Автоматизированная система учета кадров и расчета заработной платы

3.   Обзор существующих программ по автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы

      По  мере оснащения предприятия средствами вычислительной техники более высокого класса становится вопрос об использовании  безбумажной формы бухгалтерского учета. Переход к ней возможен лишь в условиях массового применения вычислительной техники, которое потребует соответствующей подготовки кадров бухгалтеров.

      С помощью компьютера в бухгалтерии  значительно облегчается решение  информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению  и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ.

      Первый  этап разработки программ автоматизации  бухгалтерского учета совпал по времени  с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность  в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах.

      Первой  широко известной программой по ведению кадрового учета и расчета заработной платы стала программа «Автоматизированное Место Бухгалтера». За время своего существования программа была внедрена более чем на десяти тысячах предприятий самого различного профиля и численности.

      На  текущий момент существует довольно большое количество универсальных  комплексов ведения бухгалтерского учета, которые предназначены  для  автоматизации учета труда и  заработной платы, как на малых, так  и на крупных предприятиях. Вот лишь некоторые из них:

     1С:  Зарплата и кадры

      Программа «1С: Зарплата и кадры» является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для расчета зарплаты и кадрового учета, может использоваться как на хозрасчетных предприятиях Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием. Она позволяет не только автоматизировать расчет зарплаты, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.[13]

    Основные  возможности программы:

• оформлять приказы о приеме на работу;
• оформлять приказы о продвижении по службе;
• вводить и рассчитывать больничные листы;
• осуществлять расчет отпусков;
• вводить разовые или долгосрочные доплаты и надбавки;
• оформлять приказы о выплате премии как подразделениям, так и отдельным сотрудникам;
• проводить перерасчеты "задним числом";
• рассчитывать разнообразные доплаты от доплаты к окладу до надбавки "за выслугу лет";
• вести штатное расписание предприятия;
• получать стандартные отчеты и формы для представления в налоговые и прочие органы;
• проводить межрасчетные выплаты зарплаты;
• проводить частичную выплату зарплаты;
• депонировать суммы, не выданные по платежным ведомостям;
• учитывать долги по зарплате прошлых периодов;
• оформлять увольнение с расчетом компенсации отпуска, выходного пособия.

      По  данным фирмы-франчайзи 1С в городе Петропавловске – Камчатском приблизительная стоимость продукта 18 000 рублей (Лицензия на 50 рабочих мест  156 000 рублей.).[14]

      1С:  Зарплата и Управление Персоналом

      «1С: Зарплата и Управление Персоналом» — программа массового назначения, позволяющая автоматизировать задачи предприятия в комплексе, связанные с расчетами заработной платы персонала и реализацией кадровой политики. Она может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников.[13]

      Это прикладное решение нового поколения, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и перспективные мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом. Прикладное решение предназначено для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом по следующим направлениям:

• планирование потребностей в персонале;
• решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;
• управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;
• управление финансовой мотивацией персонала;
• эффективное планирование занятости персонала;
• учет кадров и анализ кадрового состава;
• начисление и выплата заработной платы;
• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
• отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

     Программа позволяет вести учет в единой информационной базе           "1С Зарплата и Управление Персоналом" от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

     В программе параллельно ведутся  два вида учета: управленческий и  регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется  отдельно для каждой организации.

"1С  Зарплата и Управление Персоналом" позволяет повысить эффективность кадровой политики предприятия.

     Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия  и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

     Работники предприятия будут уверены в  том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

     Представление регламентированной отчетности в государственные  органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается персонифицированных сведений для Пенсионного фонда.

Преимущества  по сравнению с программой «1С: Зарплата и Кадры»

     В программе «1С: Зарплата и Управление Персоналом» реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Организации могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.

     Реализовано ведение не только регламентированного учета начислений, но и управленческого учета заработной платы со всем многообразием стимулирующих надбавок и бонусов, характерных для современных торговых и производственных предприятий. А также возможность описывать дополнительные начисления со всеми реализованными в конфигурации алгоритмами расчета, в частности, можно описать любое количество дополнительных отпусков с различным отражением в учете.

     Реализованы не только инструменты учета кадров, но и инструментарий управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая планирование отпусков, набор кадров, включая менеджер контактов, и другие возможности.

     Реализована мощная подсистема кадровой аналитической  отчетности, включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с формированием необходимой отчетности. Реализованы все унифицированные формы по учету труда, включая формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54.

     По  данным фирмы-франчайзи 1С в городе Петропавловске – Камчатском приблизительная стоимость продукта 14 000 рублей (Лицензия на 50 рабочих мест  156 000 рублей.).[14]

     Продукты  компании 1С продаются более 10 лет  и используется более чем 1 млн. предприятий на территории России, СНГ и Балтии.[13]

     БухСофт: Зарплата, Табель, Кадры

      Программа "БухСофт: Зарплата, Табель, Кадры" позволяет вести полный перечень всех кадровых и персональных данных, которые необходимы для ведения кадрового учета в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства, а также для расчета заработной платы и для сдачи отчета в налоговые органы и Пенсионный фонд РФ. По заведенным данным в программе автоматически заполняются и выводятся на печать все утвержденные формы документов по учету труда.[15]

     Основные  возможности программы:

• оформлять приказы о приеме на работу;
• осуществлять расчет отпусков;
• вводить разовые или долгосрочные доплаты и надбавки;
• проводить перерасчеты "задним числом";
• рассчитывать разнообразные доплаты от доплаты к окладу до надбавки;
• получать стандартные отчеты и формы для представления в налоговые и прочие органы;
• проводить межрасчетные выплаты зарплаты;
• депонировать суммы, не выданные по платежным ведомостям;
• учитывать долги по зарплате прошлых периодов;
• оформлять увольнение с расчетом компенсации отпуска, выходного пособия.

     Приблизительная стоимость продукта 9 000 рублей.[15]

     Главными  недостатками программы является:

• возможность работы только в текущем году;
• программные ошибки, возникающие во время работы;
• ошибки в выгрузке данных.

      ИНФИН – Зарплата

      «ИНФИН-Зарплата» ориентирована на средние и крупные предприятия со сложным учетом и не требует внедрения и обучения. Возможна работа с несколькими предприятиями на одном рабочем месте, а также объединение данных, введенных с разных рабочих мест.

      Сетевая версия работает в разных типах сети, а система блокировок и синхронизации  сетевых процессов позволяет  независимо работать с данными нескольким пользователям и видеть в динамике изменения, вносимые с других рабочих  станций. Всевозможные сортировки, выборки, изменение порядка аналитик в балансовых счетах позволяют получать документ в разных разрезах информации.

      Работа  возможна в любом периоде, как  в закрытых месяцах, так и в  любых будущих, что полезно для  оперативного ввода первичных документов и корректировки уже введенной информации.

      Предусмотрена парольная защита информации с разными  уровнями доступа.

      Программа выполнена в вариантах «Мини», «Макси», «Супер» и «Элит», которые отличаются по функциональным возможностям и по стоимости, что позволяет пользователю выбрать необходимую конфигурацию программы. Каждый из вариантов исполнения включает в себя все возможности предыдущего.

      Основные  возможности программы:

• ведение лицевых счетов сотрудников;
• возможность работы с внутренними совместителями;
• гибкая настройка любых видов оплат и удержаний;
• ведение рабочих графиков;
• ведение табеля рабочего времени сотрудника;
• начисление зарплаты в индивидуальном, коллективном и табличном режимах;
• начисление зарплаты по табелю;
• расчет отпускных и больничных;
• автоматический расчет ЕСН и подоходного налога;
• автоматическое формирование расчетных листков, платежных ведомостей;
• перечисления зарплаты в банк;
• удержания по исполнительным листам;
• формирование документов в Налоговую инспекцию и Пенсионный Фонд РФ на бумажных и магнитных носителях;
• формирование итоговых документов по категориям, видам оплат, должностям, шифрам затрат в разрезе подразделений и предприятия в целом;
• формирование отчетности предприятия по ЕСН;
• возможность подключения адресной базы ГНИ;
• возможность настройки любых отчетов и справок.