Контрольная работа по «Организационная культура»

       Вторым  чрезвычайно важным правилом является отказ от применения физической силы. Если вы знаете, что Ваш собеседник склонен к подобным действиям, Вы можете и не захотеть рисковать.  

       В организациях, когда встречаются  сотрудники или начальник и подчиненный, чаще возникает опасность запугивания, а не физического нападения. К  примеру, встречаясь с начальником, Вы можете попросить его не увольнять  Вас и не применять административных наказаний в течение недели после  Вашего разговора.  

       Наконец, раздраженный тон, личные выпады и оскорбления, унижение расового и национального  достоинства не способствуют прогрессу  переговоров. Вы можете контролировать свою речь, речь собеседника Вы контролировать не в состоянии. Если вы чувствуете, что его слова могут Вас  оскорбить, Вы можете попросить его  сдерживаться. Или считайте, что  он сказал что-то под горячую руку, и не рассматривайте это как личное оскорбление. Короче говоря, выбирая  время для разговора, Вы просите  Вашего собеседника вместе с Вами попытаться прийти к соглашению, руководствуясь в этом диалоге двумя основополагающими  правилами.  

       В чем заключается второй шаг?  

       Шаг 2. Подготовьте условия  

       Под условиями мы подразумеваем время  и место, в которых происходит диалог (или шаг 3). Для создания условий  эффективного общения необходимо тщательно  продумать обстановку.  

       Что понимается под обстановкой?  

       Под обстановкой в данном методе рассматриваются  следующие элементы встречи:

       Место встречи 

       Удобство 

       Продолжительность

       Конфиденциальность 

       Перерывы 

       Время

       Количество  участников  

       Как выбрать место встречи?  

       Лучше всего подходит такое место, где  вас никто не прерывает, где можно  избежать телефонных звонков и вмешательства  посторонних. Не должно быть даже музыки. Передвижение людей и предметов  также отвлекает внимание участников. Беседовать лучше в отдельной  комнате, куда никто не войдет неожиданно. Это должна быть «ничейная» территория или место, которое предпочитает собеседник. В учреждении лучше всего  разговаривать в небольшой комнате  для заседаний, которую следует  зарезервировать заранее, или в  свободном кабинете. Можно выбрать  Ваш кабинет или кабинет собеседника, если там вас не прервут. Дома годится  любая удобная комната. Лучше всего, если при этом никого не будет дома, а телефон будет подключен к автоответчику или вовсе отключен.  

       Как продумать удобства встречи?  

       Неудобства  отвлекают. Лучше выбрать мягкие стулья или кресла. Температура воздуха, освещение, жажда также могут  мешать общению. Не рекомендуется во время беседы готовить или принимать  пищу, однако заранее приготовить  прохладительные напитки было бы полезно.  

       Сколько должна длиться встреча?  

       Если  при общении придерживаться основополагающих правил, диалог не потребует много  времени. Длительность диалога —  это решающий фактор. Важно, чтобы  было достаточно времени для достижения прорыва. Если по истечении оговоренного срока этого не произошло, встреча  может оказаться бесполезной. Хотя порой для обсуждения может потребоваться  всего полчаса, а то и еще меньше, трудно начинать диалог, если вы заранее  знаете, что его необходимо закончить  так быстро. Двух часов обычно более  чем достаточно. На всякий случай лучше  предусмотреть избыток времени. Хорошо, если оба участника реально  смотрят на процесс такой встречи. Каждый из них должен понимать, что  большая часть времени уйдет  на борьбу и будет малоприятна. Сам  прорыв и последующее заключение соглашения займут мало времени. Но предшествующие этому значительные, а иногда и  тщетные усилия являются необходимой  частью путешествия. Самой частой причиной неудачи 4-шагового Метода является прерывание диалога до достижения положительного результата.  

       Чем обусловлена необходимость конфиденциальности?  

       Содержание  разговора должно сохраняться в  тайне. Сплетни только усилят конфликт и отдалят успех. На работе соглашение, к которому вы пришли, может получить огласку среди коллег. Сам факт вашей встречи для обсуждения конфликта также не может быть скрыт от сотрудников. Однако детали дискуссии, ведущей к заключению соглашения, не следует раскрывать. Если Вы не уверены в том, что Ваш  собеседник может и хочет это  соблюдать конфиденциальность, Вам  следует особенно обдуманно выбирать степень откровенности во время  диалога.  

       Можно ли все-таки делать небольшие перерывы?  

       Абсолютно никаких! Договоритесь, чтобы на звонки отвечал секретарь или подключите автоответчик. Позаботьтесь о том, чтобы  предотвратить вмешательство коллег на работе или детей и друзей дома. Это противоречит основополагающим правилам четырехшагового метода.  

       В какое время надо проводить встречу?  

       Время дня или день недели могут влиять на активность, внимательность и рассеянность во время беседы. Опыт показывает: найдите  время, когда вы оба не слишком  устали и не заняты другими делами.  

       Кто должен присутствовать на встрече?  

       Никто кроме Вас и Вашего собеседника.  

       Как выглядит третий шаг?  

       Шаг 3. Обсудите проблему.  

       Встреча для переговоров — это основная составная часть 4-шагового Метода. Первый и второй шаги делают эту  встречу реальной. Выполняя две задачи в пределах рекомендуемой структуры  и условий дискуссии, вы высвобождаете  энергию, которая заключена в  конфликте. Это меняет отношение  «я против тебя» на «мы против проблемы».  

       Как должна строиться встреча?  

       Встреча состоит из четырех частей: Вступительная  часть, Приглашение к разговору, Диалог и Прорыв.  

