональными  и даже интернациональными структурами  приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и  широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к "размыванию" информационных границ предприятия. Все  труднее становится определить, где  оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей  коммуникационной структуры для  подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного  менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного  процесса или разработки товаров  и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке  информации, но и в рациональном распределении и использовании знаний. Знания должны приносить прибыль и, если можно, сегодня же!

Кроме того, работники и  руководители предприятия должны учитывать  на профессиональном уровне все новые  и важные для ИТ аспекты. Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значении технологий Internet/Intranet. Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание платформы, на которой станет возможным корпоративный менеджмент, включая квалифицированную подготовку (в том числе и психологическую) персонала.

Децентрализация и рост информационных потребностей

Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала  от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации  привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях и системами реализации качества продукта. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.

Использование ИТ призвано нивелировать организационную сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых, в свою очередь, постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.

Ранее на предприятиях устанавливались  мощные вычислительные центры, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем  осуществлялось управление хозяйственной  деятельностью. Сейчас задача ИТ-служб компании состоит в том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.

Интеграция  децентрализованных систем

Информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных  систем, часто не связанных друг с другом. Обеспечение их широкой  доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) и  облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае, в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее, интеграция должна произойти.

Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для реального управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные, проектные и рабочие группы, объединенные общими интересами выполнения текущих проектов и решения долгосрочных задач. Возможно, такие группы смогут даже эффективно управлять функциями распределенных отделов компании и сопровождающих их деятельность ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам компании.

Капиталовложения  и риски

Капиталовложения в ИТ сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они открывают определенные перспективы, а с другой - могут лишить предприятие перспективных возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрыми технологическими изменениями и "привязки" к какой-либо одной технологии или определенному поставщику. Поэтому решения о капиталовложениях в ИТ не должны приниматься, пока не будут оценены риски применения тех или иных компьютерных и телекоммуникационных средств и не будет получена профессиональная консультация, по какому пути пойдет развитие следующего поколения технологии. При планировании капиталовложений в ИТ необходимо в обязательном порядке "держать в уме" конечную цель их приобретения и развертывания - насколько ИТ будут способствовать реализации бизнес-стратегии предприятия.

Психологический фактор и языковые уровни

Естественно, что новая  технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных  результатов. Наряду с этим менеджеры  должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмы, которым  это удается лучше, могут надеяться  на большую отдачу от средств, вложенных  в ИТ.

Изготовители информационной техники и интеграционные команды  должны научиться делать предложения  не только в узкоспециальных терминах. На переговорах партнер будет  ставить вопросы, имеющие принципиальное значение для высшего менеджмента  в его компании. Здесь важно, чтобы  обе стороны вышли на новый  переговорный уровень, когда стороны говорили бы на одном языке. Речь в этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере ИТ. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью ИТ стремится добиться конкурентных преимуществ. "Чистый продавец" в системе сбыта ИТ уходит в прошлое. Аналогичная ситуация должна складываться и на самом предприятии, особенно когда речь идет о многопрофильном производстве или оказании разнообразных услуг. Умение ИТ-менеджера находить общий язык с менеджерами подразделений должно перестать быть искусством одиночек, а превратиться в повседневную практику.

1.2.4 Развитие ИТ и организационные изменения на предприятиях

Новые информационные технологии и реализованные на их основе информационные системы являются мощным инструментом для организационных изменений, которые "вынуждают" предприятия перепроектировать свою структуру, область деятельности, коммуникации, ресурсы, т.е. провести полный реинжиниринг бизнес-процессов для достижения новых стратегических целей. В табл. 1.5 показаны некоторые технические и технологические новации, применение которых неизбежно приводит к необходимости изменений в организации.

Таблица 1.5 - Факторы, приводящие к необходимости реинжиниринга предприятия

Информационные  технологии	Организационные изменения
Глобальные сети	Международное разделение производства: действия компании не ограничиваются локализацией; глобальная сфера деятельности расширена; снижаются затраты на производство за счет дешевой рабочей  силы, улучшается координация филиалов
Сети предприятия	Совместная работа: организация  процессов координируется поверх границ подразделений, распределенные производственные мощности становятся доминирующим фактором. Управление процессами подчиняется  единому плану
Распределенное управление	Изменяются полномочия и  ответственность: личности и группы имеют информацию и знания, чтобы  действовать самостоятельно. Бизнес-процессы перестают быть "черными ящиками". Затраты на текущее управление снижаются. Централизация и децентрализация  хорошо сбалансированы
Распределенное производство	Организация становится частично виртуальной: производство не привязано географически к одному месту. Информация и знания доставляются туда, где они необходимы, в нужном количестве и в нужное время. Снижаются организационные и капитальные затраты, так как уменьшается потребность в недвижимом имуществе для размещения средств производства
Графические интерфейсы пользователя	Все в организации, начиная  с высших руководителей и кончая исполнителями, имеют доступ к необходимой  информации и знаниям; управление процессами автоматизируется, контроль становится простой процедурой. Организационные  процессы и документооборот упрощаются, так как управленческие воздействия  движутся от бумажного воплощения к  цифровому

Внедрение информационных технологий может приводить к организационным  изменениям различной степени: от минимальных до далеко идущих. Все зависит от стратегии компании, предметной области ее деятельности, от уровня развития сети бизнес-процессов, от степени интегрированности информационных ресурсов и, конечно, от решимости и настойчивости высшего руководства предприятия довести начатые преобразования до логического завершения.

Табл. 1.6 содержит результаты организационных изменений в  компании под воздействием ИТ.

Таблица 1.6

Возможность	Организационное воздействие (результат)
Деловая	ИТ преобразуют неструктурированные процессы в частично структурированные и структурированные, пригодные к автоматизации подготовки принятия решения
Автоматизация	ИТ заменяют или уменьшают роль исполнителя в выполнении стандартных (рутинных) функций и операций
Анализ	ИТ обеспечивают аналитика необходимой информацией и мощными аналитическими средствами
Информационная	ИТ доставляют всю необходимую информацию в управленческие и производственные процессы конечному потребителю
Параллельность и доступ	ИТ позволяют выстраивать процессы в нужной последовательности с возможностью параллельного выполнения однотипных операций и одновременного доступа многих устройств и исполнителей
Управления данными и  знаниями	ИТ организуют сбор, обработку, систематизацию данных, формирование и распространение знаний, экспертных и аудиторских действий для улучшения процессов
Отслеживание и контроль	ИТ обеспечивают детальное отслеживание выполнения процессов и контроль исполнения управленческих воздействий
Интеграция	ИТ напрямую объединяют части деятельности во взаимосвязанные процессы, которые раньше происходили с участием посредников и промежуточных управленческих звеньев
Географическая и телекоммуникационная	ИТ быстро передают информацию для выполнения процессов независимо от места их выполнения

На рис. 1.7 показаны четыре основных класса структурных изменений  в компании, которые поддерживаются информационными технологиями. Каждый из них имеет свои последствия  и риски.

 
Рисунок 1.7 - Уровни структурных изменений  в компании

Наиболее распространенная форма организационных изменений  с помощью ИТ - автоматизация бизнес-процессов (Business Process Automation - BPA). Первые приложения, разработанные с помощью ИТ, затронули финансовые операции и документооборот, так как это наиболее формализованная часть деловых процессов компании. Расчеты и исполнение платежей, контроль транзакций и перемещения документов, прямой доступ клиентов к своим депозитам - вот стандартные примеры ранней автоматизации. Риск внедрения этих технологий был минимальным, выигрыш - очень большим.

Более глубокая форма организационного изменения, уже затрагивающая структуру  производства, - рационализация рабочих процедур или улучшение процессов (Business Process Improvement - BPI). Для наведения порядка в сложных и распределенных процедурах и процессах необходимо изменять порядок их выполнения. Суть изменений - рациональное выстраивание технологических процедур, экономия процессного пространства и времени. Рационализация также не привносит большого дополнительного риска, так как она может начинаться с локальных процедур и процессов и только после получения экономического эффекта распространяться на все предприятие.

Новые ИТ в конечном счете призваны изменить природу всей организации, трансформируя ее цели и стратегические устремления (Paradigm Shift - PS): например, освоение принципиально новой ниши рынка, открытие филиалов компании в других странах, приобретение другой компании, слияние с компанией партнера и т. д. Такие организационные изменения обладают наибольшим риском, но они несут и наивысшую отдачу. Руководство компании должно осознанно подходить к изменениям такого типа, понимая всю меру ответственности за принимаемые глобальные решения.

В табл. 1.7 даны характеристики компаний в соответствии с успешностью  внедрения и применения новых  ИТ-технологий.

Таблица 1.7

Оставшиеся в прошлом	В предкризисном или посткризисном состояниях	Движущиеся вперед, конкурентоспособные	Лидирующие
Руководство компании не верит  в возможности ИТ для развития бизнеса	Руководство компании не участвует  в планировании ИТ-деятельности	Деятельность в области  приобретения, разработки и внедрения  ИТ планируется в соответствии с основными потребностями деятельности компании	Высшие руководители компании формируют политику в области  применения и развития ИТ
Затраты на ИТ были необоснованными, недостаточными или неэффективными	ИТ-отдел не имеет самостоятельного значения	Расходы находятся под  контролем	Компания умело применяет  новейшие технологии для ведения  и развития своего бизнеса
Основной принцип приобретения вычислительных средств - дешевизна  и быстрота установки без планирования и проработки решений	Затраты на ИТ не повышаются с изменениями требований рынка и успехами конкурентов	Вычислительная среда  ИТ является распределенной, надежной и понятной в применении	ИТ-расходы нацелены на получение конкурентоспособного преимущества
ИС не поддерживается, не модифицируется, не развивается	Вычислительное и сетевое  оборудование приобретается без разработанного и утвержденного ИТ-проекта, от случая к случаю	Используются современные  международные стандарты и платформы  для разработки приложений	Развитая, надежная и удобная  инфраструктура, управляемая и легко  настраиваемая конфигурация, удобные  интерфейсы
Эксплуатация отдана случайным  людям	Основная часть ИТ-бюджета расходуется на эксплуатацию и поддержку	Основные и вспомогательные бизнес-про-цессы поддерживаются ИТ-приложениями	Возможно использование  готовых решений в условиях гибкого  реинжиниринга, заказные решения интегрируются с существующими и открыты для дальнейшей разработки приложений
Новые разработки, как правило, отсутствуют	ИС наращивается хаотически, сложность растет в ущерб пониманию  и гибкости	Компания готова проводить  реинжиниринг основных бизнес-процессов	Компания имеет собственный  учебный центр
Обучение персонала никогда  не производилось	Новые разработки, как правило, неэффективны и не окупаются	Новые разработки, как правило, эффективны, затраты с течением времени  окупаются полностью	 
	Средства на обучение не выделяются	Проводится регулярное повышение  квалификации персонала