Деловая беседа

Ни в  коем случае нельзя стараться запомнить  все, что проходит через наши уши. Эта попытка наверняка закончится неудачно. Поэтому следует всегда тщательно отбирать материал, который мы собираемся сохранить в памяти. При этом запоминание должно быть подчинено следующим перспективным целям: повысить эффективность нашей трудовой деятельности; создать предпосылки для интенсификации умственной деятельности.

Многие  исследователи открыли и разработали  десятки практических рекомендаций и принципов, применение которых  поможет развить память. Но запомнить  все эти рекомендации было бы слишком  сложно и нерационально. Поэтому  мы отберем четыре-пять общих принципов, которые должны быть достаточно емкими и включать основные моменты остальных  принципов. Эти общие правила (принципы) следует применять сознательно  до тех пор, пока они не станут нашей  плотью и кровью, так как хорошая  память является предпосылкой эффективного проведения любой деловой беседы.

Каковы  же общие правила запоминания?

1. Наши  мысли должны быть направлены  только на то, чтобы точно запомнить  сообщаемую информацию, т. е. необходимы  воля и усилия, а не позиция  ожидания.

2. Следует  активно реагировать на то  событие, которое мы должны  запомнить; нужно слушать, обсуждать  и обдумывать его в тот момент, когда оно происходит.

3. Вспомните  это событие позже в удобный  момент с тем, чтобы оно закрепилось,  не поблекло и не стерлось  в памяти.

4. Внушите  себе значимость того, что вы  сознательно хотите запомнить  для того, чтобы увязать это  событие во времени и пространстве  с другими, создав таким образом  опорные точки для вспоминания.

5. Наиболее  надежный и быстрый способ  улучшить память разработать  системы ведения записей и  аккуратно записывать все, что  мы считаем необходимым. По  возможности объем этого необходимого  следует максимально увеличить.

Все эти  правила лучше применять последовательно, что является главной предпосылкой повышения эффективности проведения наших деловых бесед.

Напомним, что первые четыре правила нужно  применять только после того, как  будет усвоено пятое. Факты свидетельствуют  о том, что большинство людей, добившихся успеха, пользовались пятым  правилом.

Ведение записей

Может ли кто-нибудь запомнить все, что  нужно, или все, что он хотел бы запомнить? Психологи утверждают, а  эксперименты подтверждают, что даже самые одаренные личности больше забывают, чем запоминают, то, что  касается рабочих материалов. А половина того, что остается в памяти, к  тому же неточна. Таким образом, весь объем оставшегося в памяти в  лучшем случае снижается до 15—20% того, что было сообщено. Эти строгие  природные ограничения неизбежно  заставляют нас приобретать особые навыки работы и удерживают от неразумных попыток держать все факты  в памяти. А это подводит нас  к последнему правилу предыдущего  параграфа — систематическому ведению  соответствующих записей, что особенно важно для людей, занимающих ответственные  посты и имеющих широкий круг обязанностей, поскольку это единственный способ раздвинуть границы нашей  памяти. Известно выражение: «Блокнот с записями для делового человека — то же, что сеть для рыбака». По этому поводу можно посоветовать:

• систематически делать записи в блокноте;
• вести их последовательно и в едином стиле;
• никогда не жалеть бумаги.

Записи  следует по возможности снабжать подробными комментариями, так как  голые факты часто впоследствии оказываются почти бесполезными, поскольку их очень трудно расшифровывать.

Возникает вопрос: что же нужно записывать? Полезно самим определить принципы, с помощью которых мы будем  отбирать материал по следующим направлениям: что следует записать, что запомнить, а что предать забвению.

Мы также  постоянно должны осознавать, что  существует риск переоценки собственных  возможностей, так как всем свойственно  стремление запоминать определенный материал, чтобы его не записывать.

И последний  вопрос. Для каких целей можно  использовать записи? Некоторые авторы рекомендуют разделить все материалы (или дела) на четыре группы записей  для большей наглядности и  облегчения их ведения.

К этим группам относятся:

• информация о будущих обязательствах с указанием времени. Дела, которые нужно выполнить в следующем месяце, следует дополнить напоминаниями о том, что предстоит (деловые беседы и встречи);
• особые задачи и дела, не относящиеся к нашей повседневной деятельности, но которые нам о себе напоминают до тех пор, пока мы их не выполним (письма, нужная нам информация, определение проблем для дискуссии);
• данные, которые нам могут понадобиться в будущем, что может быть тогда, когда они уже померкнут в памяти, а их важность такова, что мы должны будем их кому-то сообщить или употребить без ошибок и пропусков;
• записи, которые освежают память или способствуют более полному и точному запоминанию (формулы, имена с описанием личности, спецификации, структура, термины с определением значения).

 
 
 
 
 

4. Структура деловой беседы

Структура деловой беседы

Состоит из 5 фаз:

1. Начало беседы.
2. Передача информации.
3. Аргументирование.
4. Опровержение доводов собеседника.
5. Принятие решений.

В отношении  любого выступления, любой беседы действуют 10 общих правил, соблюдение которых  сделает ваше выступление, если не совершенным, то по крайней мере корректным:

1. Профессиональные знания.
2. Ясность.
3. Надежность.
4. Постоянная направленность.
5. Ритм.
6. Повторение.
7. Элемент внезапности.
8. «Насыщенность» рассуждений.
9. Рамки передачи информации.
10. Определенная доза юмора и даже, в какой-то мере, иронии.