       Что делать на первом этапе встречи?  

       На  первом этапе встречи рекомендуется:  

       Выразить  признательность: «Я ценю вашу готовность встретиться со мной и подробно обсудить этот вопрос».  

       Выразить  оптимизм: «Я надеюсь, что мы найдем решение, которое будет выгодно  для нас обоих».  

       Напомнить основополагающие правила: «Очень важно  не прерывать обсуждение, а также  не сдаваться и не уходить, даже если нам будет трудно. Вы уверены, что  можете остаться здесь до 4:00, если будет  нужно ?»  

       Сформулировать  вопрос: «Насколько я понимаю, проблема возникла из-за того, что у нас  разные точки зрения по поводу моего  участия в Атлантическом проекте».  

       Пригласить  к разговору: «Пожалуйста, расскажите мне, как Вы видите ситуацию».  

       Что делать во время диалога?  

       Во  время Диалога, который занимает большую часть встречи, Вы выполняете две задачи:

       Постоянная  вовлеченность в активную беседу друг с другом (Основной процесс).

       Поддерживаете жесты примирения, которые делает собеседник, и предлагаете их сами, когда Вы можете сделать это искренне.  

       «Основной процесс» — это форма общения, которая необходима, чтобы эффективно преодолевать межличностные разногласия  и разрешать конфликт.  

       Какие типичные ошибки в основном процессе можно сделать?

       вы  говорите о Предметах, которые не относятся к вашим взаимоотношениям (погода, события дня, техническая  информация, другие безопасные темы);

       вы  говорите о других людях (сослуживцах, членах семьи), как будто у них  находятся ключи к решению  вашей проблемы;

       рассказываете анекдоты;

       сдаетесь, выражая безысходность;

       погружаетесь  в молчание.  

       Когда Ваш собеседник отклоняется таким образом, можно вернуть его к основному процессу замечаниями. Замечания по поводу направления разговора помогают больше, чем критика. Например:  

       «Давайте  вернемся к нашей проблеме. Что  Вы думаете о…»  

       «Я  знаю, это кажется безнадежным, но давайте посмотрим, может быть, мы можем найти выход».  

       Как можно «разбавить» беседу?  

       Эмоциональная готовность отказаться от первоначальных требований частично является результатом  разрядки в такой беседе. Дайте  возможность собеседнику выразить свои мнения, взгляды, чувства, суждения. Считайте своей задачей помочь ему  изложить свои взгляды на спорные  вопросы. Слушайте его как можно  более терпеливо и с интересом. Многое из того, что скажет собеседник, особенно в начале Диалога, Вам будет, вероятно, трудно слушать. Он может  критиковать и обвинять Вас, делать заявления, которые кажутся Вам  несправедливыми и фактически неверными. Чувствуя, что таким образом на Вас нападают, Вы можете испытывать желание ответить тем же самым. В  конце концов, Вы тоже человек и  можете чувствовать столько же обиды  по отношению к собеседнику, сколько  он чувствует по отношению к Вам. Как и он, Вы хотите высказаться, чтобы выразить свою позицию. Вам  тоже надо «выпустить пар». Если Вы уверены, что он не выполняет свои обязательства  по соблюдению основных правил, то можете выразить свое возмущение открыто.  

       Что такое жесты примирения?  

       Со  временем (хотя и не так быстро, как  Вам хотелось бы), Вы можете ожидать  дружеских замечаний или «жестов  примирения». Высказывания собеседника  начнут обнаруживать, что позиция, которая  заставляет его бороться, ослабевает. Это сигнал для Вас, что собеседник становится более восприимчив к ориентации «мы против проблемы». Подлинные, искренние жесты примирения не появляются до тех пор, пока агрессия не нашла выход через разрядку и «выпускание пара».  

       Пример  жеста примирения:  

       «Я  очень ценю то, что Вы сожалеете  о сказанном Вами на собрании на прошлой неделе. Я до сих пор  расстроен тем, какое впечатление  обо мне оставило Ваше высказывание у вице-президента.»  

       То, что вы поддержите дружеские замечания  Вашего собеседника, поощрит его  делать аналогичные замечания в  дальнейшем. Эти жесты примирения помогут вашему движению в направлении  Прорыва.  

       В чем заключается прорыв беседы?  

       Выполняя  эти две задачи (поддерживать основной процесс и жесты примирения), Вы создаете условия, при которых можно  добровольно прийти к соглашению. Прорыв происходит, когда Вы и Ваш  собеседник изменили свои позиции от противостояния («я против тебя») на поиск  решения («мы против проблемы»).  

       В большинстве случаев определенное, хотя и ограниченное соглашение может  быть достигнуто в одном Диалоге. Если по какой-либо причине встреча  не увенчалась Прорывом, НЕ СДАВАЙТЕСЬ. Выберите для разговора другое время  через несколько дней или лучше  через несколько часов. Пусть  эта неудача не повлияет на вашу веру в то, что камень преткновения можно обойти.  

       Что такое «стратегия поглотителя стрел»?  

       При использовании 4-шагового Метода полезно  считать себя «поглотителем стрел». Поглотитель стрел понимает, что  от «словесных стрел» реального вреда  не будет и поэтому не особенно на них реагирует. Поглотитель стрел  подавляет в себе желание отомстить, Он хочет реагировать, но не делает этого, опираясь на свою силу воли. Он подставляет  себя в качестве мишени для атак собеседника, зная, что агрессивность  последнего в конце концов иссякнет. Потом, когда собеседник сможет воспринимать то, что ему говорят, можно будет обсуждать выгодное для обоих соглашение. Например: