Реинжиниринг и эффективное управления компанией

Учитывая  проделанную работу, необходимо провести углубленный анализ подпроцесса 1.4 "Выполнение работ" (рис. 2).

Рисунок 2. Время выполнения отдельных функций  подпроцесса 1.4. "Выполнение работ" при длительности цикла процесса 1. "Ремонт и обслуживание автомобилей" 3 часа

Не претендуя  на 100%-ю достоверность численных  показателей продолжительности  выполнения подпроцессов и функций (рис. 1 и 2), можно утверждать, что  порядок расположения их на диаграммах Парето соответствует действительности.

Уточнение количественных характеристик мы считаем  целесообразным на более поздней  ступени совершенствования процессов - этапе мониторинга количественных показателей с помощью планируемой  к использованию информационной системы.

Правильность  концентрации внимания и усилий в  первую очередь на подпроцессе 1.4 (рис. 1) подтверждается тем, что указанный  подпроцесс является единственным в  процессе 1 "Ремонт и обслуживание автомобилей", добавляющим ценность с точки зрения потребителя. Наиболее наглядно это отображается на временной  оси создания ценности (рис. 3). Над  средней линией показано время, добавляющее ценность с точки зрения потребителя; остальное относится к потерям.

Рисунок 3. Временная ось создания ценности процесса 1 при длительности цикла 3 часа

Для дальнейшего  анализа введем понятия ценности процесса, подпроцесса и функции  при декомпозиции бизнес-процесса до уровня отдельной операции.

1. Ценность процесса (К1) - отношение длительности цикла подпроцессов, добавляющих ценность (Тп), к длительности цикла всего процесса (Тц).

2. Ценность подпроцесса (Кп) - отношение длительности цикла функций, добавляющих ценность (Тф), к длительности цикла подпроцесса (Тп), в который входят данные функции.

3. Ценность функции (Кф) - отношение длительности цикла операций, добавляющих ценность (То), к длительности цикла функции (Тф), в которую входят настоящие операции.

4. Эффективность процесса (Кц) - произведение трех К: Кц = К1 х Кп х Кф.

Ценность  процесса 1 (рис. 3), представляющая отношение  времени добавления ценности к общему времени выполнения заказа, в нашем  процессе составляет ориентировочно 80% (К1 = 0,8). При дальнейшей декомпозиции из девяти функций подпроцесса 1.4 добавляющими ценность являются только две - 1.4.5 "Исполнение заказа" и 1.4.9 "Окончание работ". Остальные семь функций представляют собой работы, за которые потребителю  не хочется платить, но без которых  не обойтись, а также задержки, потери (рис. 4).

Рисунок 4. Временная ось создания ценности подпроцесса 1.4. при длительности цикла  процесса 1-3 часа

Длительность  функций 1.4.5 и 1.4.9 в сумме составляет 71% (61% + 10%, или Кп = 0,71). Эффективность  процесса 1 будет определяться как  произведение коэффициентов ценности процесса 1 (К1 = 0,8) и ценности подпроцесса 1.4 (Кп = 0,71). В итоге эффективность  процесса 1 составляет примерно 56,8%.

Полученные  результаты могут означать, что мы имеем сверхбережливое производство, так как типовая эффективность  цикла бизнес-процессов в сфере  услуг по статистике составляет 10%. Эффективность цикла в сфере  услуг лучших компаний мирового уровня достигает 50%.

Однако  функции 1.4.5 и 1.4.9 подпроцесса 1.4 "Исполнение заказа" и "Окончание работ" в действительности не могут быть однородными, только добавляющими ценность.

Дальнейшая  декомпозиция указанных функций  показывает, что они включают, как  минимум, такие операции, как наладка, переделка из-за несоблюдения технологии вследствие недостаточной квалификации персонала, разборка, углубленный осмотр, установка деталей/узлов, сборка, ожидание специнструмента (при недостаточном  его количестве), изучение и уточнение  технологии работы (кривые обучения), выполнение работ с незапланированной повышенной трудоемкостью вследствие непредвиденной сложности разборки.

В указанном  перечне оплачиваются только работы "снять - установить" или "разборка - установка - сборка", среднее время  выполнения которых по отношению  ко времени выполнения функций "Исполнение заказа" и "Окончание работ" в целом составляет, по данным наблюдений, при 3-часовом цикле всего процесса около 71%, или Кф = 0,71. Остальное - потери, величина которых составляет в среднем  около 30 минут. В итоге эффективность  цикла процесса 1 "Ремонт и обслуживание автомобилей" при длительности 3 часа составляет:

Кц = К1 х  Кп х Кф = 0,8 х 0,71 х 0,71 = 0,40, или 40% (рис. 5).