К перечисленным  правилам можно добавить следующие  основные черты живой речи:

• в любой деловой беседе ценны содержание и техника изложения;
• следует ограничиваться фактами и подробностями в беседе рассуждениями по теме;
• беседу лучше планировать с различными возможными вариантами;
• необходимо иногда повторять и делать выводы из сказанного;
• следует обращаться непосредственно к собеседнику, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет большое значение.

Фаза I. Начало беседы

Задачи:

• установление контакта с собеседником;
• создание приятной атмосферы для беседы;
• привлечение внимания;
• побуждение интереса к беседе;
• «перехват» инициативы.

Приемы  начала беседы:

1. Метод снятия напряжения — позволяет установить тесный контакт с собеседником.
2. Метод «зацепки» — позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для проведения запланированной беседы.
3. Метод стимулирования игры воображения — предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться.
4. Метод прямого подхода — означает непосредственный переход к делу, без выступления.

Правильное  начало беседы предполагает:

• точное описание целей беседы;
• взаимное представление собеседников;
• название темы;
• представление лица, ведущего беседу;
• объявление последовательности рассмотрения вопросов.

На что  нужно обратить внимание при налаживании  личного контакта с собеседником:

• а) ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения;
• б) обращение к собеседникам по имени и отчеству;
• в) соответствующий внешний вид (одежда, подтянутость, выражение лица);
• г) проявление уважения к личности собеседника, внимание к его мнениям и интересам;
• е) обращение за ответом и т.п.

Фаза II. Передача информации

Цель  этой части беседы заключается в  решение следующих задач:

• сбор специальной информации по проблемам, запросам и пожеланиям собеседника;
• выявление мотивов и целей собеседника;
• передача запланированной информации;
• анализ и проверка позиции собеседника.

5 основных  групп вопросов:

1. Закрытые  вопросы — это вопросы, на  которые ожидается ответ «да»  или «нет». Какова цель вопросов  такого типа? Получить от собеседника  обоснованные аргументы для ожидаемого  от него же ответа.

2. Открытые  вопросы — это вопросы, на  которые нельзя ответить «да»  или «нет», они требуют какого-то  объяснения («Каково Ваше мнение по данному вопросу?», «Почему Вы считаете принятые меры недостаточными?»).

3. Риторические  вопросы — на эти вопросы  не дается прямого ответа, т.к.  их цель — вызвать новые  вопросы и указать на нерешенные  проблемы и обеспечить поддержку  нашей позиции со стороны участников  беседы путем молчаливого одобрения («Мы ведь придерживаемся единого мнения по данному вопросу?»).

4. Переломные  вопросы — удерживают беседу  в строго установленном направлении  или поднимают целый комплекс  новых проблем. («Как Вы представляете себе структуру и распределение...?»).

5. Вопросы  для обдумывания — вынуждают  собеседника размышлять, тщательно  обдумывать и комментировать  то, что было сказано («Правильно ли я понял Ваше сообщение о том, что...?, «Считаете ли Вы, что...?). 
 
Фаза III. Аргументация

Мелочи, имеющие иногда решающее значение:

1. Оперировать  простыми, ясными, точными и убедительными  понятиями.

2. Способ  и темп аргументации должны  соответствовать особенностям темперамента  собеседника.

3. Вести  аргументацию корректно по отношению  к собеседнику, т.к. это, особенно  при длительных контактах, окажется  для вас же намного выгоднее:

• всегда открыто признавать правоту собеседника, когда он прав, даже если это может иметь для вас неблагоприятные последствия;
• продолжать оперировать можно только теми аргументами, которые приняты собеседниками;
• избегать пустых фраз.

4. Приспособить  аргументы к личности вашего  собеседника:

• направлять аргументацию на цели и мотивы собеседника;
• избегать простого перечисления фактов;
• употреблять терминологию, понятную вашему собеседнику.

5. Избегать  неделовых выражений и формулировок, затрудняющих аргументирование  и понимание.

6. Попытаться  как можно нагляднее изложить  собеседнику свои доказательства, идеи и соображения.

Дня построения аргументации в нашем арсенале имеются 12 риторических методов аргументирования:

1. Фундаментальный метод. Представляет собой прямое обращение к собеседнику.
2. Метод противоречия. Основан на выявлении противоречий в аргументации против.
3. Метод «извлечение выводов». Основывается на точной аргументации, которая постепенно, посредством частых выводов приведет вас к желаемому выводу.
4. Метод сравнения.
5. Метод «да..., но».
6. Метод «кусков». Состоит в расчленении выступления таким образом, чтобы были ясно различимы отдельные части: «это точно», «об этом существуют различные точки зрения».
7. Метод «бумеранга».
8. Метод игнорирования.
9. Метод потенцирования. Собеседник в соответствии со своими интересами смещает акцент, выдвигает на первый план то, что его устраивает.
10. Метод «выведения». Основывается на постепенном субъективном изменении существа дела.
11. Метод опроса. Основан на том, что вопросы задаются заранее.