Деловая беседа

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение…………………………………………………………………………...3  

1. Деловая беседа………………………………………………………………..4

       1.1. Основные функции ……………………………………………………...4

1.2.  Подготовка  ………………………………………………………………4

1.3. Разработка  стратегии деловой беседы………………………………….5

1.4. Структура деловой беседы…………………………………………….13

2. Тактика уловок собеседника в деловой беседе……………………………22

3.   Завершение  беседы…………………………………………………………..29

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….33

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………35 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ

     Деловая беседа – это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно её участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, то есть общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга. В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Деловая беседа
1. Основные функции

Основные  функции деловой  беседы:

1. Начало перспективных мероприятий и процессов
2. Контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов
3. Обмен информацией
4. Взаимное общение работников из одной сферы деятельности
5. Поддержание деловых контактов
6. Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов
7. Стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.
2. Подготовка

Подготовка  к беседе

Включает:

1. Планирование:

• предварительный анализ участников и ситуации;
• инициатива проведения беседы и определение ее задач;
• определение стратегии и тактики;
• подробный план подготовки к беседе.

2. Оперативная  подготовка:

• сбор материалов;
• отбор и систематизация материалов;
• обдумывание и компоновка материалов;
• рабочий план;
• разработка основной части беседы;
• начало и окончание беседы.

3. Редактирование:

• контроль (т.е. проверка проделанной работы);
• придание окончательной формы беседы.

4. Тренировка:

• мысленная репетиция;
• устная репетиция;
• репетиция беседы в форме диалога с собеседником.

Планирование  беседы сводится к следующим действиям:

• составление и проверка прогноза деловой беседы;
• установление основных, перспективных задач беседы;
• поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии);
• анализ внешних и внутренних возможностей для осуществления плана беседы;
• определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач беседы, их взаимосвязи и очередности;
• разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, плана по отдельным элементам беседы) и др.[1]

 

3. Разработка  стратегии деловой  беседы

При сознательной подготовке к беседе до разработки стратегии и подробного плана  беседы проводится предварительный  анализ личности нашего собеседника, его  служебного положения; прогнозируются последствия нашего сообщения. Мы не будем рассматривать формальные стороны анализа, а набросаем  возможный план предварительного анализа  беседы. Этот план можно представить  в виде шести групп вопросов, на которые следует ответить себе перед  началом любого делового разговора. Ответы на вопросы позволяют нам  представить ожидаемую оперативную  ситуацию, что может быть использовано при выработке стратегии, подробного плана и рабочего плана деловой  беседы.[4]

Путем предварительного анализа должно быть установлено, о каком виде беседы идет речь: будет ли это беседа, в  которой мы хотим ускорить принятие каких то решений (форсированная  беседа), или же основной целью беседы будет передача информации собеседнику  для пробуждения у него интереса к новой проблеме (информативная  беседа); может быть, речь идет об устранении чужих вариантов и проведении нашего решения (элиминирующая беседа); может быть, это беседа, где мы знакомим собеседника с новой темой (беседа-лекция).

Разработка  стратегий беседы

Что такое  стратегия беседы? Из чего она складывается? Как разработать стратегию нашего делового разговора? Условно и крайне упрощенно можно считать, что  стратегия беседы это процесс, который  в общих чертах ведет к решению  намеченных нами задач данной беседы. В любом случае выбор стратегии  определяется темой беседы. Она основывается на совокупности принципов, которые  мы определяем с помощью теории коммуникации и психологии и которые должны нас привести к желанной цели. Конечно, стратегия меняется от беседы к беседе и от собеседника к собеседнику. Но как бы мистически ни звучало  слово «стратегия», мы все же попытаемся установить хотя бы общие принципы и направления нашей работы по подготовке и проведению беседы:

• Представьте себе и опишите, причем как можно убедительнее, своего будущего собеседника и его предполагаемую реакцию.
• Попытайтесь вникнуть в его задачи и мотивы, чтобы понять его исходную позицию, логику и стратегию.
• Подумайте, как создать для беседы благоприятную атмосферу, завоевать доверие, избежать напряженности, свести к минимуму формализм и обыденность в общении, проявить симпатию, быть внимательным ко всем присутствующим. Если в беседе участвуют и знакомые, и незнакомые собеседники, то, как правило, нужно быть более сдержанным по отношению к знакомым собеседникам, а по отношению к новым — более предупредительным. Человеку свойственно стремление в любой беседе обращаться к знакомым, а это может поставить новых собеседников в неравноправное, изолированное положение, что в значительной мере препятствует успеху деловой беседы.
• Наблюдайте, слушайте и оценивайте реакции ваших собеседников, а выводы используйте для продолжения деловой беседы и возможного изменения ее плана.
• Пользуйтесь позитивным и оптимистическим способом выражения мыслей и эмоций.
• Задавайте как можно больше вопросов, чтобы ситуация выкристаллизовалась как можно раньше.
• Избегайте резких поворотов в беседе. Конечно, каждому неприятно, если его неожиданно «обольют холодной водой»; то же относится и к нашему собеседнику.
• Разработайте общий метод аргументации в данной беседе: подробный план аргументации, возможные контраргументы.
• Подумайте о том, какие средства применить для ориентации беседы в желаемом направлении и для предотвращения возможных отклонений. Даже простая модель ориентации беседы, несмотря на то что придуманный пример и конкретный случай почти всегда отличаются друг от друга, означает большой шаг вперед — мы подготовили технику, и нам остается лишь приспособить ее к данному случаю.
• Наметьте альтернативные (запасные) цели, менее подходящие варианты и подготовьте компромиссные решения на тот случай, если перестанете контролировать ход беседы.
• По возможности разработайте поэтапные задачи и последовательно включайте их в конструкцию беседы. Их функция — быть лестницей, вместо рискованного прыжка мы осуществим относительно легкое восхождение. И конечно, следует предусмотреть процесс нейтрализации замечаний, если они приобретут крайне нежелательное для нас направление.
• И наконец, обеспечьте дальнейшие контакты с собеседником и обратите внимание на возможность новых видов деятельности.