"Ремонт  и обслуживание автомобилей"  при длительности цикла Тц = 3 часа

На основании  данных наблюдений рассчитаны коэффициенты ценности процессов (кривая К1), подпроцессов (кривая Кп), функций (кривая Кф) и эффективности  процесса 1 "Ремонт и обслуживание автомобилей" (Кц) для различной  продолжительности циклов бизнес-процесса 1 (табл. 3) и соответствующие им кривые (рис. 6). Кривые рассчитаны с учетом допущения, что в процессах отсутствуют  потери из-за простоев персонала, оборудования, других ресурсов из-за задержек с поставками запасных частей.

Рост  ценности процесса, подпроцессов, функций  или доля работ, добавляющих ценность, в общей длительности указанных  элементов происходит с увеличением длительности цикла процесса вследствие относительного постоянства потерь при различной длительностих цикла процесса. Такая же тенденция характерна и для эффективности процесса. С ростом его продолжительности произведение коэффициентов ценности составляющих процесса растет, соответственно растет и эффективность.

Достичь сбалансированного производства с эффективной системой управления ресурсами можно только изучив механизм осуществления процессов, которые способны создавать добавленную ценность.

На основании  наблюдений за работами, добавляющими ценность в бизнес-процессе, рассчитаны коэффициенты ценности процессов (кривая К1), подпроцессов (кривая Кп), функций (кривая Кф) и эффективности процесса 1 "Ремонт и обслуживание автомобилей" (Кц) для различной продолжительности  циклов бизнес-процесса 1 (табл. 3) и соответствующие  им кривые (рис. 6). Кривые рассчитаны с  учетом допущения того, что в процессах  отсутствуют потери из-за простоев персонала, оборудования, других ресурсов вследствие задержек с поставками запасных частей.

Рост  ценности процесса, подпроцессов, функций  или доля работ, добавляющих ценность в общей длительности указанных  элементов, происходит с увеличением  длительности цикла процесса вследствие относительного постоянства потерь при различных длительностях  цикла процесса. Такая же тенденция  характерна и для эффективности  процесса. С ростом его продолжительности  произведение коэффициентов ценности составляющих процесса растет, соответственно увеличивается эффективность.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 3

Значения  потерь времени и коэффициентов  ценности процесса 1, подпроцесса 1.4, функций 1.4.5, 1.4.9, отражающих эффективность всего  процесса 1

№ п/п	Продолжительность цикла процесса, Тц, мин.	Процесс 1			Подпроцесс 1.4			Функции 1.4.5 и 1.4.9			Коэфф. эффект. Кц
		Потери, Lц, мин.	Добавленная ценность		Потери, Lп, мин.	Добавленная ценность		Потери, Lф, мин.	Добавленная ценность
			Тп, мин.	К1		Тф, мин.	Кп		То, мин.	Кф
1	60	22	38	0,63	16	22	0,58	7	15	0,68	0,25
2	120	32	88	0,73	32	56	0,64	20	36	0,64	0,30
3	180	36	144	0,8	42	102	0,71	30	72	0,71	0,40
4	240	36	204	0,85	42	162	0,79	35	127	0,78	0,52
5	300	36	264	0,88	42	222	0,84	35	187	0,84	0,62
6	360	36	324	0,9	42	282	0,87	35	247	0,88	0,69
7	420	36	384	0,91	42	342	0,89	40	302	0,88	0,71
8	480	36	444	0,92	42	402	0,90	40	362	0,9	0,75
9	540	36	504	0,93	50	454	0,90	40	414	0,91	0,76
10	600	36	564	0,94	50	514	0,91	50	454	0,88	0,76

 

Рисунок 5. Ценность процесса К1, подпроцесса Кп, функций Кф и эффективность процесса 1 - Кц в зависимости от продолжительности цикла

Градиенты кривых изменения ценности процесса (К1) и подпроцесса (Кп) близки по значению вследствие близости значений и относительного постоянства потерь времени в  них. Градиент кривой изменения ценности функций (Кф) меньше, поскольку с  ростом длительности цикла процесса, особенно после 5…6-ти часов работы, увеличиваются потери, связанные  с усталостью, психологическим состоянием исполнителей, перерывами и т.д. Состав величины, а также учет и влияние  их на эффективность являются предметом  дальнейшего рассмотрения в процессе оптимизации. Рост градиентов всех кривых с уменьшением длительности цикла  ремонта происходит вследствие увеличения доли потерь в общей длительности цикла. Указанное особенно актуально  для относительно небольших длительностей  цикла при ремонтах продолжительностью 1…3 часа, эффективность которых  составляет 25…40% (кривая Кц, рис. 6). Снижение потерь, а значит, повышение эффективности  ремонта и обслуживания, особенно при указанных, как правило, наиболее распространенных длительностях цикла, и является одной из главных целей  оптимизации рассматриваемых бизнес-процессов.

Задержки  поставок запчастей удлиняют цикл функций 1.4.5 и 1.4.9 столь существенно, что доля продолжительности операций, добавляющих  ценность в общей продолжительности  циклов функций "Исполнение заказа" и "Окончание работ", уменьшается  до 10-12% (Кф = 0,1 - 0,12). До таких значений ценность указанных операций при 3-часовой  продолжительности цикла процесса снижается уже при задержке поставки запчастей в 1 час и более.

