Лекции по "Информационному обеспечению управления"

 Типовые процедуры, реализуемые информационными технологиями в офисе:

• обработка входящей и исходящей информации
• чтение и ответы на письма,
• написание отчетов, циркуляров и прочей документации
• сбор и последующий анализ данных
• отчетность за определенные периоды времени
• отчетность по различным подразделениям
• отчетность в соответствии с различными критериями выбора
• хранение поступающей информации
• быстрый доступ к информации
• поиск необходимых данных.

Аппаратные средства электронного офиса:

• одна или несколько ЭВМ,  объединенные в сеть;
• печатающие устройства;
• средства копирования документов;
• модем или выделеная линия (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).
• сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
• стримеры, магнитооптические или другие запоминающие устройства большой ёмкости предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте или на специальных кассетах или дисках;
• проекционное оборудование для проведения презентаций.

Программное обеспечение средства электронного офиса:

• текстовые редакторы (Word, OpenOffice.org Writer…)

программы для работы с документами (текстами), позволяющие компоновать, форматировать, редактировать тексты при создании пользователем документа

• электронные таблицы (Excel, OpenOffice.org Calc, 1-2-3,…)

программы для обработки табличным  образом организованных данных.

• СУБД - системы управления базами данных (Access, OpenOffice.org Base, FoxPro…);
• программы распознавания образов  (Fine Reader, CunieForm…)

 предназначены для перевода графического изображения букв и цифр в ASCII-коды этих символов и используются, как правило, совместно со сканерами.

Скорость сканирования современных  программ распознавания составляет примерно  
1,5 минуты на страницу.

• программы анализа и составления расписаний (MS Project, MS Outlook, Lotus Organizer…)

программы, предназначенные для  автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или  ее структурных подразделений

• финансовые и аналитико-статистические программы.
• для ведения личных финансов (Декарт, MS Money…)
• для автоматизации бухгалтерского учета малых и крупных фирм,
• для экономического прогнозирования развития фирмы,
• для анализа инвестиционных проектов,
• для разработки технико-экономического обоснования финансовых сделок и т.п.
• программа презентации (PowerPoint, OpenOffice.org Impress…);
• программы перевода текстов с одного языка на другой (Promt, Lingvo, Сократ…);

Настройка программ автоматического  перевода в основном заключается в выборе словарей и определении порядка их подключения, а также в пополнении словарей новыми словами с правильным указанием грамматических форм на двух языках

Словари
Генеральный словарь содержит общеупотребительные слова			Специализированные словари ориентированы на узкие области науки и техники			Пользовательский словарь создает сам пользователь в соответствии с особенностями каждого конкретного документа
Входит в комплект поставки			Входят в комплект поставки или приобретаются отдельно

 

• программа обслуживания факс-модема (WinFax, VentaFax);
• настольные издательские системы (PageMaker, QuarkXPress, Microsoft Publisher …)

программы для профессиональной издательской деятельности, позволяющие осуществлять электронную верстку основных типов документов, например информационного бюллетеня, краткой цветной брошюры и объемного каталога или торговой заявки, справочника. Наилучшими пакетами в этой области являются Corel Ventura, Page-Maker, QuarkXPress, FrameMaker, , PagePlus

• сетевое программное обеспечение (WinGate, Outpost…)
• графические редакторы (Paint, OpenOffice.org Draw, Paint.NET, Photoshop, CorelDraw…)

 

Компьютерная графика
Растровая (Paint, Photoshop…): в файле изображения хранятся данные о координатах и цветах каждой точки (пиксела) изображения. Недостатки: большие размеры файлов и невозможность масштаби-рования изображений			Векторная (CorelDraw, XaraXtreem…): наименьшим элементом является линия (вектор) Недостатки: сложность создания художественных иллюстраций			Фрактальная: В памяти компьютера хранится не изображение, а только формула, с помощью которой  можно получить бесконечное количество различных изображений

Основные параметры  компьютерного изображения

• физический размер
• разрешение

	Разрешение
Пиксельное разрешение – кол-во точек на экране. 640 х 480 800 х 600 1024 х 768 1280 х 1024…		Цветовое разрешение - максимальное количество цветов, которые могут быть воспроизведены одновременно 8-разрядный (256 цветов)  16-разрядный (65536 цветов, High Color) 24-разрядный (16,5 млн. цветов, True Color) 32-разрядный  (232 цветов True Color).

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в  составе интегрированных пакетов  прикладных программ (ППП)  (Например MS Office).

7. Внутримашинное информационное обеспечение

1. Базы и банки данных . Основные понятия и определения

Современные авторы часто употребляют  термины – «банк данных» и  «база данных» как синонимы, однако в общеотраслевых руководящих материалах по созданию банков данных Государственного комитета по науке и технике (ГКНТ), изданных в 1982 г., эти понятия различаются.

Там приводятся следующие определения банка данных, базы данных и СУБД:

Банк данных (БнД) — это система специальным образом организованных данных — баз данных, программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

База данных (БД) — именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений к рассматриваемой предметной области.