Эта общая  стратегия подготовки и проведения беседы может полностью или частично использоваться почти для любой  деловой беседы. Нам остается теперь разработать специфическую стратегию  для каждой конкретной деловой беседы, которая обусловлена нами, личностью  партнера, ситуацией, обстоятельствами и непосредственными целями.[4]

Проверка  подготовленности к  беседе

До начала беседы полезно еще раз заглянуть  в материалы, проанализировать проделанную  работу и уточнить некоторые детали. Для этого мы приводим контрольный  список вопросов, который читатель может дополнить и приспособить к своим повседневным нуждам. Перед  началом беседы ответьте сами себе на следующие вопросы:

1. Все  ли я тщательно продумал(а)?

2. Вполне  ли я готов(а) правильно ответить  на возможные вопросы собеседника?

3. Пытался(ась)  ли я представить себя на  месте собеседника и понять  его?

4. Является  ли мой план беседы точным, ясным и корректным?

5. Не  вызовет ли мой план беседы  вопросов, на которые я не смогу  ответить?

6. Выглядят  ли мои формулировки естественными  и убедительными?

7. Правильно  ли составлен план беседы, логично  ли его построение?

8. Все  ли мои мысли выражены точно  и ясно?

9. Правильно  ли выбран тон изложения?

10. Если  бы эта беседа была проведена  со мной, остался(ась) бы я ею  доволен(а)?[7] 

Стиль изложения

Что касается выбора слов, то нужно всегда стараться  употреблять простые, общеизвестные  и общепринятые, всем понятые слова. Это иногда противоречит тому, что  употребляемый термин должен быть одновременно и наиболее точным. Человек должен сознавать, что наслоение неясных, непонятных и невразумительных терминов может сделать бессмысленным  все выступление независимо от того, насколько ясными и простыми были мысли выступающего. Ведь часто, выступая, человек старается показать свою «ученость» и красноречие. На деле непонятное выступление лишь создает путаницу в головах собеседников, вызывает у них усталость и непонимание, лишает интереса.

Поэтому нужно затратить определенные усилия на поиск нужного слова, правильного  понятия, следует избегать слов-суррогатов, которые значительно снижают  ясность выражения. Об этом говорил  когда-то Марк Твен: «Разница между нужным словом и словом, которое близко ему по значению, точно такая же, как и разница между сверканием молнии и поблескиванием маленького светлячка». Важно следить за тем, чтобы любимые словечки и поговорки не превратили нашу речь в набор пустых фраз.

Будем помнить, что неуместные сокращения названий могут довести нормального  человека, несведущего в определенной специальной области, до настоящего отчаяния.

Особое  внимание следует уделить исключению из своей речи иностранных слов, выражений и модных конструкций  предложений. Иностранные слова  и выражения, перенесенные в наш  язык, обычно существенно меняют свое первоначальное значение, отсюда возникает  ряд недоразумений. Понимание этих слов людьми, знающими данный язык, и  людьми, до сознания которых дошло  их измененное и упрощенное значение, отличается настолько, что даже трудно представить.

Поэтому рекомендуется выбирать простые, всем понятные, наиболее подходящие и выразительные  слова, которые при необходимости  можно легко заменить.

С построением  предложений дело обстоит в сущности так же. Главное — быть ясным, говорить точно то, что хотите сказать, и так, чтобы слушатель-собеседник как можно лучше мог понять то, что ему говорят. Будем помнить  старую истину: кто ясно мыслит, тот  ясно излагает. И правда, нетрудно заметить, как не только люди с низким уровнем образования часто жалуются на то, что не в состоянии понять многое из того, что встречается в печати, на лекциях, по радио и телевидению. Это происходит потому, что выступающий в основном старается подчеркнуть свою ученость и образованность, а на деле непонятным сообщением создает путаницу, вызывает неприязнь со стороны собеседников-слушателей.

Поэтому давайте будем употреблять в  своих выступлениях и понятные всем выражения. Они не должны иметь форму  телеграфного сообщения, но и не должны быть длинными. Каждую новую мысль  можно со спокойной совестью облекать в новые предложения. Предложение  должно заключать активную позицию; нужно приложить усилия и увязать  все предложения в одно естественное, логическое целое. Исключительное значение при этом имеет грамматическая правильность построения предложений.

Общие правила запоминания

Обобщая опыт повседневной практики деловых  бесед и сравнивая его с  выводами и идеями признанных в этой области авторитетов (теоретиков и  практиков), мы подошли к анализу  нашей самой уязвимой способности  — умению быстро и полно запоминать. Если мы постараемся вспомнить содержание нескольких дискуссий, то не нужно будет  специально подчеркивать роль наших  «запоминающих мощностей».

К счастью, можно значительно увеличить, и  притом без особого труда, объем  и точность запоминания. Нужно лишь применять несколько основных принципов, уже давно открытых исследователями. Мы не собираемся вникать в биологическую  природу памяти или заниматься поиском  различных определений этого  все еще таинственного химико-биологического процесса. Оставим это специалистам, биологам, психологам и химикам. Мы ограничимся практическими наставлениями, которые могут частично облегчить  наши повседневные муки.