Анализ менеджера с документами

Перечень такой документации может быть составлен самим руководителем.

Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения управления или помощником руководителя целесообразно направлять в структурные подразделения и исполнителям. Документы, предназначенные нескольким структурным подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Таким образом, предварительное рассмотрение помогает ликвидировать те инстанции движения документов, которые не оправданы деловой необходимостью, позволяет не скапливать большое количество лишней документации на столе руководителя. Это, в свою очередь, может значительно сократить сроки прохождения документов и предупредить срывы в их исполнении.

Документы, требующие исполнения, регистрируются и передаются руководителю, который принимает решение не только по существу содержащихся в документах вопросов, но и по характеру исполнения, срокам и т. д. После рассмотрения документа руководителем в регистрационные формы переносятся его резолюции, которые задают направление дальнейшего движения документов, так как определяют их исполнителей.

Характер исполнения может быть различным в зависимости от содержания и назначения документа. Ряд документов не требует письменного ответа. Они содержат указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста: проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий.

• В этом случае на исполненном входящем документе ставится отметка о произведенных действиях. Например, проведены консультации с компанией ООО «Уралэлектро», НПО «Светотехника», Екатеринбург, ООО «Светотехника».

Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов. Служба документационного обеспечения управления проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников и на поступившем документе проставляет отметки «Принято к сведению», «Принято к руководству».

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и др. документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет или план и на входящем документе проставить отметки «Включено в план», «Включено в отчет» и т. п.

Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного документа, который будет являться уже исходящим документом. Порядок его подготовки рассматривается ниже.

Порядок работы с исходящими документами ООО «Элтиз».

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, заключается в следующих действиях:

• подготовка проекта документа;
• его оформление и согласование (визирование);
• удостоверение;
• регистрация;
• отправка из организации.

Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ информации ранее изданных документов и т. д. На этом этапе исполнитель нуждается в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов. После этого готовится проект будущего документа.

Проект документа проходит этап внутреннего согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. Согласование документа может быть и внешним. В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации. Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет создавать документ в электронной форме, затем передавать его для редактирования, получения заключения, визирования. Возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, однако требуют решения вопросов, связанных с доступом к информации сотрудников организации, а также с проставлением подлинной подписи в грифе или визе согласования.

После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Документы передаются на подпись вместе с приложениями к ним. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов, установленный в конкретной организации, оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.

После подписания исходящий документ передается в службу документационного обеспечения управления или секретарю для регистрации, затем на отправку.

На документе, который находился на исполнении (поступившем документе), и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении и о списании документа в дело: проставляются данные ответного документа и отметка «В дело».

Поступивший документ, который был исполнен, и копия отправленного ответного документа с визами согласования подшиваются в дело. Подлинник ответного документа исполнитель передает на отправку в службу делопроизводства или секретарю компании. Такая же схема действует и при подготовке инициативных исходящих документов.

Этапы работы с внутренними документами ООО «Элтиз».

На этапах подготовки и оформления работа с внутренними документами организуется так же, как с исходящей документацией: составляется проект документа, проводится его согласование с соответствующими должностными лицами данной организации. Если появляются замечания, проект документа дорабатывается, затем подписывается руководителем и регистрируется. После регистрации технология работы с внутренним документом аналогична работе с входящим документом: его передают на исполнение соответствующему должностному лицу, о чем делается запись в регистрационной форме. После исполнения документ подшивается в дело. В случае, когда исполнение поручается нескольким специалистам, делается необходимое количество копий документа. Исполнение зарегистрированных внутренних документов контролируется службой документационного обеспечения управления. Особенно это касается распорядительных документов.

Ряд внутренних документов не требует исполнения. К таким документам могут быть отнесены акты, протоколы, в постановляющей части которых не содержится распоряжений.

Такие документы после их регистрации сразу должны быть помещены в соответствующие дела для использования в информационно- справочной работе. Движение внутренних документов, как правило, не имеет этапа отправки. Однако есть исключения. Организации могут направлять внутренние (например, распорядительные) документы в свои территориально разобщенные структурные подразделения. В этом случае отправка должна осуществляться с учетом правил отправки исходящих документов.

Таким образом, правила организации документооборота играют очень важную роль. Их соблюдение позволяет достичь прямоточности направления документопотоков, сократить время и трудозатраты на обработку документов, добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. Опираясь на общие подходы к организации документооборота, конкретные организации могут определить свои особенности движения и обработки различных категорий документов с учетом специфики состава документов, внутренней структуры, распределения полномочий руководителей и функциональных обязанностей подразделений и специалистов. Это необходимо делать для улучшения информационно-документационного обеспечения деятельности аппарата управления в целом [21, с.156].

Контрольные операции исполнения документов включают в себя:

• выявление хода исполнения документа;
• занесение сведений об этом в графу РКК «Контрольные отметки»;
• проверку, если необходимо, структурного подразделения - исполнителя.

Проверка хода исполнения документов осуществляется следующим образом: задания последующих лет контролируются не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, задания текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней и затем ежедневно до истечения срока.

В результате анализа системы документационного  обеспечения управления ООО «Элтиз» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования работы с документами:

Было выявлено отсутствие службы документационного  обеспечения управления, что сказывается  на профессиональности и оперативности  осуществления документооборота Компании. Из-за отсутствия специалистов данной области, просматривается явный  недостаток нормативно-методической документации.

Рекомендуется уделить больше внимания Номенклатуре дел Издательства.

Номенклатура дел является основным классификационным справочником любого предприятия и используется при  построении информационно-поисковой  системы. Для составления номенклатуры дел необходимо знать требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными правилами работы ведомственных архивов, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных  учреждениях возникает не сразу. Поручают эту работу, как правило, секретарю организации (или сотруднику службы документационного обеспечения). Номенклатура дел составляется по установленной  форме, в конце текущего года на следующий  календарный год.

Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки  работы ООО «Элтиз». Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое "дело" в номенклатуре, в которое он должен быть помещен.

Не установлен порядок передачи документов на хранение в архив. Отсутствует  экспертная комиссия по проведению экспертизы ценности документов, не разработано  Положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации  и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая  управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно  действующей экспертной комиссии.

Экспертиза ценности документов –  отбор документов на хранение на основе принятых критериев.

Цель проведения экспертизы – освободить структурные подразделения ООО «Элтиз» от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.

При разработке Положения следует  учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру Положения  о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие  пункты:

- Общие положения. Здесь приводится  описание состава экспертной  комиссии, указывается кто руководитель  комиссии; определяются основные  нормативные акты, которыми должна  руководствоваться в своей деятельности  комиссия.

- Основные задачи экспертной  комиссии.

- Основные функции.

- Права экспертной комиссии.

- Организация работы экспертной  комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия  в рамках совместной работы  комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный  специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором Компании.

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

- во-первых, отбираться для постоянного  хранения ценные документы, а  также документы длительных сроков  хранения (свыше десяти лет имеющие  долговременное практическое значение;

- во-вторых, выявляются к уничтожению  документы с истекшими сроками  хранения, а также малоценные  материалы (черновики, дублеты,  отклоненные варианты), утратившие  практическое и справочное значение.

Экспертиза ценности документов постоянного  и временного хранения проводится ежегодно. По результатам составляют описи  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении документов и дел  к уничтожению