Эффективность цикла всего процесса "Ремонт и обслуживание автомобилей" падает до недопустимой величины:

• Кц = 0,8 х 0,71 х 0,12 = 0,07, или 7% (табл. 4, 5, рис. 6).

 

 

 

 

 

Таблица 4

Значения  коэффициентов эффективности процесса (Кц) в зависимости от длительности задержек поставок запасных частей для  разных длительностей циклов процесса

№ п/п	Тц, мин.	К1 х Кп	Длительность задержек поставок запчастей, Lз, мин.
			10		20		30		60		90		120		150		180
			Кз	Кц	Кз	Кц	Кз	Кц	Кз	Кц	Кз	Кц	Кз	Кц	Кз	Кц	Кз	Кц
1	60	0,365	0,23	0,08	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
2	120	0,467	0,46	0,21	0,29	0,14	0,1	0,05	+	+	+	+	+	+	+	+	+	+
3	180	0,568	0,6	0,34	0,5	0,28	0,40	0,23	0,12	0,07	+	+	+	+	+	+	+	+
4	240	0,672	0,72	0,48	0,66	0,44	0,6	0,4	0,41	0,28	0,23	0,15	0,04	0,03	+	+	+	+
5	300	0,739	0,8	0,59	0,75	0,55	0,7	0,52	0,57	0,42	0,44	0,33	0,3	0,22	0,17	0,13	0,03	0,02
6	360	0,783	0,84	0,66	0,8	0,63	0,77	0,60	0,66	0,52	0,56	0,44	0,45	0,35	0,34	0,27	0,24	0,19
7	420	0,810	0,85	0,69	0,82	0,66	0,8	0,65	0,71	0,58	0,62	0,5	0,53	0,43	0,44	0,36	0,36	0,29
8	480	0,828	0,88	0,73	0,85	0,70	0,83	0,69	0,75	0,62	0,68	0,56	0,60	0,50	0,53	0,44	0,45	0,41
9	540	0,837	0,89	0,74	0,86	0,72	0,85	0,71	0,78	0,65	0,71	0,59	0,65	0,54	0,58	0,49	0,52	0,44
10	600	0,855	0,88	0,75	0,86	0,74	0,84	0,72	0,79	0,68	0,73	0,62	0,67	0,57	0,61	0,52	0,55	0,47

 

 

+ - задержки  поставок запасных частей больше  длительности цикла функций;

Кз = Тоз/ТФ ; Тоз = Тф - Lфз; Lфз = Lф + Lз,

где Кз - коэффициент ценности функции с  учетом задержки поставок запчастей;

Тоз - длительность операций, добавляющих ценность функции, с учетом задержки поставок запчастей, мин.;

Тф - длительность цикла функции, мин.;

Lз - время  задержки поставок запчастей,  мин.;

Lф - потери  в функции без учета задержки  поставок запчастей, мин.;

Lфз - потери  в функции с учетом задержки  поставок запасных частей, мин.

Рисунок 6. Значения коэффициентов эффективности процесса (Кц) в зависимостиот времени задержки поставок запчастей Lз для длительностей цикла процесса Тц от 1 до 10 часов

Кривые  относительно оси "Y" отражают значения времени задержки поставки запчастей Lз, при которых эффективность  процесса Кц становится равной нулю (табл. 5, рис. 7). При длительности цикла  процесса Тц = 2 часа эффективность становится равной нулю уже при задержке поставки запчастей на 45 минут. При длительности цикла Тц = 3 часа нулевой эффективность  становится при задержке на 1 час 13 минут  и т.д.

 

 

 

 

 

Таблица 5

Значения  постоянных в уравнениях кривых и  время задержки поставок запасных частей Lз, при которых эффективность  процесса Кц становится равной нулю

№ п/п	№ кривой (Тц, часов)	Постоянные уравнений кривых			Коэффициент апроксимации (приблизительности)	Lз, при котором Кц = 0
		А	В	С
1	2	-0,01	-0,04	0,26	1,0	45 мин.
2	3	-0,025	0,039	0,32	0,9821	1 ч. 13 мин.
3	4	-0,0136	0,024	0,494	0,9943	2 ч. 5 мин.
4	5	-0,061	-0,0296	0,6357	0,9955	3 ч. 5 мин.
5	6	-0,048	-0,0276	0,7032	0,9947	3 ч. 47 мин.
6	7	-0,0045	-0,0193	0,7221	0,9913	4 ч. 20 мин.
7	8	-0,0021	-0,0309	0,7734	0,9844	5 ч. 40 мин.
8	9	-0,0029	-0,0198	0,7718	0,9891	5 ч. 42 мин.
9	10	-0,0034	-0,012	0,7741	0,9925	5 ч. 45 мин.