Анализ менеджера с документами

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный  перечень заголовков дел и предназначенный  для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Дела включают в Акт о выделении  к уничтожению, если предусмотренный  для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен  акт.

Дела, предназначенные для уничтожения, могут быть уничтожены только после  того, как описи на дела постоянного  хранения за соответствующий период времени будут надлежащим образом  утверждены и переданы в архив.

Отдельная опись представляет собой  перечень дел с самостоятельной  сквозной нумерацией и составляется по установленной форме.

Опись дел составляется в двух экземплярах:

- 1 экземпляр передается вместе  с делами в архив;

- 2 экземпляр прилагается в качестве  основания к протоколу заседания  экспертной комиссии.

Обобщая, можно предложить следующий  порядок подготовки документов к  передаче в архив на хранения и  для последующего использования:

- проведение экспертизы ценности  документов;

- оформление дел, подлежащих  хранению в архиве;

- составление и оформление описей  дел;

Чтобы рационально построить работу менеджера с документами полезно  предпринять следующее: подготовить  клише для стандартных ответов  на типовые письма-запросы; отвечать на большинство писем сразу после их прочтения; направлять документы только тем работникам, которые занимаются соответствующими вопросами, не следует множить и раздавать документы всем работникам администрации; безжалостно уничтожать лишние архивы, ибо они мешают рациональной работе с документами; направлять через секретаря деловые бумаги непосредственным исполнителям с тем, чтобы к руководителю попадали только те документы, которые требуют его личной и немедленной реакции.

Существуют различные возможности  сокращения времени работы с документами: сокращение избыточной информации; ограничение  объема документов, поступающих к  руководителю путем делегирования  полномочий и передачи права подписи  документов ответственным исполнителям в рамках, предусмотренных законодательством. Руководитель должен ставить подпись  на наиболее важных документах. Кроме  того, в целях экономии времени  при составлении документов целесообразно  шире использовать технические средства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

На основании вышеизложенного  можно сделать следующие вывод: менеджер является одним из важнейших  звеньев организации каждого  предприятия. К менеджеру предъявляются  большие требования, которые хороший  менеджер сможет удовлетворить только, если он будет постоянно совершенствоваться. Задача менеджера - найти способ проанализировать свои подходы и способности, проверить  потенциал, научиться действовать  по-иному.

Так же изучив деятельность менеджера на практике можно увидеть, что его деятельность состоит не только в управлении людьми, правильном подходе к каждому работнику, но так же и решение организационных задач. Менеджер не только должен знать решение всех возникших задач, но и уметь действовать по ситуации, изменять способы решения для получения максимальной выгоды. Главным требованием к управляющему персоналом в настоящий момент относится способность к практическому применению в работе технологии информационных систем, знание и умение использовать необходимые для работы программные продукты, умение работать с документами. Задача менеджера правильно составить документ - (он должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим.

Таким образом, менеджер очень  трудная профессия требующая  постоянного повышения квалификации и открытия новых способностей в  самом себе.

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

1. Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»// http://www.glavbukh.ru/doc/2758
2. ГОСТ Р6.30-2009 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2009г. №65-ст.: Введ. в действие 1 июля 2009г. – М., 2009. – 17с.
3. Азимина Е.В., Андреев В.Н., Соляник Г.П. Управление предприятием: Монография / Под общ. ред. Андреева В.Н. – СПб.: Издательство «Бизнес–пресса », 2007.- 241 с.
4. Алиев В.Г., Дохолян С.В. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е издание, переработанное и дополненное. - М.: Юнити , 2004.–341 с.
5. Андреева, В.Н. Делопроизводство: Практ. пособие / Андреева В.Н. – 9-е изд., испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 2009. – 184с.
6. Андреева В.Н. Делопроизводство: актуальные задачи // Справочник секретаря и офис-менеджера, 2002. – № 10. – С. 22-31.
7. Ботавина, Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. – М: Финансы и статистика, 2001. – 208 с.
8. Валинуров, И., Офис начинается с офис-менеджера / Валинуров И., Устименко М. // Молодость Сибири. – 2008. - № 52. – с. 13-14
9. Доронина Л.А. Организация документооборота. Учебно-методическое пособие. – М.: ГУУ, 2005. -314 с.
10. Дёмин, Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Дёмин Ю.М. – СПб.: Питер, 2010. – 203 с.
11. Дробышева Л.А. Экономика, маркетинг, менеджмент. – м.: Дашков и К, 2009. – 315 с.
12. Ермаков В.В. Менеджмент организации. – М.: МПСИ, 2007. – 208 с.  
    Казначевская Г.Б., Чуев И.Н., Матросова О.В. Менеджмент. – М.: Феникс, 2008. – 379 с.
13. Косарева Г. Технология работы с документами // Служба кадров, 2003 – № 9. – С. 25-28.
14. Корнеев, И.К. Профессиональная подготовка офис – менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис – менеджера. – 2008. - № 4. – с. 17-25.
15. Кричевский Р.Л. Если Вы - руководитель... Элементы психологии менеджмента в повседневной работе. - 2-е изд., доп. и пререраб. - М.: Дело, 2005 - 384с.
16. Кузнецова, Т. А. Новые квалификационные характеристики секретарей / Кузнецова Т. // Управление персоналом. – 2009. - № 2. – с. 18 – 21.
17. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. — Основы менеджмента: пер. с англ. — М.: "Дело ЛТД", 2004 — 702 с.
18. Наумова, С.В. Офис-менеджер: задачи позиционирования / Наумова С.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2009. - №8. – с. 82-84.
19. Паничкина, С.Н. Организация офис-менеджером поездки для сотрудников компании / Паничкина С.Н., Дресвянская К.В. // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2009. - №7. – с. 56-62.
20. Переверзев М.П., Шайденко Н.А., Басовский Л.Е. Менеджмент: Учебник / Под общей ред. проф. М.П.Переверзева. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 288 с
21. Подобед, М.А. Документооборот предприятия / Подобед М.А., Усманова Н.Р. – 3-е изд., доп. и перераб. – М.: Приор-издат, 2008. – 384 с.
22. Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р6.30-2009): Учебно-практическое пособие / Рогожин М.Ю. – М.: РДЛ, 2009. – 208с.
23. Травин В.В. Менеджмент персонала предприятия. – М., 2005. 
    Шейн Э. Организационная культура и лидерство. – СПб.: Питер, 2008.–330 с.
24. Федорова В.Е. Документирование управленческой деятельности: Учебно-методический комплекс. – Новосибирск: НГУЭУ, 2005. -377с.
25. Щур, Д.Л., Офис-менеджер / Щур Д.Л., Труханович Л.В. // Кадры предприятия. – 2008. - № 3. – с. 15-20.
26. Организация работы с документами: Учеб. для студентов высш. учеб. завед., обучающихся по специальностям “Документоведение и документационное обеспеч. упр.” и “Менеджмент орг.” / Кудряев В.А., Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; Под ред. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 592с.
27. Справочник кадровика: должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 700с.

 

 

¹ Составлено автором

² Составлено автором