Предметная  область - один или несколько объектов управления (или определенные их части), информация которых моделируется с помощью БД и используется для решения различных функциональных задач.

Система управления базами данных (СУБД) — совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.

В ней можно выделить:

• ядро СУБД, которое обеспечивает организацию ввода, обработки и хранения данных,
• компоненты, которые обеспечивают отладку системы, средства тестирования,
• утилиты, которые обеспечивают выполнение вспомогательных функций (например, ведение журнала статистики работы системы и др.).

Важная задача СУБД - обеспечение независимости данных, которое заключается в том, что одна и та же СУБД может быть использована для ведения абсолютно разных файлов, которые используются для решения разноплановых, не связанных между собою задач управления (Например: разнообразные базы Access)

Все функции  СУБД можно объединить в такие  группы:

• Управление данными.
• подготовка данных и их контроль,
• внесение данных в базу,
• структуризация данных,
• обеспечение целостности,
• обеспечение секретности данных.
• Доступ к данным.
• поиск данных,
• отбор данных по заданным критериям
• преобразование данных в форму, удобную для дальнейшего использования.
• Организация и ведение связи с пользователем.
• ведение диалога,
• выдача диагностических сообщений об ошибках в работе по бд и т.д.

Основные функции  группы администратора БнД

1. Анализ предметной области:

• описание предметной области,

• выявление ограничений целостности,
• определение статуса (доступности, секретности) информации,
• определение потребностей пользователей,
• определение соответствия «данные - пользователь»,
• определение объемно-временных характеристик обработки данных.

2. Проектирование структуры БнД:

• определение состава и структуры файлов БнД и связей между ними,
• выбор методов упорядочения данных и методов доступа к информации,
• описание БнД на языке описания данных (ЯОД).

3. Первоначальная загрузка БнД:

• разработка технологии первоначальной загрузки БнД
• проектирование системы первоначального ввода данных.

4. Защита данных:

• определение системы паролей,
• определение принципов регистрации пользователей,
• создание групп пользователей, обладающих одинаковыми правами доступа к данным;
• разработка принципов защиты конкретных данных и объектов проектирования;
• разработка методов кодирования информации при ее циркуляции в локальной и глобальной информационных сетях;
• разработка средств фиксации доступа к данным и попыток нарушения системы зашиты;
• тестирование системы защиты;
• расследование случаев нарушения системы защиты.

5. Обеспечение восстановления БнД:

• разработка организационных средств архивирования и принципов восстановления БнД;
• разработка дополнительных программных средств и технологических процессов восстановления БнД после сбоев.

6. Анализ обращений пользователей БнД:

• сбор статистики  и анализ по характеру запросов,
• сбор статистики  и анализ по времени их выполнения,
• сбор статистики  и анализ по требуемым выходным документам

7. Анализ эффективности функционирования БнД:

• анализ показателей функционирования БнД;
• планирование реструктуризации (изменение структуры) БнД и реорганизации БнД.

8. Работа с конечными пользователями:

• сбор информации об изменении предметной области;
• сбор информации об оценке работы БнД;
• обучение и консультирование пользователей;
• разработка необходимой методической и учебной документации по работе конечных пользователей.

9. Подготовка и поддержание системных средств:

• анализ существующих на рынке программных средств и анализ возможности и необходимости их использования в рамках БнД;
• разработка требуемых организационных и программно-технических мероприятий по развитию БнД;
• проверка работоспособности закупаемых программных средств перед подключением их к БнД;
• курирование подключения новых программных средств к БнД.

10. Организационно-методическая работа по проектированию БнД:

• выбор или создание методики проектирования БнД;
• определение целей и направления развития системы в целом;
• планирование этапов развития БнД;

2. Архитектура базы данных.

Трехуровневая система  организации БД, предложенная американским комитетом по стандартизации ANSI (American National Standards Institute) оказалась наиболее жизнеспособной.

1. Уровень внешних моделей — самый верхний уровень, где каждая модель имеет свое «видение» данных. Этот уровень определяет точку зрения на БД отдельных приложений. Каждое приложение видит и обрабатывает только те данные, которые необходимы именно этому приложению. Например, система распределения работ использует сведения о квалификации сотрудника, но ее не интересуют сведения об окладе, домашнем адресе и телефоне сотрудника, и наоборот, именно эти сведения используются в подсистеме отдела кадров.
2. Концептуальный уровень — центральное управляющее звено, здесь база данных представлена в наиболее общем виде, который объединяет данные, используемые всеми приложениями, работающими с данной базой данных. Фактически концептуальный уровень отражает обобщенную модель предметной области (объектов реального мира), для которой создавалась база данных. Как любая модель, концептуальная модель отражает только существенные, с точки зрения обработки, особенности объектов реального мира.
3. Физический уровень — собственно данные, расположенные в файлах или в страничных структурах, расположенных на внешних носителях информации.